АХО и секретарское делопроизводство: от основ к мастерству. Современные технологии

Введение в АХО.

• Приветственное слово.
• Цели и задачи семинара.
• Что такое АХО: определение, цели, структура.
• Роль и место офис-менеджера/секретаря/делопроизводителя в системе АХО.

Планирование и бюджетирование АХО

• Оценка потребностей офиса: расходные материалы, оборудование, услуги.
• Составление бюджета АХО: статьи расходов, методы расчета.
• Оптимизация затрат на АХО: поиск поставщиков, заключение договоров, контроль расходов.
• Практическое задание: Составление предварительного бюджета АХО для условного офиса.

Организация рабочего пространства

• Эргономика рабочего места: как создать комфортное и безопасное пространство.
• Оптимизация хранения документов и материалов: системы классификации, архивирование.
• Обеспечение чистоты и порядка в офисе: организация уборки, выбор клининговой компании.
• Практическое задание: Анализ рабочего места и выработка рекомендаций по его оптимизации.

Управление закупками и взаимодействием с поставщиками

• Поиск и оценка поставщиков: критерии выбора, сбор информации, анализ предложений.
• Заключение договоров: основные условия, юридические аспекты.
• Контроль качества поставляемых товаров и услуг.
• Взаимодействие с поставщиками: построение долгосрочных партнерских отношений.
• Практическое задание: Составление запроса предложений для поставщиков офисной техники.

Обеспечение безопасности и охраны труда в офисе

• Пожарная безопасность: инструкции, эвакуация, средства пожаротушения.
• Охрана труда: организация инструктажей, обеспечение средствами защиты.
• Оказание первой медицинской помощи: алгоритм действий, аптечка.
• Действия в чрезвычайных ситуациях: разработка плана, проведение учений.
• Практическое задание: Разработка плана эвакуации при пожаре для условного офиса.

Дискуссия, ответы на вопросы, подведение итогов первого дня

Организация документооборота

• Основные принципы документооборота.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Систематизация и хранение документов: бумажный и электронный архив.
• Контроль исполнения документов.
• Практическое задание: оформление журнала входящей корреспонденции.

Деловая переписка и этикет

• Правила составления деловых писем различных видов (письмо-просьба, письмо-ответ, сопроводительное письмо и т.д.).
• Язык деловой переписки: стилистика, грамматика, пунктуация.
• Электронная переписка: правила оформления, этикет.
• Телефонный этикет: правила ведения телефонных разговоров.
• Практическое задание: Написание делового письма (на выбор).

Организация встреч и мероприятий

• Планирование и подготовка встреч и совещаний.
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, оформление документов.
• Проведение корпоративных мероприятий: выбор места, составление программы, организация питания.
• Протоколирование: ведение протоколов совещаний.
• Практическое задание: Составление плана организации деловой поездки.

Работа с оргтехникой и программным обеспечением

• Обслуживание и ремонт оргтехники: основные правила.
• Использование офисных программ для автоматизации работы.
• Облачные сервисы для совместной работы: организация доступа, резервное копирование данных.
• Инструменты для управления проектами и задачами.

Развитие профессиональных компетенций и личная эффективность

• Тайм-менеджмент: планирование рабочего времени, расстановка приоритетов.
• Управление стрессом: методы релаксации, профилактика выгорания.
• Коммуникативные навыки: умение эффективно общаться с коллегами и клиентами.
• Саморазвитие и повышение квалификации: чтение профессиональной литературы, посещение тренингов и семинаров.
• Как выстроить карьеру в административно-хозяйственной сфере.

Заключительная дискуссия, ответы на вопросы, вручение сертификатов.