Excel – конструктор для тайм-менеджера (конец)

2. «Дом»: управление опытом

2.1. Дневник как инструмент самоуправления

Почитаемый в тайм-менеджерском сообществе хронометраж является инструментом анализа, который чрезвычайно полезен при принятии решений (в том числе целеполагании и планировании). Но это анализ «тактический», «локальный». Более глобальный, стратегический анализ собственной деятельности удобно организуется с помощью ведения дневника. Дневник выполняет в личной работе несколько достаточно значимых функций.

1. Управление личным опытом и адекватностью его восприятия. Удивительно, насколько гибко наша память приспосабливается к новым обстоятельствам и «изменяет» историю в желаемую сторону. Дневник, фиксирующий события и ваши мысли по поводу этих событий, позволяет точно воспроизводить как факты, так и ваши ожидания и предположения о будущем, на которых вы основывали свои решения. Таким образом дневник работает как система персонального «knowledge management», управления знаниями и опытом вашего «персонального ЗАО».

Кроме того, эта фиксация событий полезна при взаимодействии с людьми, в котором как правило имеется большее или меньшее содержание управленческой борьбы. В спорных и конфликтных ситуациях дневник помогает освежить в памяти «историю взаимоотношений», причем, что очень важно, с точными цитатами (например, из e-mail переписки), позволяющими уточнить имевшие место договоренности, по отношению к которым память человека бывает особенно гибка и избирательна.

Естественно, применение дневника в такого рода целях требует определенной честности по отношению к самому себе, и готовность помнить и анализировать свои ошибки. Польза дневника и состоит в том, что благодаря чисто механической фиксации и перечитыванию он заставляет вас вспомнить некоторые события и мысли. Это такой же «взгляд в зеркало», как и при хронометраже, но осуществляемый на более далекие временные горизонты.

2. Обучение умению видеть «зародыши событий». Говоря о непрожективном подходе, мы отмечали важность умения усматривать «зародыши событий», те трещины, которые впоследствии превратятся в овраги, и ручьи, которые превратятся в реки. Перечитывая дневник, вы вспоминаете незначительные события в прошлом, которые тогда никак не выделялись из общего ряда, а сейчас про них ясно, что именно они послужили причиной значительных событий в будущем. Это помогает по-другому смотреть на настоящее, легче выделять в нем незначительные детали и происшествия, оценивать их влияние на будущее.

3. Укрепление в личной истории. Трудно формализуемая функция, сходная с той, которую выполняет знакомство с историей своей Родины. Эффективность невозможна без соответствия деятельности человека его личным ценностям, личной стратегии. Вряд ли можно адекватно представлять себе собственные ценности, не осознавая своих корней, исторического контекста, в котором развивались личность, а также род и нация, частью которых личность является. Точно так же освежение в памяти личной истории, истории поступков, в которых мы реализовали свои ценности, истории событий, в которых мы развивались и расширяли свои представления о себе и о мире – помогает осознавать себя как личность, понимать свои личные ценности и органичные именно для нас формы их реализации.

2.2. Функционирование дневника

10:00	10:30	0:30	Празн	еда	Празн. На  cfin дискуссия о закате сквозь яблони. Ведомости. Кн вычит. Часть 2.
10:30	11:15	0:45	Ф пеш
11:15	12:15	1:00	Кн вычит	[1]			1:00
…			…				…
[1]	Вагнер, Зигфрид, 1,2.							4:30

На начальном этапе своего знакомства с организацией времени автор в течение около года достаточно подробно анализировал результаты хронометража, используя различные диаграммы, изобретая новые формы оценки личной эффективности, и т.п. На момент написания этого материала анализ производится только по отдельным выборочным параметрам. Но фиксация времени продолжает оставаться сплошной – не столько для целей анализа, сколько «для истории», для точного отображения «портрета» каждого дня.

Фиксация производится непосредственно в Excel, с точностью до 15 минут; если день был с «выездными» встречами и консультациями, то по памяти, либо с кратких записей на бумаге. Фиксируется время завершения задачи; время начала и длительность получаются автоматически; одновременно формируются аналитические показатели в правых колонках, о которых будет сказано в следующем разделе.

Характер деятельности отмечается краткими обозначениями, состоящими из двух частей. Первая часть краткой записи состоит из одной буквы для «функциональных» типов деятельности (напр. «П» – почта, мелкая e-mail переписка, не привязанная к конкретному проекту; «Ф» – физкультура, прогулки, и т.п.) и из двух букв для проектов (напр. «Кн» – книга, «Уч» – учебный органайзер). Вторая часть записи уточняет ее содержание. Например, почта может быть «разная», «деловая»; физическая нагрузка – «пешая ходьба», «упражнения», и т.п.; в проекте «Книга» встречаются компоненты «основ» (основная работа, т.е. собственно написание текстов), «вычит» (вычитка, правки), и т.д. Все эти указатели жестко не классифицированы, принципы их формирования не формализованы. Сделаны лишь первые шаги к упорядочению классификаторов – заведен особый «рефлексивный» лист в органайзере, в который выписываются новые обозначения и мысли по структурированию старых. Таким образом, как и на всех остальных «участках» системы, порядок не изобретается из головы, но «выращивается» постепенно, по ходу деятельности.

Рядом с указателями могут добавляться уточняющие записи, обозначающие либо состояния (типа «еда», «пешая ходьба»), либо музыкальный фон, который является важным элементом управления эффективностью личного творческого труда, а также помогает создать более достоверный и легко восстанавливаемый в памяти «портрет» дня.

Содержание большинства указателей (кроме наиболее тривиальных) расшифровывается в отдельном большом поле, которое является важнейшей частью дневника. В нем делаются записи о содержании работ, а также замечания рефлексивного характера. Фиксируется также краткое содержание необычных или важных мыслей, родившихся в течение дня. Более подробные документы о событиях (как правило, большие выдержки из e-mail-переписки) копируются в специальный текстовый файл, который распечатывается отдельно и подшивается к бумажной версии дневника.

На одном листе Excel располагаются друг под другом семь дней недели, что позволяет вести понедельную аналитику. В конце недели записи бегло просматриваются, и основные итоги недели по ключевым направлениям и проектам выписываются в особый раздел листа. Иногда по трудно формализуемым причинам делать это каждую неделю становится лень; тогда такое подведение итогов производится сразу за несколько недель. Эти подведения итогов создают второй по степени детальности «слой» дневника. Третий «слой» составляют выписки в формате «дата – ключевое событие» (таких событий бывает не больше 2-3 в месяц), которые делаются несколько раз в год в ходе стратегического планирования, и помогают окинуть прошедшее «с высоты птичьего полета», что дает много полезных выводов для планирования будущего.

Таким образом в технологию ведения дневника заложена фильтрация информации, создание ее «многослойности». Это позволяет получать информацию требуемой степени конкретности – от общей картины развития за несколько лет до весьма детального портрета одного дня, ход которого вспомнить почему-либо оказалось важным.

Нетрудно заметить, что изложенная технология далеко не полностью реализует специфические возможности компьютерных носителей информации, недостижимые на бумаге. В планах развития системы – ее перевод на Outlook. По всей видимости, каждая запись выполненного дела будет оформляться в виде отдельной задачи, причем «время начала» и «время окончания» будут означать уже не «план», а «факт». За счет пользовательских полей, в частности задания в них не только затрат времени на задачу, но и количественных параметров ее результативности, и создания выборок по различным параметрам, необходимо будет существенно расширить возможности автоматизированной аналитики, а также использования этих данных при бюджетировании времени. Кроме того, предполагается с помощью программы Punto Switcher, позволяющей фиксировать все, набираемое с клавиатуры, создавать полный «словесный портрет» дня – для использования при необходимости уточнить содержание какого-то события, либо, возможно, для применения автоматизированных технологий контент-анализа к исследованию собственной эффективности, закономерностей развития в личной работе различных идей и направлений, и т.п.

2.3. Хронометраж и самоуправление

Одновременно с ведением дневника осуществляется анализ расходов времени по отдельным показателям. Например, если поставлена задача управления расходами на сон, его длительность автоматически отслеживается в специальной колонке справа от основных записей, каждый день вычисляется показатель «средняя длительность сна за прошедшие дни» (одно время применялся «суммарные расходы времени на сон», оказавшийся менее информативным и наглядным), и т.п.

Одним из основных направлений применения такого рода показателей является отслеживание расходов времени на работы высокой категории сложности, либо на приоритетные проекты. Возможности функций в Excel позволяют легко задать автоматическое суммирование расходов времени по какому-либо указателю. Например, в ячейку, с которой сравниваются все указатели, можно ввести буквы «Кн», и тогда в находящейся под ней колонкой будут автоматически суммироваться все расходы времени по этой категории, а под соответствующими днями подводиться итоги и нарастающие итоги по дням. Либо, например, можно ввести слово «псион» и получить суммы по всем указателям типа «Т псион» (т.е. «Техника; освоение карманного компьютера Psion»).

Иногда используется «прицельный» хронометраж и анализ по какому-либо направлению деятельности, как правило в отдельных файлах, со своими таблицами и диаграммами. Например, в студенческие годы автор много времени уделял анализу расходов времени на дорогу, поскольку до пяти часов чистого времени в день тратилось только на перемещения между университетом и многочисленными курсами. С тех пор такого рода анализ никогда не проводился, но привычка к мысленным вычислениям оптимального расположения «выездных» событий с точки зрения расходов на дорогу – осталась. Причем этот «персональный отдел логистики» работает совершенно автоматически.

Другой пример – хронометраж, применявшийся при написании первых больших статей, которые составили основу ТМ-книги. На каждую статью заводилась «карточка проекта», в которой фиксировалась длительность и результативность (в тысячах знаков) каждого этапа работы (обычная длина этапа – от получаса до двух часов). Такой учет и анализ на материале нескольких статей позволил достаточно точно выяснить личную производительность труда в этой области, апробировать и сравнить в точных количественных показателях несколько различных приемов работы (например, было «в цифрах и фактах» установлено, что лучший способ раскачки – вычитка и правка предыдущих текстов), и т.д. После этого нужда в подробном количественном учете работ по написанию текстов отпала, а привычка и способность достаточно точно прогнозировать затраты времени и сроки – осталась.

Наконец, для самоуправления иногда применяются специальные показатели «дневного» масштаба, оцениваемые в динамике за неделю. Например, если выявлена закономерность «чем дальше сон от ужина, тем меньше времени нужно, чтобы выспаться», измеряется время от ужина до сна и каждый день записывается в специальную табличку из семи столбиков, по числу дней недели. Другой пример – принятое решение «Чаще делать упражнения для глаз в пятиминутных перерывах в ходе работы на компьютере» воплощается в жизнь с помощью той же таблички, в которой отмечается количество таких «пауз для отдыха глаз» в течение дня.

При этом рабочие области в Excel разделены так, чтобы при пролистывании дневных записей «табличка самоуправления» всегда оставалась видимой в верхней части листа. За счет этого простой учет помогает улучшить требуемый показатель, не совершая никаких специальных действий – просто за счет его фиксации.

3. «Сад»: управление творчеством

3.1. Творческая картотека и управление мыслями

Основной продукт деятельности автора как консультанта – мысли, идеи, методы. Естественно, инструментарий управления мыслями в личной работе занимает достаточно почетное место. Среди всех мыслей можно выделить три основных области, в совокупности и составляющих «творческую картотеку».

1. Картотека в Outlook. Для ведения картотеки используется раздел «Заметки». Сюда вписываются мысли, возникающие во время работы за компьютером. Поскольку автор достаточно хорошо владеет десятипальцевой печатью, мысли удается фиксировать в режиме «потока сознания», когда «мысленная речь» фиксируется в тексте с той же скоростью, с какой произносится. Новые мысли складываются в раздел «Заметки»; по мере «созревания» ясно выделяемых направлений, они удостоиваются отдельных папок в этом разделе. «Отработанные» мысли-заметки отправляются в архивную папку. При поиске мыслей для перечитывания (что случается крайне редко) может использоваться функция поиска по тексту заметок. Механизм категорий для управления заметками не используется, поскольку если одна мысль относится к нескольким направлениям, она просто дублируется в несколько папок, причем каждый из «клонов» начинает жить своей собственной жизнью (поскольку в каждую заметку мыслей могут добавляться новые соображения, если они вписываются в ее тематику).

2. Файлы мыслей. Как только в картотеке или в органайзере вырисовываются ясные контуры какого-либо интеллектуального продукта (например, статьи, методики), под него заводится файл Word в специальной папке. На этот файл дается гиперссылка из подходящего раздела органайзера; в него переносятся мысли из соответствующих заметок в Outlook. С этого момента все мысли по соответствующему продукту записываются в этот файл, который легко открыть, кликнув ссылку из органайзера. Если мысль может быть интересной в более широком контексте, не только для этого продукта, она дублируется в основную картотеку. Файл мыслей перечитывается при непосредственной работе над продуктом, к которому он относится, и после завершения продукта отправляется в архив. Стоит заметить, что до начала использования Outlook такого рода файлы были основным способом хранения мыслей. После осознания преимуществ картотечности («одна мысль – один носитель») и перехода на «Заметки» в Outlook, такого рода Word-файлов стало меньше, и заводятся они гораздо ближе к этапу создания продукта, являясь уже не столько хранилищами мыслей, сколько рабочими черновиками.

3. Бумажные карточки с мыслями. В ряде ситуаций большой компьютер как инструмент фиксации мыслей неудобен. Карманный компьютер не позволяет успевать фиксировать «поток сознания»; диктофон автором также не применяется по ряду объективных и субъективных причин. Остается бумага, по-прежнему являющаяся прекрасным способом быстрой и утонченной (с рисунками, разными цветами, эмоциональной «начинкой») фиксации мыслей при высокой интенсивности их потока. Автором для этих целей применяются листки формата А6, причем картотечное правило «одна карточка – одна мысль» не соблюдается, поскольку идеи чаще приходят в форме «потока сознания», чем «штучно». На всех карточках ставится дата и время создания, если логически завершенный поток сознания занял несколько карточек, они скрепляются канцелярской скрепкой. Все карточки подписываются красной ручкой и складируются в «месте хаоса» (рабочей папке формата А5), которая время от времени разгребается. По мере накопления мыслей, относящихся к определенному продукту, они выносятся в отдельную единицу хранения (стопку карточек в плотной обложке), которая просматривается перед созданием продукта, и затем отправляется в архив. При этом карточки, представляющие интерес не только в рамках созданного продукта, отправляются назад в «место хаоса».

Стоит также отметить несколько «удаленных филиалов» картотеки мыслей – например, «выносная» часть картотеки в карманном компьютере, листы А4 с записями, которые делаются во время деловых встреч, и т.п. Система управления такими мыслями не является сколько-нибудь устоявшейся, поэтому описывать ее здесь подробно мы не будем.

3.2. Управление информацией

Тема управления информацией в личной работе, равно как и темы управления деньгами и энергией, выходят за рамки данной статьи. Но в контексте управления мыслями стоит обозначить несколько информационных потоков, напрямую связанных с созданием интеллектуального продукта.

1. Информация «для поддержания тонуса». Для автора роль таковой выполняют деловые интернет-сайты, например газета Ведомости, проект E-xecutive, и т.п. Серьезную методическую информацию здесь найти затруднительно. Достоинство такого рода источников информации в другом: они создают некое информационное поле, пребывание в котором и мотивирует, и помогает «быть в курсе».
2. Основная рабочая информация. Это книги и серьезные статьи, которые требуют вдумчивого чтения, не могут быть легко «проглатываемы», как информация из предыдущей категории. Для этих источников информации у автора есть одно важное правило: их должно быть не менее чем впятеро больше чисто физической возможности по их прочтению. Специально следить за соблюдением этого правила не приходится: любой поход в обычный или интернет-магазин, либо попадание на сайт с большим количеством электронных книг, приводят к лавинообразному пополнению библиотеки. Об управлении этими источниками информации, их соотнесением с решаемыми задачами, сказано выше, в разделе «Тактическое планирование». В контексте работы с мыслями стоит отметить, что понравившиеся мысли из книг выписываются, либо просто делается соответствующая пометка на закладке, с указанием номера страницы. Эти закладки хранятся отдельно от картотеки мыслей, и используются при необходимости найти точную цитату из какой-либо книги.
3. Интерактивная информация. Специфическим источником информации являются интернет-форумы, конференции FidoNet, рассылки, и т.п. Помимо возможности решать обычные задачи, связанные с получением информации, эти источники обладают полезным свойством управляемости, т.е. возможности привлекать интеллектуальные ресурсы других людей для решения собственных задач. Естественно, это требует определенной «оплаты» – исходный посыл должен быть либо слегка провокационным, либо хорошо встраиваться в уже идущую дискуссию, и т.п. Казалось бы, очевидные вещи. Но на бизнес-форумах настолько часто можно наблюдать непродуктивную чисто потребительскую позицию («Предлагаю обсудить тему факторинга! «Люди добри, сами мы не местные, подскажите как внедрить систему бюджетирования...»), что этот аспект эффективной работы с информацией заслуживает отдельного упоминания.

В заключение стоит заметить, что в хранении всей этой информации в личной работе автора постепенно проводится принцип отделения хранения от поиска. Иначе говоря, если раньше файлы раскладывались по достаточно сложной тематической структуре каталогов (поиск нужного файла в которой был крайне мучительным занятием), то сейчас хранение организовано как правило значительно проще, а доступ к файлам осуществляется с помощью гиперссылок из органайзера, позволяющих ссылаться на один и тот же файл из разных «мест». При этом все активно используемые файлы находятся в «месте хаоса», в качестве которого выступают папки «Рабочий стол» (для «близких», часто используемых файлов) и «Мои документы» (для более «далеких»). Отработавшие файлы сбрасываются в папку «В архив» на рабочем столе, которая разбирается примерно раз в квартал, отдавая свое содержимое большому тематическому архиву.

3.3. Проектирование творческого продукта

В заключение раздела об управлении мыслями автор хотел бы поделиться своей технологией «скользящего проектирования», которая применяется на самом сложном и трудоемком этапе создания творческого продукта – переходе от набора мыслей к собственно продукту, т.е. чему-то завершенному, структурированному, и самое главное, «отчуждаемому» – пригодному к распространению, публикации, отсылке заказчику, и т.п.

Этот этап начинается в тот момент, когда рождается устойчивое ощущение: «продукт созрел». Важно отметить: это не означает, что готовы все его элементы, и остается лишь расставить их по своим местам и структурировать. Начинать работу над конечным продуктом можно при готовности в виде отдельных мыслей примерно 2/3 содержания. Остальное может быть пока покрыто туманом. Ничего страшного. Процесс создания первых частей продукта сам «подскажет» вам недостающее.

Итак, мы имеем большой файл с мыслями – фактически черновик продукта. Первым делом необходимо просмотреть этот файл и набросать грубый план структуры продукта. В создании структур автор придерживается принципов, известных из теории структурной гармонии систем.⁰⁰³ А именно: в живой природе практически все построено на золотых сечениях (0.618:0.382) и числах Фибоначчи (1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, и т.д. – каждое последующее является суммой двух предыдущих; отношение предыдущего к следующему приближается к золотому сечению, т.е. 2/3, 3/5, 5/8... стремится к 0,618). Поэтому в структурировании любых текстов автор предпочитает «армейский» порядок – «три отделения во взводе, три взвода в роте», и т.д. Если же число подразделов в разделе превышает 3, но «не дотягивает» до 9 (т.е. не объединяется в три группы по три), применяется 5 либо 8 подразделов. Такое структурирование хорошо сочетается со знаменитым психологическим числом «7+-2».

После того, как намечена структура продукта, из файла мыслей выбираются отдельно все мысли, касающиеся первой части. После их внимательного просмотра, группировки, попутного порождения новых мыслей, существенно уточняется структура первой части продукта. После этого можно начинать писать первый раздел первой части. По мере его написания происходят очень важные вещи: рождаются новые мысли по содержанию других разделов, а также уточняется их структура.

Таким образом, в отличие от классического прожективного подхода, когда мы сначала целиком «запроектировали» продукт, а затем в соответствии с этим проектом его создали, здесь процесс проектирования «размазан», распределен по процессу деятельности. Процесс проектирования и деятельности итеративен: шаг проектирования, шаг деятельности, еще один шаг проектирования (возврат к уточнению проекта), и т.д. Благодаря этому деятельность «подсказывает» нам уточнения, которые необходимо внести в проект, а проект «подсказывает» недостающие элементы в деятельности. Например, в приложении к созданию интеллектуального продукта: структура проекта сама «подсказывает», каких мыслей еще не хватает «для полноты картины», и помогает их «породить».

Этот подход автор назвал «скользящим проектированием» по аналогии со «скользящим планированием». Можно предположить, что именно такой подход наиболее адекватен при проектировании в проблемных ситуациях (в отличие от задачных), т.е. в ситуациях отсутствия полной ясности относительно того, какой именно продукт необходим.

 

 

Сноски:

⁰⁰¹ Автором модели TIME является участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектов компании "Арсеналъ". "Архетипическая" модель в виде "охота / сад" рождена Олегом Смирновым, руководителем Технологического бюро Корпорации Парус; автору принадлежит третий элемент модели, "дом", и связанные с ней соображения о функциях дневника в системе личной работы.
⁰⁰² См. Влад Головач, Дизайн пользовательского интерфейса. Электронный текст на http://www.uibook1.ru/

⁰⁰³ См. напр. Шевелев И.Ш. Логика архитектурной гармонии. М.:Стройиздат,1972. Шевелев И.Ш. Формообразование: число, форма, искусство, жизнь. Кострома: ДиАр, 1995. Шевелев И.Ш. Метаязык живой природы. М.: Воскресение, 2000.