Современное делопроизводство и документооборот. Система контроля поручений и документов в организации

Нормативно-методическая база ДОУ и архивного дела
Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

• законодательные акты Российской федерации
• законодательные акты субъектов Российской Федерации
• Постановления, приказы, распоряжения органов государственной и исполнительной власти в области документооборота и архивного дела

• Унифицированная система организационно - распорядительной
• документации
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами
• ГОСТы по делопроизводству
• Требования к оформлению документов и деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).
• Методические рекомендации по ведению делопроизводства на предприятиях различных форм собственности
  • требования к бланкам документов
  • требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам
  • оформление отметок о движении документов в организации
  • требования к согласованию, подписанию и утверждению документов
  • требования к печатям, отметке о заверении копии
  • регламентация правил оформления документов в организации

Правила составления документов

• Использование унифицированных форм документов
• Правила документационного обеспечения деятельности организации
• Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур
• Виды документов , их назначение
  • понятие классификации документов
  • требования к составлению организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству)
  • требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
  • требования к составлению докладных и объяснительных записок
• Составление и оформление управленческой документации
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
• Составление проектов распорядительных и информационно - справочных документов служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
• Редактирование текстов служебных документов

Деловая переписка

• Классификация писем
• Отличие коммерческого письма от делового
• Правила оформления писем
• Правила составления различных текстов писем
• Технология связи предложений в тексте
• Типичные ошибки в текстах деловых писем

Документооборот в структуре организации управления

• Понятие документооборота, его отличие от делопроизводства
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила организации документооборота
• Функции службы ДОУ в организации документооборота
• Роль службы ДОУ в организации документооборота
• Правила обработки основных документопотоков
• Схемы документооборота
• Внутренний документооборот
• Внешний документооборот
• Схемы и технологии работы с документацией
• Порядок работы с документами
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Принципы работы с входящими, исходящими и внутренними документами
• показатели документооборота
• Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
• Прием и первичная обработка входящих документов
• Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
• Регистрация входящих документов
• Обработка и отправка исходящих документов
• Формы регистрации документов: достоинства и недостатки
• показатели документооборота
• методы обследования документооборота

Контроль исполнения документов в организации

• Понятие контроля и его виды
• Задачи службы ДОУ в системе управления и контроля в организации
• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
• Регламентирующие документы в контроле исполнения
• Правила организации и форм контроля исполнения документов в организации
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
• Организация контроля за сроками исполнения
• Технологии организации контроля
• Алгоритм и Технология ведения контроля исполнения
• Сроки исполнения поручений и документов
• Формы реализации контроля
• Организация доставки документов исполнителям
• Постановка на контроль и доведение до исполнителя
• Использования средств коммуникации для передачи поручений руководителя
• Сопровождение и регулирование хода исполнения
• Снятие документа с контроля
• Переадресация другому исполнителю
• Анализ результатов Исполнения
• Типовые сроки исполнения документов
• Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
• Проверка исполнения поручения руководителя в установленный срок
• Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
• Сроковая картотека. Учетные регистрационные формы, использование их для работы по контролю исполнения поручений руководителя.
• Принципы работы со сроковой картотекой. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
• Работа с информацией по контролю, систематизация и представление информации в виде сводных документов.
• Современные средства сбора и обработки контрольной информации
• Методы и приемы ведения контроля
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
• Правила и сроки отправки исходящих документов
• Фиксация исполнения поручений
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
• Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя