В большинстве случаев, проекты внедрения систем менеджмента реализуются без применения средств автоматизация разработки документов. Происходит это из-за соображений экономии на затратах и не понимания эффекта от подобных средств автоматизации. Считаю, что применение автоматизации это одно из важнейших условий дальнейшей результативности и эффективности управления организацией. Конечно, как и любое средство автоматизации, оно требует обученного сотрудника. Возможно даже, что со временем его должностные обязанности будут заключаться исключительно в работе в Business Studio. Но если сравнить масштабы потерь от нерезультативной и неэффективной системы управления, с затратами на рабочее место и заработную плату одного сотрудника, мы поймем их несопоставимость, разве не так?

Давайте рассмотрим возможности Business Studio, необходимые для разработки и развития эффективной системы менеджмента качества, как впрочем и любой другой системы менеджмента – экологической, производственной , информационной безопасности и т.п.

В системе Business Studio автоматизированы наиболее трудоемкие этапы разработки, внедрения и поддержания СМК в работоспособном состоянии:

  • разработка целей в области качества;
  • описание основных и вспомогательных процессов;
  • разработка показателей процессов;
  • разработка документации СМК;
  • ознакомление персонала с документацией;
  • поддержание документации СМК в актуальном состоянии;
  • сбор результатов измерений;
  • планирование и проведение внутренних аудитов;
  • анализ данных;
  • разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий;
  • улучшение;
  • подготовка к сертификации и сертификация.

Для создания Целей в области качества – нам понадобится добавить цели и показатели качества в раздел справочника «Управление», а для визуализации добавить перспективу «Качество» на стратегической карте нашей организации. Работу с этими справочниками мы описывали в статье «Автоматизация создания и мониторинга системы показателей деятельности в программе Business Studio». Для мониторинга целей по качеству, мы строим типовые отчеты: «Отчет по цели», «Значение показателя за период».

Описание основных, вспомогательных процессов и обязательных процедур СМК аналогично подходу, описанному в статье «Автоматическая разработка регламентов процессов, должностных инструкции и положений о подразделениях в программе Business Studio». Процессы верхнего уровня описываются в нотации IDEF0, а процессы операционного уровня и процедуры в остальных нотациях: в простых блок-схемах, кросс-функциональных блок-схемах, или в нотации EPC. Для каждого процесса задаются его параметры: владелец, исполнители, требования к срокам и др.

Показатели бизнес-процессов хранятся в одноименном справочнике программы. Программа позволяет связать процессы с 4 типами показателей: результативности («Процент выполнения планов корректирующих и предупреждающих действий») и эффективности, выхода («Количество успешно реализованных корректирующих действий, устранивших проблему») и функционирования («Количество переноса сроков выполнения корректирующих и предупреждающих действий»). Каждый показатель наделяется 25-ю параметрами. Мониторинг и измерение значение показателей осуществляется с помощью отдельного модуля программы. Подробно о его функционировании описано в статье «Автоматизация создания и мониторинга системы показателей деятельности в программе Business Studio».

В соответствии с требованиями ISO 9001, документы организации должны находиться под управлением. Вся необходимая информация хранится в Business Studio в карточке документе, в параметрах СМК:

  • Версия
  • Область распространения документа (внутренний, внешний)
  • Статус документа (проект, действующий, аннулирован)
  • Дата введения в действие
  • Приказ (ссылка на распорядительные документы)
  • Планируемая дата пересмотра (для отчета «План разработки и пересмотра документации СМК»)
  • Необходимость актуализации документа
  • Ответственный за актуализацию (должность, физическое лицо)
  • Дата окончания хранения
  • Ответственный за хранение документа (должность, физическое лицо)
  • Разработчик (должность, физическое лицо)
  • Документ с формой записи
  • Ссылки (список документов, на которые есть ссылки в тексте данного документа)

«Регламенты процесса», «Регламенты процедуры», «Должностные инструкции», «Положения о подразделениях» строятся в Business Studio автоматически, благодаря привязке блок-схем процессов и процедур с организационной структурой, целями, показателями и объектами управления (документами или ТМЦ).

РегРеглрр

Требования стандартов менеджмента хранятся, или могут быть добавлены, в справочник «Стандарты» (часть справочника «Управление»). Привязкой требований стандартов с ранее разработанными нами в программе процессами, целями и показателями, организационной структурой и др., мы получаем возможность автоматически построить ключевой документ СМК – Руководство по качеству. В отчете «Руководство по качеству» содержится информация о политике и целях организации, ее организационная структура, информация о функционирующих в бизнес-процессах, перечень документов и записей и другая информация, позволяющая получить представление о всей системе управления организацией, соответствии требованиям ISO 9001:2008 или другим стандартам.

Распространение и доведение документации до сотрудников осуществляется через выгрузку отчетов СМК в установленную папку локальной сети, либо более простым и удобным способом – через HTML-навигатор, который можно разместить на внутреннем портале.

HTML-навигатор выглядит аналогично Business Studio, но при выборе объекта справочника, сотруднику сразу доступны регламенты процессов, должностная инструкция, положение о подразделении, отчетная информация.

Каждая организация применяет свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя мастер создания отчетов, с помощью которого изменяется форма документов и отчетов.

Для демонстрации пригодности СМК в организации должен постоянно проводится мониторинг и измерение процессов и продукции, собираться информация о несоответствиях. Источники информации о несоответствиях: мониторинг процессов и продукции, аудиты, сообщения сотрудников и потребителей. Все сотрудники, самостоятельно могут вносить информацию о несоответствиях через модуль Business Studio Cockpit. Информация о всех несоответствиях сохраняется в справочнике «Сообщения о несоответствиях». Параметры сообщения о несоответствиях:

  • Номер сообщения
  • Дата
  • Объект (место обнаружения несоответствия, для отчета «Диаграмма Парето»)
  • Несоответствие (название несоответствия, к которому относится сообщение)
  • Описание (подробности)
  • Ответственное подразделение (подразделение в результате действий, которого появилось несоответствие)
  • Значимость несоответствия (значительное, малозначительное, незначительное)
  • Источник несоответствия (мониторинг процесса, аудит, потребитель, сотрудник)
  • Необходимость оперативных мероприятий (да, нет)
  • Необходимость устранения (да, нет)
  • Оперативные мероприятия (да, нет)

Каждое несоответствие, можно охарактеризовать параметрами, которые задаются в справочнике «Несоответствия»

  • Номер
  • Объект
  • Вид несоответствия (для группировки всех несоответствий)
  • Название
  • Потенциальное (да, нет)
  • Ответственное подразделение
  • Необходимость анализа несоответствия (да, нет)
  • Статус (анализ ведется, анализ проведен)
  • Диаграммы Исикавы

Другим важнейшим источником информации о несоответствиях являются внутренние аудиты, которые организация должна проводить на плановой основе. Для планирования и хранения результатов внутренних аудитов в Business Studio разработан одноименный справочник «Аудиты». Справочник позволяет спланировать аудиты, сохранить все результаты, сформировать отчет, сделать рассылку всех необходимых документов заинтересованным лицам в организации. Параметры каждого запланированного и проведенного аудита фиксируются в соответствующей карточке. После внесения всей необходимой информации вы можете сформировать и разослать отчеты: «График проведения аудитов СМК», «Программа аудита», «Отчет о результатах аудита» в соответствии с контактной информацией всех сотрудников вашей организации.

Для контроля за показателями процессов в Business Studio применяется инструмент «Индикаторная линейка». Он позволяет визуально контролировать текущее значение показателя, значение в минимальном и максимальном интервале и в границах допуска (критические значения сверху и снизу). При плановых значениях показателей бегунок находится в зеленой зоне, при значениях в границах допуска – в желтой, при их превышении – в красной. Стрелки покажут тренд показателя. Таким образом, после сбора значений показателей от всех ответственных лиц, пользователь программы получает наглядное представление о статусе всех бизнес-процессов и необходимости предпринимать корректирующие действия.

Для дальнейшего анализа, вы можете построить в Business Studio гистограммы и контрольные карты бизнес-процессов, либо провести анализ по Диаграмме Исикавы – причинно-следственной диаграмме, которая позволяет определить перечень возможных причин несоответствий. С помощью Диаграммы Исикавы можно установить связь причин и последствий с несоответствий, причин с причинами и последствий с последствиями, рассчитать Приоритетное Число Риска (ПЧР) и оценить результативность корректирующих действий, рассчитывая ПЧР до и после их реализации. Доступны следующие отчеты об анализе: «Отчет по проведенному анализу несоответствия», «Отчет по проведенным анализам несоответствия», «Отчет о ранжировании причин несоответствий», «Отчет о ранжировании последствий несоответствий».

Результаты анализа несоответствий – решение и реализация корректирующих действий для устранения причин выявленных несоответствий. Информация о корректирующем действии вносится в карточку сообщения о несоответствии, либо в карточку связи несоответствия с причиной на Диаграмме Исикавы. Там же можно указать лиц ответственных за реализацию мероприятия и контролирующих их. В дальнейшем, для каждого подразделения можно будет построить отчет «План корректирующих и предупреждающих действий подразделения», а для каждого несоответствия «План корректирующих и предупреждающих действий несоответствия».

При подготовке к сертификации Business Studio позволяет быстро актуализировать документы, найти необходимый документ, установить взаимосвязи между документами. Вместо поиска необходимых документов, аудитору демонстрирует необходимые документы в HTML-навигаторе. Также полезной будет функция пакетного формирования отчетов, позволяющая получить полный комплект актуальных версий необходимых документов.

В заключение этого цикла статей, хотелось бы добавить, что навык работы в программе Business Studio позволяет вам получить удовольствие от своей работы, навсегда избавится от рутинной и скучной работы, к сожалению, все еще свойственной многим нашим коллегам. Желаю и вам испытать удовольствие от работы в программе, повысить результативность системы управления организации и свой профессиональный опыт.