0 (495) 135-33-75

Семинар Профессиональный ресепшн - лицо компании

27-28 июня 2018, Москва

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н

Профессиональный РЕСЕПШН – Это первое впечатление о Вашей компании, и второй попытки произвести первое впечатление у Вашей компании не будет. Секретари и помощники часто являются первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, то есть лицом фирмы Здесь играет роль любая мелочь: внешний вид, грамотная речь, умение работать с документами, знание этикета, навыки общения по телефону.
Хотите иметь профессиональных секретарей, обеспечивающих положительный имидж Вашей организации? Тогда наши услуги для Вас - мы сделаем из Ваших сотрудников настоящих профессионалов!

Видео на YouTube

Цель семинара

Цели тренинга "Профессиональный ресепшн - лицо компании":

  • Отработка навыков эффективного общения по телефону
  • Отработка навыков эффективного общения с посетителями и клиентами
  • Изучение и применение норм делового этикета
  • Освоение мастерства сервисного обслуживания клиентов и посетителей
  • Овладения знаниями искуссной коммуникации с разными типами клиентов
  • Улучшение имиджа компании путем повышения профессионализма секретарей и администраторов

В программе семинара

Специфика работы секретаря на ресепшн

  • Секретарь на Ресепшн и его роль в работе организации
  • Специфика работы секретаря на ресепшн
  • Функции и должностная инструкция
  • Личные и профессиональные качества
  • Основные качества успешного секретаря
  • Организация зоны ресепшн и рабочего места секретаря
  • Правила поддержания порядка на рабочем столе секретаря

Профессиональный и личный имидж секретаря на ресепшн

  • Корпоративный имидж и деловая одежда
  • Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
  • Управление своим имиджем.
  • Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code

Бизнес - этикет. Представительская функция секретаря

  • Представительская функция секретаря
  • Культура поведения и служебный этикет
  • Современные принципы и функции бизнес -этикета
  • Влияние бизнес - этикета на корпоративный имидж компании
  • Основы профессиональной этики и делового этикета
  • Особенности должностной позиции секретаря в коллективе
  • Бизнес - субординация: клиенты, руководство, коллеги
  • Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь -сослуживцы», «секретарь- посетители»
  • Корпоративные формулы приветствия и представления в зависимости от выполняемых обязанностей
  • Бизнес - знакомство. Установление первого делового контакта с клиентом, посетителем, начальником
  • Искусство управления первым впечатлением
  • Культура поведения в конфликтных ситуациях
  • Способы разрешения конфликтных ситуаций

Прием посетителей

  • Взаимодействие сторон (согласование процесса приема посетителей)
  • Стандарты поведения и общения с посетителями
  • Создание комфортных условий ожидания
  • Звонки и посетители одновременно. Расстановка приоритетов
  • Правила сопровождения в офисе
  • Проводы посетителя
  • Различные сложные ситуации и их решения

Навыки эффективного обслуживания клиентов

  • Этапы процесса обслуживания клиентов
  • Навыки и техники эффективного делового общения
  • Навыки общения с различными типами клиентов
  • Навыки общения в конфликтных ситуациях

Офисное гостеприимство. Правила и стандарты

  • Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
  • Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
  • Подготовка к встрече деловых партнеров
  • Чай-кофе для посетителей. Когда предлагать чай-кофе?
  • Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
  • Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Деловое общение

  • Коммуникации в деловом общении
  • Взаимодействие с клиентами, партнерами
  • Типы клиентов и виды обращения к ним
  • Правила настроя на собеседника.
  • Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
  • Как влиять на собеседника?
  • Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
  • Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и т.д.)
  • Как профессионально слушать?
  • Методы активного слушания
  • Как управлять процессом общения с помощью вопросов?
  • Невербальные коммуникации. Язык тела. Лицо. Мимика. Жесты. Позы
  • Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: Служебная вертикаль – отношения в системе «Руководитель-подчиненный»
  • Служебная горизонталь – отношения в системе «коллега-коллега»
  • Манипуляции в общении. Как избежать манипуляции
  • Правила вежливого отказа. Как сказать «нет».
  • Алгоритм поведения в конфликтной ситуации

Телефонный бизнес-этикет

  • Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
  • Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
  • Звонки входящие и исходящие. Сохранение и передача информации. Информирование по телефону
  • Регистрация поступающих звонков
  • Перенаправление телефонных звонков руководству.
  • Алгоритм ведения телефонной беседы.
  • Скрипты и речевые модули в телефонном общении
  • Установление контакта с собеседником
  • Управление деловой беседой в процессе телефонных переговоров
  • Техники вопросов и активного слушания
  • Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении?

Фотографии с семинара

Результат посещения семинара

Улучшение имиджа компании путем повышения профессионализма секретарей и администраторов офиса

Для кого предназначен семинар

  • Секретари-помощники руководителей
  • Секретари-референты
  • Секретари-администраторы
  • Секретари на ресепшн
  • Офис-менеджеры
  • Секретари подразделений
  • Ассистенты отделов
  • Все заинтересованные специалисты

Метод ведения

Лекции, работа с раздаточным материалом, ответы на вопросы слушателей, слайд-презентации, видеосъемка ситуационных практик (кейсов, рабочих ситуаций) с последующим анализом, выполнение упражнений

Раздаточные материалы

  • Канцелярские принадлежности (блокнот, ручка)
  • Периодические профессиональные издания
  • Раздаточный материал по теме семинара

Документ по окончанию семинара

Сертификат об участии

Ведущие семинара