Секретарь с функцией кадрового администрирования: ДОУ, протокольные мероприятия, деловое общение, самопрезентация и кадровое делопроизводство

Современное секретарское дело.

Должностной статус и функциональные обязанности секретаря или помощника руководителя.

• Нормативно-методические основы деятельности
• Локальные нормативные акты. Должностная инструкция
• Деловые и личные качества, необходимые в работе секретаря/помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление
• Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
• Зонирование рабочего пространства

Особенности должностной позиции секретаря/помощника руководителя.

• Роль секретаря в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры
• Роль и место секретаря/помощника руководителя в управленческом процессе
• Функциональные направления в его работе
• Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя, строгое соблюдение конфиденциальности
• Информационная поддержка деятельности руководителя. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
• Управление временем. Шесть типов организации времени

Бездокументное обслуживание управления.

• Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов
• Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам
• Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя
• Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок
• Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций
• Особенности работы с конфиденциальной информацией

Основы деловой коммуникации.

• Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи
• Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
• Коммуникационные барьеры и пути их минимизации

Ассистентские функции секретаря

• Работа с информацией. Организация сервисного обслуживания руководителя
• Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя
• Планирование и оформление представительских расходов

Документирование управленческой деятельности (делопроизводство).

Задачи делопроизводственной службы организации.

Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.

• Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
• Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
• Требования ГОСТ Р 6 - 30 - 2003 к оформлению реквизитов, составляющих документ. Формуляры основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
• Особенности оформления конфиденциальных документов

Система организационно-распорядительной документации. Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание), их особенности.

• Специфика и роль распорядительных документов (приказы, решения, распоряжения)
• Информационно-справочные документы (служебные письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

Официально-деловой стиль и его требования.

Использование устойчивых языковых конструкций - клише. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста. Одноаспектность.

• Дизайн документа как средство повышения его эффективности
• Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы, пояснение и постскриптум, рубрикация, оформление цитат, формул, физических величин и т.п.
• Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые, пунктуационные ошибки. Требования к управленческой информации

Деловая переписка.

• Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация, и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения
• Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации
• Культура официальной переписки и ее основные принципы
• Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз
• Особенности переписки по электронной почте

Организация работы с документами.

• Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
• Документооборот, его количественные и качественные характеристики
• Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации
• Регистрация документов
• Правила формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура
• Определение сроков хранения документов. Задачи экспертной комиссии. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

Практическая часть.

• Анализ ошибок в оформлении писем и других документов
• Редактирование текста служебной записки, письма
• Разбор вариантов, предлагаемых слушателями
• Упражнения по стилистике

Деловой этикет. Культура делового общения.

Деловое общение и взаимодействие.

Психология делового общения, основные правила и приемы.

• Общение как многоплановый процесс установления и развития контактов
• Стили, аспекты, формы и средства общения
• Строусы и их влияние на результат общения
• Основные принципы современного этикета и их реализация в деловой практике
• Правила представления, обращения, приветствия, рукопожатий, прощания
• Визитные карточки: разновидности и правила использования

Речевой этикет.

• Диалоговое общение. Речевая культура. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Требования к языку и стилю деловой речи
• Нормативный, эстетический, психологический аспекты устной речи. Критика и комплимент как элементы контактологии. Правила конструктивной критики
• Язык и стиль деловой речи. Громкость, чистота речи и произношение. Интонации, темп речи, артикуляция. Необходимая составляющая деловых встреч – неформальная беседа, «Small talk»
• Психологическая культура устной речи. Законы деловой риторики
• Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов
• Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и переговоры. Грамотность – необходимое требование к речи делового человека
• Законы деловой риторики и их использование в деловой практике
• Использование вопросов разных типов для регламентации беседы. Определение статуса партнеров по общению, служебная субординация

Техника речи.

• Основные голосовые характеристики: звучность, оптимальная сила, темп, тембр, высота, четкость дикции
• Постановка речевого дыхания, работа над правильной дикцией и орфоэпией

Современный телефонинг.

• Служебный телефон: правила эффективного использования
• Особенности общения по телефону. Отсутствие визуальных средств общения и рациональное использование акустических средств
• Учет особенностей собеседника при ведении телефонного разговора. Способы урегулирования конфликтных ситуаций
• «Золотые правила» телефонного этикета
• Основные принципы телефонного общения. Структура телефонного разговора: «Словесное рукопожатие» и его составляющие
• Тайминг. Правила для основной части разговора
• Возможности вашего голоса. Необходимость учитывать особенности собеседника при передаче информации
• Типичные ошибки телефонного общения
• Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов
• Подготовка к «исходящему звонку», составление плана предстоящего разговора, фиксирование полезной информации
• Как пользоваться телефоном в присутствии посетителя. Стандарты «правильного» телефонного разговора
• Приемы работы с конфликтным собеседником. Словесное поощрение и поддержка
• Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю

Самопрезентация. Формирование позитивного имиджа.

• Имидж как средство делового общения. Факторы, влияющие на формирование позитивного и негативного имиджа
• Зависимость первого впечатления от невербальных средств общения (жестов, поз, мимики, интонаций, тембра голоса и др.). «Эффект магнита»
• Как завоевать внимание и симпатию собеседника. Приемы аттракции. Создание ситуации раппорта, приемы «подстройки»
• Эффект визуального имиджа. Требования к внешнему виду и невербальному репертуару сотрудника. Выбор одежды, прически, украшений для деловых мужчин и женщин. Влияние цвета, линии, фактуры на формирование профессионального имиджа

Основы конфликтологии.

• Виды конфликтов и причины их возникновения. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта. Типы конфликтогенов
• Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева. Правила бесконфликтного общения
• Действия секретаря в конфликтных ситуациях. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
• Стратегии поведения в конфликте. Этапы разрешения конфликтной ситуации. Профилактика конфликта

Правила делового этикета при проведении протокольных мероприятий.

• Прием делегаций. Разработка двух вариантов программы пребывания, порядок представления членов делегации, рассадка в автомашины
• Визит вежливости (протокольный визит), его цели, продолжительность, правила завершения
• Основные виды приемов: с рассадкой, без рассадки Подготовка и рассылка приглашений, ответы на них
• Выбор одежды для приема в зависимости от его вида
• Правила рассадки, культура поведения за столом, произнесение тостов, особенности поведения на приемах типа «фуршет», «коктейль», шведский стол» и неформальных приемах
• Правила поведения в общественных местах: на улице, в общественном транспорте, самолете, поезде, на борту судна, в театре, ресторане
• Деловые подарки: выбор, вручение, принятие. Подарок фирме, главе фирмы, рекламный подарок
• Выбор цветов для украшения стола, для подарка

Этикет переписки.

• Формы обращения, заключительные формулы вежливости
• Особенности поздравлений и писем личного характера
• Сроки отправки писем-ответов
• Нетикет. Правила поведение в сети

Практикум.

• Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи
• Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности
• Голосо-речевой тренинг
• Дикционные упражнения
• Упражнения на дыхание
• Упражнения на развитие голоса
• Невербальные коммуникации

Экспресс-урок «Базовые вопросы оформления трудовых отношений в организации».

Локальные нормативные акты (ЛНА): порядок разработки и внедрения.

• Обязательные ЛНА: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, график отпусков
• ЛНА, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: положение о премировании, положение о найме персонала, положение о проведении аттестации, инструкция по кадровому делопроизводству, должностные инструкции и др.

Прием на работу.

• Трудовой договор. Срочный трудовой договор. Обязательные и дополнительные условия трудового договора
• Гражданско-правовые договоры (ГПД). Отличия ГПД от трудовых договоров
• Пошаговая процедура оформления приема на работу

Перевод работника.

• Виды переводов: постоянный и временный перевод, перемещение, перевод, не требующий согласия работника, временный перевод по медицинским показаниям
• Пошаговая процедура оформления перевода работника

Увольнение.

• Особенности расторжения ТД по инициативе работника и по инициативе работодателя
• Пошаговая процедура увольнения

Отпуск.

• Виды отпусков
• График отпусков. Порядок подготовки графика отпусков: что необходимо учесть. Периоды, включаемые и не включаемые для подсчета стажа, дающего право на отпуск
• Пошаговая процедура оформления отпуска

Ведение табеля учета рабочего времени.

Командировки.

• Пошаговая процедура оформления командировки

Дисциплинарные взыскания.

• Виды взысканий
• Процедура наложения дисциплинарного взыскания
• Снятие дисциплинарного взыскания

Трудовые книжки.

• Требования к заполнению трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовой книжки
• Оформление трудовой книжки впервые, заполнение титульного листа
• Внесение записи о приеме, переводе, увольнении, поощрении
• Особенности заполнения вкладыша в трудовую книжку
• Учет и хранение трудовых книжек
• Внесение изменений в трудовую книжку
• Исправления в трудовой книжке
• Порядок выдачи трудовой книжки
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Личные дела работников.

Журналы регистрации: обязательные и необязательные.

Номенклатура дел кадровой службы.

Хранение и уничтожение кадровой документации.

• Сроки хранения документов
• Экспертиза ценности кадровой документации