Делопроизводство и архив на предприятиях различных форм собственности

Нормативно-методическая база ДОУ и архивного дела

• Законодательные акты Российской Федерации
• Законодательные акты субъектов Российской Федерации
• ГОСТы по делопроизводству
• Методические рекомендации по ведению делопроизводства на предприятиях различных форм собственности
• Постановления, приказы, распоряжения органов государственной и исполнительной власти в области документооборота и архивного дела

Правила оформления документов ГОСТ Р 7.0.97–2016

• Требования к бланкам документов
• Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам
• Оформление отметок о движении документов в организации
• Требования к согласованию, подписанию и утверждению документов
• Требования к печатям, отметке о заверении копии
• Регламентация правил оформления документов в организации

Правила составления документов

• Понятие классификации документов
• Требования к составлению организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству)
• Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
• Требования к составлению докладных и объяснительных записок

Номенклатура дел и оперативное хранение дел

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Разработка номенклатуры дел организации
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
• Формирование дел
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Формирование дел

• Хронологическо-структурная систематизация дел
• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения.
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Техническая обработка и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения

Составление описи дел

• Понятие описи дел, виды описей
• Порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Электронные документы и электронные архивы

• Современные средства автоматизации работы архивов организаций
• Электронный архив. Новые технологии организации электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Принципы и условия для организации Электронных архивов
• Организация Электронного архива
• Правила хранения, использования и уничтожения электронных документов
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде
• Описи электронных документов/ Составление описи дел электронных документов
• Хранение электронных документов
• Современные средства автоматизации работы архивов организаций
• Техника и технологии организации электронных архивов
• Обеспечение надёжной и долговременной сохранности документов в электронном виде

Правила организации архива на предприятии

• Понятие архива организации
• Условия создания архива организации в организациях с различной структурой
• Виды архивов и их функции
• Основные организационные документы архива
• Обязанности, задачи и права архивных работников
• Оборудование архива, требования к помещениям
• Оптимальные условия хранения документов
• Организация размещения документов и ведение информационной работы по документам архива

Организация работы архива и учет документов архива

• Правила размещение дел в архивохранилище и условия их хранения
• Поиск архивной информации
• Методика поиска документов в архиве: составление пофондовых и постелажных указателей
• Проверка наличия и состояния документов архива
• Ведение информационной работы по документам архива
• Выдача дел из архива
• Использование документов архива.
• Правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем по различным запросам

Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения

• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
• Правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению