Делопроизводство и архив предприятия: современные требования и технологии

День первый

Нормативная и правовая база, регулирующая организацию архивного дела в юридическом лице

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (22.10.2004 № 125-ФЗ). Смежное законодательство, затрагивающее правовые вопросы архивного дела. Действующие и разрабатываемые нормативно-методические документы по организации и ведению архивного дела. Новые правила работы архивов организаций. Правила формирования и оформление дел в структурных подразделениях, ответственность руководителей и сотрудников организации за обеспечение их сохранности и учета до передачи в архив юридического лица.

Экспертиза ценности документов

• Нормативные и методологические документы по проведению экспертизы (Перечни документов со сроками хранения, Перечень типовых управленческих документов, образующиеся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения), их назначение и задачи. Номенклатура дел организации, принципы и методика разработки, порядок ее ведения и внесение изменений. Задачи номенклатуры дел в организации работы с документами и их дальнейшего хранения. Организационные вопросы проведения экспертизы ценности документов. Цели и задачи экспертной комиссии юридического лица.

Организация работы архива юридического лица

• Виды архивов в зависимости от формы организации. Документы, определяющие работу архива (Положение об архиве, должностные инструкции работников). Взаимоотношения архива юридического лица с государственным архивом. Договор, как правовая основа взаимоотношений, его особенности. Методика расчета площади помещения архива и штатной численности его работников. Требования к помещению и оборудованию архива. Виды работ, выполняемые архивом (комплектование, учет, создание справочного аппарата, использование документов). Права и ответственность работника архива.

Альбрехт Борис Владимирович - Заместитель начальника Управления комплектования ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной Архивной Службы России.

День второй

Современная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ)

• Законодательные, иные нормативные правовые акты в сфере информации и документации.

Новое в нормативной базе ДОУ

• ГОСТ Р ИСО 15487-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования».

Организация деятельности службы ДОУ в организации

• Примерное положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников. Нормирование труда, расчет численности делопроизводственного персонала. Назначение, структура и содержание Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации, порядок ее разработки.

Современные требования к составлению и оформлению документов

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов и правила их оформления.

Составление и оформление отдельных видов документов

• Организационно-правовые документы (положения, правила, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (протоколы, акты, справки, сводки, докладные записки, служебные записки, деловые письма и др.), договорная документация.

Организация работы с документами. Основные принципы организации документооборота

• Движение входящих, исходящих и внутренних документов. Маршрутизация тдокументооборота. Учет объема документооборота. Система электронного документооборота.

Регистрация документов в организации

• Назначение регистрации. Структура регистрационного номера документа. Информационные технологии, регистрации, учета, поиска документов.

Контроль исполнения документов

• Технология контроля. Типовые сроки исполнения документов. Анализ исполнительской дисциплины.

Систематизация исполненных документов и организация их хранения

• Номенклатура дел организации, ее назначение, правила составления, порядок утверждения. Корректировка номенклатуры дел. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия организации, положение об экспертной комиссии. Типовые перечни со сроками хранения документов.

Формирование дел

• Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации, государственный или муниципальный архив.

Янковая Валентина Федоровна - профессор, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИ документоведения и архивного дела.