Годовой и ежеквартальные отчеты, срочные платежи, согласование договоров, посещение налоговой инспекции, выуживание документов у контрагента, а еще бы на курсы повышения квалификации не мешало сходить….. Это обычный ритм жизни современного бухгалтера.
Как выдержать такую нагрузку?
Как справиться с потоком текущих дел и с авральными заданиями, не упустив при этом главное?
Как планировать время, чтобы его хватало не только на работу, но и на отдых?
С ответами на эти вопросы решил помочь ловец времени, основоположник российской школы тайм-менеджмента, генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский.
Куда уходит время бухгалтера?
Чтобы правильно распорядиться временем сначала стоит определить, куда оно уходит. Для этого стоит воспользоваться технологией хронометража.
Провести хронометраж совсем не сложно. Возьмите любой блокнот, который Вам будет удобно носить с собой. Пусть он будет ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно один раз в полчаса или час, и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.
Записи могут выглядеть примерно следующим образом:
- 9.05 – пришла в офис и включила компьютер
- 9.25 – начала разбирать накопившиеся документы
- 9.40 – зашла Иванова, обсудили куда пойдем обедать
- 9.55 – составила платежное поручение
- 10.10 –наконец нашла курьера и отдала ему это поручение
Сначала Вы будете забывать про ведение временного учета. Но пусть Вас это не смущает, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о нем. В считанные дни у Вас выработается привычка, и учет станет сплошным.
Если в Вашей работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения Вы можете отмечать «галочками» на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты – и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».
Таким образом можно определить основные поглотители Вашего рабочего времени. Ими могут оказаться дела, которые никак не помогают в работе, а только отвлекают.
Вести временной учет необходимо несколько дней, желательно – 3-4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный «сеанс» хронометража примерно один раз в квартал – чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.
Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализировать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий «чувство времени», которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно.
После подсчета времени, которое уходит на различные операции, стоит сформировать основные группы затрат времени:
1. Какое количество (или процент) времени я трачу на операции для подготовки глобальных задач (формирование и обработку квартальных и годовых отчетов)?
Как правило, это около 20-30% рабочего времени.
2. Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе могу делегировать, но почему-то делаю сам (поиск курьера, передача документов)?
В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.
3. Какой процент времени я трачу на «поглотители»?
Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10-20%.
С помощью такого анализа можно высвободить большое количество времени, которое тратится неэффективно.
Как планировать, когда всё постоянно меняется?
Существуют задачи, выполнение которых не так просто «запланировать». Например:
- «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту»
- «Поеду домой – не забыть заехать в магазин»
- «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
- «Если позвонит Иванов из Альфы - спросить, когда он вернет подписанные документы».
Как же справиться с подобными задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное для нас время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», «контекста», совокупности обстоятельств.
При решении таких задач стоит применять систему контекстного планирования. Рассмотрим, как её можно применять в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно создать разделы, соответствующие актуальным для Вас контекстам. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.
Например:
- Выходя из кабинета, заглянули в раздел «Офис» (или «Коллеги»). Увидели задачу «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту».
- Выезжая из офиса, заглянули в раздел «Места». Увидели задачи «Поеду домой – не забыть заехать в магазин»; «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
- При звонке клиента, обсуждая текущие дела, заглянули в раздел «Документы». Решили задачу «Если позвонит Иванов из Альфы – спросить, когда он вернет подписанные документы».
Как ни о чем не забыть и ничего не упустить?
Для того чтобы успеть сделать все за рабочий день, необходимо не «нырять» в рабочий день, не хвататься сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5-10 минут на планирование в начале рабочего дня. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени (подготовить подписанные документы к приезду клиента).
«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени (обсудить с директором сдачу отчетов в налоговую инспекцию). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени (готовить квартальные отчеты).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Приведем на примере ежедневника с обзором дня алгоритм планирования:
- В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
- Выделите красным 2-3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
- На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
- Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому времени исполнения, эффективно использовать простую технику – результативно-ориентированный список. Он представляет собой список задач, которые своей формулировкой уже нацелены на результат:
- Дожать квартальный отчет до конца
- Добыть подписанные документы у клиентов
- Дать толчок разбору скопившей документации
Используйте «сильные», действенные глаголы, и ясную формулировку результата. Казалось бы, формальности, но представлять результат в голове и письменно зафиксировать его в энергичных формулировках – две совершенно разные вещи.
После того, как результативно-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.
Приоритетный список задач фактически является гибким планом, т.к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения. Сначала – уточняющие, затем – жизненно важные, и напоследок, если останется время – все остальные.
Как уже говорилось, наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет необходимого для их выполнения времени. Иными словами, не «запланировать» жесткий срок их исполнения, а «забюджетировать» некоторый ресурс времени на них. Например - час, полтора часа, и т.п. Имеет смысл бюджетировать задачи продолжительностью от 45-60 минут.
Естественно, при бюджетировании Вы не всегда сможете точно предсказать длительность выполнения работы. Ничего страшного, точность ваших прогнозов со временем будет повышаться. Лучше неточная оценка длительности работы, чем никакой оценки.
Применение простейших технологий тайм-менеджмента поможет Вам выявить и освободиться от «поглотителей» времени, решить трудно планируемые задачи и найти время для себя любимых!
В следующем номере Глеб Архангельский поделиться секретом, как все успевать и не уставать, а так же организовать свои личные цели и приоритеты.