Офис-менеджмент

Должностные обязанности офис – менеджера

• Организационная структура управления. Структура организации. Виды и характеристика организационных структур. Уровни управления. Делегирование полномочий
• Офис-менеджер в структуре управления: основные направления деятельности, должностные обязанности и порядок работы. Основы менеджмента. Коммерческая и служебная тайна в работе офис-менеджера

Организация снабжения офиса. Учет ТМЦ

• Конъюнктура рынка. Анализ предложения, структура цены товара, система скидок. Оптимизация использования ресурсов
• Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции
• Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда
• Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса

Хозяйственные операции. Порядок проведения и документирования

• Виды хозяйственных операций офис-менеджера. Унифицированные формы первичных учетных документов
• Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение. Доверенность. Правила оформления и методика проверки доверенности. Товарная накладная. Счет-фактура. Приходный ордер. Особенности оформления партии товара
• Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами
• Приобретение товаров в розничной торговле. Подотчетные средства. Документальное сопровождение: расходный кассовый ордер, товарный чек, кассовый чек, приходный кассовый ордер
• Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета

Организация работы офиса

• Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса
• Организация рабочих мест руководителя, сотрудников. Санитарно-гигиенические нормы. Оснащение рабочих мест
• Организация ремонтных работ. Ремонт помещения. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники
• Организация курьерской связи: внутренней, внешней
• Организация работы транспорта: приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси
• Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса
• Организация питания сотрудников. Формы питания в офисе. Бизнес - ланч
• Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц, оформление виз, Прием командированных, оформление приглашений иностранным гражданам

Корпоративный стиль. Представительская деятельность

• Корпоративный стиль. Составляющие корпоративного стиля. Оформление и заказ визитных карточки, конвертов, приглашений, папок, вывесок, указателей
• Организация приема деловых партнеров: угощение, представительские расходы
• Организация и проведение презентаций: аренда помещения, организация фуршета, комплект презентационных материалов, бизнес-сувениры
• Прием делегаций: заказ билетов и бронирование мест в гостиницах, визовая поддержка, встреча и размещение гостей, транспортное обслуживание, деловой обед, организация культурной программы
• Официальный деловой протокол. Деловые подарки
• Организация корпоративных мероприятий: виды коллективного досуга, расчет и оптимизация затрат на проведение
• Корпоративные праздники