Секретарь. Помощник руководителя. Этикет, деловое общение и протокол. Тайм-менеджмент
Цель семинара
Задачи тренинга:
- Повышение профессиональных знаний секретаря.
- Совершенствование знаний в области ведения деловой переписки.
- Получение знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.
- Изучение правил современного делового этикета.
В программе семинара
- Общие требования к оформлению документов. Реквизиты. Понятие подлинника и копии документа.
- Схема составления документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление документов. Правила подписания документов, утверждение документов.
- Входящие, исходящие и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов. Доведение документа до исполнителя. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
Практикум: Практика оформления различной документации. Современное делопроизводство: электронный документооборот.
- Специфика телефонного делового общения. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Автоответчик. Типичные ошибки передачи и приема информации.
- Управление временем в беседе с абонентом. Как корректно общаться с трудными абонентами.
- Эффективная самопрезентация. Организация деловых встреч. Общение с клиентами и сотрудниками.
- Подготовка и организация совещаний, конференций, переговоров. Практикум: Методы работы с большим объемом информации. Схемы организации рабочего пространства.
- Различные виды деловых писем, телеграмм, электронных сообщений. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления деловых писем. Варианты обращения к адресату, заключительные формулировки. Просьба, запрос, напоминание. Выражение благодарности, сожаления.
- Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления.
- Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте.
Практикум : Создание шаблонов деловых писем.
- Создание архива организации. Требования к помещению, отведенному под архив.
- Разработка номенклатуры. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Составление описи дел. Сдача дел в архив.
Практикум : Оформления дела для хранения в архиве организации.
- Речевая культура. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Чувство меры в речевой коммуникации.
- Формирование делового имиджа. Основные требования к женской и мужской деловой одежде.
- Корпоративный стиль. Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры.
- Гастрономический этикет. Необходимый офисный сервис. Правила сервировки стола. Международные особенности гастрономического делового этикета.
Практикум : Организация и сервировка столов для проведения различных деловых мероприятий, сопровождающихся приемом пищи и напитков.
Для кого предназначен семинар
Секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.
Метод ведения
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.