Не отпускай свой разум!

Вы собираетесь в отпуск? Что может быть еще приятнее?! И мысли Ваши уже только о том, как сходить в магазин за новым купальником, пляжной сумкой или солнечными очками. Что ж, это вполне понятно. Из монотонного ритма, от которого мы устаем за полгода, приятно вырваться и подумать о «солнечном», но при этом важно грамотно отвлечься от задач, которые все еще висят на нас.

За месяц до отпуска отметьте в своем календаре ожидаемые дни отпуска, спланируйте желаемые и приоритетные встречи и проекты, подготовьте необходимые для этого материалы – дайте задание секретарю обзвонить всех тех, с кем нужно будет встретиться, найти нужные бумаги, перенести встречи, если они «попали» под отпуск.

За две недели до отпуска подумайте, кого можно было бы назначить ответственным для каждого проекта. Договоритесь о встречах с ними.

За неделю до отпуска сообщите каждому подчиненному о его проекте и желаемых результатах после Вашего возвращения. Пропишите для себя результаты, которые Вы видите, и предоставьте такой же список каждому из ответственных.

За три дня до отпуска не забудьте дать последние указания другим подчиненным, поставить им задачи на время Вашего отсутствия. Согласитесь, приятно вернуться и увидеть, что работа кипит!

За день до отпуска – сделайте несколько контрольных звонков, предупредите коллег, до какого числа Вас не будет, чтобы на это время Вам не пытались назначить встречи и сообщите секретарю, когда и как Вас можно будет найти для срочных (важных) вопросов. Наметьте определенное время, в которое вам можно звонить на мобильный телефон – например, 3 раза в неделю по 2 часа, в строго определенное время дня. Определите, в каких форс-мажорных ситуациях можно вам звонить, не дожидаясь этого времени.

Не спешите погружаться в эту завораживающую суматоху, не спешите расслабляться вслед за всеми окружающими. Сделайте последний рывок, сосредоточьтесь на работе, чтобы уйти в отпуск без лишней головной боли:

за месяц до отпуска осознайте, что отпуск еще не наступил! Поэтому не отвлекаясь от работы не меняйте ничего в своем графике, не  ставьте себе много новых задач. Но лучше увидеться с начальником и напомнить, что через месяц у Вас отпуск, чтобы Вы не попали под его глаз, когда он будет «раздавать» новые проекты. Лучше уже сейчас узнать, что от Вас хотят, чем за день до ухода в отпуск!

за 2 недели до отпуска Пропишите все задачи стоящие перед Вами в данный момент, делая пометки напротив каждой из них: что успели, на каком этапе находитесь, что еще требуется для окончания. Распланируйте свое время так, чтобы сработать на совесть и не «умереть» от нагрузки. Если это слон (т.е. задача, на которую нужно потратить намного больше дня), срочно режьте его на небольшие бифштексы и поедайте в течение месяца каждый день.

за неделю до отпуска не забудьте найти себе замену. Определенная работа, которая лежит на Вас может неожиданно свалиться на другого сотрудника, который будет впоследствии держать на Вас обиду, потому как у него и без того была куча «своих» дел. Поэтому, объясните сотруднику, что ему необходимо будет делать за Вас. Обычно руководители рады, если Вы беспокоитесь не только о себе, но и о компании в целом. Поэтому могу почти со 100%-ной уверенностью сказать, что начальник будет Вам благодарен и оценит Вашу заботу.

Не забывайте, что, вернувшись, Вам придется решать новые задачи, и если Вы все еще не решили старые, то эта масса грохнется на Вас в двойном объеме. Поэтому за три дня до отпуска не витайте в облаках раньше времени! Вычеркните из списка задач завершенные и обрадуйтесь своей «свободе», легкости! Эти же дни можно потратить на объяснения заменяющему Вас сотруднику, где что лежит, что делать в первую очередь, как делать и т.д. Главное, объясните, что у Вас и у него осталось всего 3 дня на решение этих вопросов! Если он не задаст их сейчас, потом задача будет не выполнена. Что плохо и для Вас, поэтому подготовьте список возможных и невозможных вопросов, если коллега вдруг что-то забудет.

Скорее всего, Вас часто отвлекают от отдыха звонками. Это тоже важно обговорить заранее! Выделите для звонков определенный день с таких-то до таких-то, когда Вы будете готовы переговорить с коллегами. В остальное время Вы имеете полное право вообще не подходить к телефону и спокойно наслаждаться отдыхом, либо выключать телефон, кроме «рабочих» часов для связи с офисом. Но объясните людям заранее, что отдых – это полное отключение от дел, чтобы Вас не доставали звонками, когда Вы медитируете на восходе…

Соблюдая эти простые правила, Вы не только укрепите свой имидж организованного человека в глазах коллег и начальства, но и отдохнете с удовольствием – без лишних переживаний и стрессов!

Светлана Ильичева, топ-менеджер коммерческой компании

• У нас в компании составляется общий график, где отмечается время отпуска руководства. Мой отпуск согласуется с отпусками заместителей и других первых лиц компании. Даты известны за 3 месяца. Во время моего отпуска отдыхает также мой личный водитель, предоставленный компанией.
• Отдыхаем 2 раза в год по 2 недели. Обычно я собираю планерку каждый понедельник в определенное время, которая длится час, где мы решаем срочные вопросы, подчиненные делятся результатами работы, и я ставлю новые задачи. После отпуска я обычно хочу видеть заранее обговоренные результаты. За неделю собирается планерка для выяснения, как идет работа и на каком  уровне готовности.
• Я оставляю номер своего телефона, по которому можно звонить секретарю по срочным вопросам, он включен 24 часа в сутки.
• В тайм-менеджменте вообще, я пользуюсь планированием долгосрочным (перспективным, годовым), месячным, недельным и ежедневным, естественно! У меня есть и электронный ежедневник. В годовом плане по результатам я выявляю доходы и убытки, в перспективном планирую на каждые пять лет, я считаю, это основные рубежи наших возрастных достижений и требований.

Елена Щиголева, начальник кредитного отдела коммерческого банка

• Мы планируем свой отпуск за 2 недели.  Теоретически составляется график, который, к сожалению, нарушается еще в начале и не имеет, в сущности смысла.
• Я предупреждаю подчиненных о своем отпуске, объясняю их задачи. Дело в том, что у нас отпуск зависит от должности. Чем выше должность, тем больше он оплачивается и тем дольше может длиться, однако сотрудникам с невысокой должностью отпуск дается не более чем на 10 дней. И вообще он им не очень выгоден.
• Чаще всего наши проекты не требуют много времени, вопросы с кредитными договорами могут решиться в течение дня. Однако, последняя неделя перед отпуском, обычно наиболее трудоемкая, сижу до последнего! За неделю до отпуска, доделываю все самое необходимое, за новое не берусь, оставляю инструкции подчиненному.
• За день до отпуска пишется «завещание», где сообщаются все необходимые пароли, телефоны и т.п.
• Обычно, рабочие звонки в отпуске я не допускаю, но контактный телефон оставляю. Я считаю, что все инструкции даны, если возникают вопросы, то видимо от неорганизованности того, кому передавались дела!
• Отпуск дается для отдыха, и я им хочу наслаждаться целиком!

Светлана Климова, офис-менеджер рекламного агентства

• У нас есть правило: не уходить в отпуск на срок более 2 недель в полгода. Графика отпусков у нас нет, все зависит от того каковы сроки подачи результатов проекта.
• За месяц до отпуска я предупреждаю о том, что он состоится, каковы сроки, что нужно сделать. Поскольку я понимаю, что заменять меня будет секретарь, я заранее продумываю все, что мне нужно будет сделать, заранее делаю все, что требует сроков.  За неделю доделываю необходимые дела, не требующие особых сроков, но требующие сил.
• Я беспокоюсь о человеке, который меня заменяет, поскольку я осознаю, сколько других дел ему придется делать, в первую очередь своих! Мобильный оставляю, но прошу не беспокоить!