Организация работы офиса. Хозяйственная деятельность в офисе

1. Позиция офис-менеджера в структуре управления организацией.

• Современные требования российских работодателей к офис-менеджеру. Место офис-менеджера в структуре управления.
• Должностные обязанности и организация работы офис-менеджера.

2. Основные технологии работы офис-менеджера

• Перспективное, текущее и личное планирование работы.
• Организация работы офиса; оперативное регулирования; корректировка планов.
• Делегирование полномочий как технология управления.
• Контроль исполнения работы: предварительный, текущий, итоговый; субъекты контроля; анализ результатов; возможные действия по результатам контроля.

3. Как организовать работу офиса

• Функциональные зоны в офисе; виды, оптимальное расположение и оборудование зон. Оформление офиса.
• Рабочее место руководителя. Организация рабочих мест сотрудников офиса. Санитарно-гигиенические нормы.
• Ремонтные работы в офисе. Ремонт и профилактическое обслуживание офисной техники; взаимодействие с обслуживающими сервисными организациями или подразделениями собственной фирмы.
• Организация работы курьеров.
• Способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом: приобретение в собственность (специфика постановки на учет в ГИБДД и прохождения техосмотра), аренда, лизинг, договор об использовании сотрудниками собственных автомашин, использование услуг такси; планирование поездок и оптимизация использования транспорта; организация технического обслуживания и страхования транспорта.
• Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса.
• Информационная безопасность. Управление внутренними информационными потоками; обеспечение сохранения коммерческой и служебной тайны.
• Создание системы внутренней курьерской связи; внешняя курьерская связь.
• Организация корпоративного питания: собственная столовая; столовая (кафе) сторонних организаций; кейтеринг.
• Обслуживание командировок: разновидности билетов и способы их приобретения; бронирование гостиниц, изменение и отказ от бронирования; виды номеров в гостиницах; оформление виз сотрудникам организации и приглашений иностранным гражданам; работа с командированными.
• Организация в офисе встреч с клиентами и партнерами. Представительские расходы.

4. Организация хозяйственной работы в офисе.Обеспечение офиса материальными ресурсами (ТМЦ).

• Виды материальных ресурсов: основные фонды и материалы (информация, актуальная для офис-менеджера).
• Организация снабжения офиса оргтехникой, комплектующими и расходными материалами, мебелью, канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания и др. Правила расчета потребностей.
• Анализ предложения, структура цены товара, система скидок (конъюнктурный анализ); составление конъюнктурной справки.
• Организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда.
• Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.
• Оптимизация использования ресурсов.
• Инвентаризация хозяйства офиса.

Технологии и документирование приобретения товаров и услуг для офиса.

• Порядок получения ТМЦ у поставщика; правила оформления доверенности и методика ее проверки.
• Документирование закупок:
  • а) при безналичной форме оплаты: договор. Товарная накладная. Счёт-фактура. Платежное поручение.
  • б) при оплате покупок наличными деньгами: расходный кассовый ордер, авансовый отчет; первичные отчетные документы – товарный и кассовый чеки, квитанции, акты о покупках; приходный кассовый ордер.
• Специфика приобретения товаров в различных формах предприятий розничной торговли.
• Подотчетные средства; подотчетные лица: понятие, оформление, ответственность, порядок отчета.