Электронные архивы и электронные документы: проблемы организации и перспективы

Нормативно-правовая база

• Законодательная, нормативно-правовая и методическая база организации архива документов в электронной форме.
• Новое в российском законодательстве. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015).
• Правила делопроизводства (2016) по работе с документами в электронной форме.
• Новые понятия в работе с электронными документами (ГОСТ Р 7.0.8—2013. Термины и определения), Стандарты серии 30300.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документов.
• Методические рекомендации и функциональные требования по организации работы с электронными документами в архивах организаций. Государственная политика в области перехода к электронным документам.
• Электронная подпись. Федеральный закон «Об электронной подписи» (ред. 2014). Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Проблемы обеспечение юридической значимости документов, подписанных ЭП при их хранении.

Организация электронного архива

• Место службы ДОУ в системе управления. Статус электронного архива, связи с текущим делопроизводством. Управление документами, управление жизненным циклом документов.
• Особенности работы с документами в электронной форме (ЭД) в текущем делопроизводстве.
• Направления комплектования электронного архива. Организация сканирования, ретроконверсия, индексация.
• Учёт электронных документов.
• Организация хранения ЭД. Обеспечение сохранности.
• Использование документов архива, организация доступа к архиву ЭД.
• Номенклатура дел. Экспертиза ценности, сроки хранения электронных документов. Выделение дел к уничтожению.

Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения

• Основные требования к программному обеспечению.
• Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации управления документами, достоинства и недостатки различных вариантов.
• Основные критерии выбора систем комплексной автоматизации.
• Проблемы внедрения автоматизированных систем.
• «Облачные» технологии. Концепция SaaS (Software as a Service). Преимущества и недостатки.
• Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: зарубежные и отечественные разработки. Их основные отличия, преимущества и недостатки конкретных решений.