Практический курс по управлению бизнес-процессами (разработка и внедрение системы регламентации деятельности компании)

I. Система регламентации деятельности

1. Общая структура документов компании

2. Регламентация трех групп объектов в компании

• Организационные единицы (подразделения, должности).
• Ресурсы (материальные, финансовые, кадровые и т.п.).
• Бизнес-процессы (процессы верхнего уровня, уровня структурных подразделений и должностного лица).

3. Категории регламентирующих документов

• Нормативные документы.
• Организационные документы.
• Планово-учетные документы.

II. Процессный подход к организации деятельности компании

1. Система координат при анализе и регламентации деятельности

• Проблемы регламентации.
• Субъектность деятельности, как точка отсчета.
• Типы деятельности (задачи, функции, процессы, проекты).

2. Принципиальная схема процессов деятельности коммерческой компании

• Основной бизнес-процесс, как полный цикл получения конечного результата - продукта.
• Обеспечивающие бизнес-процессы, как циклы управления ресурсами компании.
• Три уровня управления компанией.

3. Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании

• Типовой состав основного бизнес-процесса.
• Процессы стратегического уровня управления.
• Объекты и процессы тактического уровня управления.
• Принципы и уровни регламентации процессов деятельности ("Политики", "Процедуры", "Рабочие инструкции").

III. Технологии описания и оценки бизнес-процессов

1. Нотации (языки) описания бизнес-процессов

• Виды и типы нотаций для описания процессов.
• Простая и понятная для экспертов - кросс-функциональная нотация (cross functional).
• Группа нотаций, позволяющая сложное моделирование - IDEF (IDEF0, IDEF3, DFD, IDEF1x).
• Нотации программного средства ARIS (VAD, eEPC).

2. Описание существующего бизнес-процесса базового уровня

• Предварительное описание бизнес-процесса с конечного результата ("Обратный ход").
• Проверка правильности описания бизнес-процесса ("Прямой ход").

Практическое занятие: Анализ регламентирующего документа. Разработка модели бизнес-процесса базового уровня.

3. Оценка оптимальности бизнес-процесса базового уровня

• Условия и конечный результат оценки оптимальности бизнес-процесса.
• Оценка оптимальности последовательности процедур БП.
• Оценка оптимальности конечного результата БП.
• Оценка оптимальности промежуточных результатов.
• Оценка оптимальности планирования, контроля и учета БП.

Практическое занятие: Анализ модели бизнес-процесса базового уровня "как есть". Формирование перечня вопросов экспертам.

4. Оптимизация бизнес-процесса базового уровня (краткий обзор)

• Усовершенствование форм передачи данных, планирования, контроля и учета.
• Фиксация оснований для принятия управленческих решений.
• Изменение состава и последовательности процедур.
• Определение областей ответственности за процедуры.
• Изменение требований к конечному результату и содержания процедур.
• Определение нормативов выполнения.

Практическое занятие: Разработка предложений по оптимизации бизнес-процесса.

Практическое занятие: Разработка модели бизнес-процесса базового уровня "как должно быть".

IV. Технология регламентации деятельности компании

1. Структура регламентирующих документов

• Требования к регламентирующим документам компании.
• Требования к системе регламентирующих документов со стороны различных категорий пользователей (сотрудников компании).
• Требования к системообразующим документам.
• Роль и задачи документа, регламентирующего базовый уровень деятельности: Административной инструкции - "Процедуре".
• Документы, детализирующие требования к сотрудникам.

2. Разработка Административной инструкции, регламентирующей базовый уровень бизнес-процесса

• Структура инструкции и общие требования к тексту.
• Раздел "Условия и ограничения".
• Раздел "Процедуры выполнения".
• Раздел "Контроль за соблюдением".
• Раздел "Общие положения".

Практическое занятие: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня на основе схемы - раздел 3 "Описание процедур".

Практическое занятие: Разработка Регламента бизнес-процесса базового уровня на основе схемы - раздел 2 "Условия и ограничения".

3. Правила целостного моделирования и регламентации деятельности компании

• Описание группы процессов базового уровня, как направления деятельности компании.
• Требования к модели процессов деятельности всей компании.
• Правила выбора бизнес-процессов для регламентации.

Практическое занятие: Целостное моделирование 1-го направления деятельности Компании - разработка модели процессов направления деятельности.

4. Внедрение регламентирующих документов

• Оптимизация организационной структуры с учетом модели Бизнес-процессов.
• Требования к регламентирующим документам компании.
• Внедрение регламентирующих документов.
• Стадии развития коммерческих организаций и проблема перехода к "регулярному менеджменту" от "личного энтузиазма".

V. Разработка концепции регламентации деятельности

1. Распределение областей ответственности за Регламентацию деятельности

• Высшее руководство.
• Менеджеры среднего звена.
• Сотрудник компании.
• Специалисты структурных подразделений, ответственные за нормативные документы.
• Служба качества (подразделение ответственное за регламентацию деятельности).

2. Характеристика процедур работы с нормативными документами

• Оценка и выбор процессов для регламентации в нормативных документах.
• Разработка модели процесса.
• Разработка текста документа.
• Согласование и утверждение документа.
• Внедрение документа в опытную эксплуатацию.
• Контроль соблюдения требований.
• Прекращение действия документа.

Практическое занятие: Разработка плана мероприятий по регламентации деятельности.