Организация формирования дел, их архивного хранения и уничтожения документов

Передача дел в архив организации

• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за правильным формированием , хранением, и сдачей дел в архив.

Формирование дел

• хронологическо-структурная систематизация дел.
• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения.
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов

• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

• Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Оформление обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
• Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
• Выдача дел из архива
• Проверка наличия и состояния документов архива

Составление описей дел

• Систематизация документов внутри дела
• Обеспечение сохранности и защиты документов организации
• понятие описи дел, виды описей
• порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

• Оформление документов экспертной комиссией
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
• Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения

• Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
• правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению