Документоведение и документационное обеспечение управления

Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

• Схема: нормативно-методическая база
• Полезные ссылки на нормативно-законодательную базу

Основные понятия и термины. Документ, подлинник, копия, дубликат. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Система управления документами: делопроизводство, документирование, документооборот, оперативное хранение документов. Использование документов.

• Список источников и литературы
• Интеллект карта: виды документов

Реквизиты документов. Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам. Оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Шрифты, интервалы, нумерация страниц и разделов, заголовки разделов, оформление таблиц и др. Бланки документов. Классификация бланков. Требования к бланкам документов. Реквизиты бланков. Проектирование бланков и шаблонов документов

• Текст и методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Альбом: как оформить реквизиты документов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Образцы бланков с расположением реквизитов

Система организационно-распорядительных документов. Организационные документы. Составление и оформление положений, регламентов и инструкций. Распорядительные документы: составление и оформление приказов, распоряжений, протоколов. Структура приказа. Отличие приказов от распоряжений. Издание распоряжений. Протоколы. Протоколы: оформление и составление. Текст протокола. Краткие и полные протоколы. Информационно-справочные документы: оформление писем, служебных записок, актов, доверенностей.

Виды писем. Составление и оформление текста письма. Формулировки. Обращение. Информационная часть. Заключительная часть. Этикетная рамка.

• Методические рекомендации к изучению раздела
• Рабочая тетрадь к разделу документирование
• Альбом типовых форм документов
• Образцы различных видов управленческих документов

Общие принципы обработки документов. Принципы и правила организации документооборота. Маршрутизация документопотоков. Порядок обработки входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация поступающих, документов и создание информационно-поисковой системы. Согласование документов. Подписание, утверждение и регистрация документов. Роль службы ДОУ в организации документооборота и совершенствовании документооборота.

Регламентация документооборота в организации. Контроль, степень и виды. Уровни контроля в делопроизводстве. Этапы контроля. Виды сроков исполнения документов. Технология контроля. Отчет по контролю за исполнением документов.

• Рабочая тетрадь по документообороту
• Схемы документооборота и движения документов
• Примерный перечень нерегистрируемых документов
• Перечень документов, подлежащие согласованию
• Образцы журналов регистрации и учета документов

Терминология. Понятие «Электронный документ» и «Электронная подпись». Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи. Форматы электронных документов. Электронная квалифицированная подпись. Доказательная сила электронных документов. Переход на обмен электронными документами Современные компьютерные и информационные технологии работы с документами. Внедрение системы электронного документооборота СЭД. Организация хранения электронных документов. Сроки хранения электронных документов. Электронные шаблоны бланков документов. Маршрутизация электронных документов. Регламентация маршрутизации. Организация электронного взаимодействия между организациями. Бизнес-процессы в СЭД.

• Соглашение о применении ЭДО и СЭД
• Бизнес-процессы в СЭД
• Работа с входящими документами и исходящими документами в СЭД
• Контроль поручений руководителя и исполнительской дисциплины в СЭД
• Работа с договорами в СЭД

Понятие и особенности конфиденциальной информации. Нормативно-правовая база. Организационные меры в системе конфиденциального делопроизводства (КД). Формы организации КД. Локально-нормативные акты в сфере КД. Организация конфиденциального документооборота. Группировка КД в дела. Работа с персональными данными

• Перечни информации и сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну
• Перечень информации конфиденциального характера в организации любой
• Порядок создания перечней конфиденциальной информации,
• Схемы по коммерческой тайне и конфиденциальной информации
• Образцы документов и локально-нормативных актов по работе с конфиденциальной информацией

Номенклатура дел. Порядок разработки и ведения. Принципы систематизации документов в дела Формы номенклатуры дел. Алгоритм работы с номенклатурой дел. Сбор информации о делах. Индексация подразделений. Систематизация разделов номенклатуры и заголовков дел. Установление сроков хранения дел. Согласование и утверждение номенклатуры дел. Закрытие номенклатуры дел и составление итоговой записи. Оптимизация номенклатуры дел

Бонусы:

• Методические рекомендации по разработке номенклатуры дел.
• Рабочая тетрадь номенклатура дел
• Образцы номенклатуры дел

Центр компетенций по управлению документами. Функции и структура подразделения. Расчет численности службы делопроизводства. Организационные документы службы ДОУ. Положение о структурном подразделении. Инструкция по делопроизводству. Структура инструкции по делопроизводству. Памятки. Регламентация деятельности подразделения. Профессиональные стандарты. Библиотека ЛНА и регламентирующих документов компании

Бонусы:

• Образы положения о структурном подразделении и инструкции по делопроизводству
• Профстандарты работников ДОУ
• Должностные инструкции
• Образцы регламентов