«Команда двух»: пять ролей помощника руководителя
семинар
Данный курс больше не проводится. Предлагаем курсы на замену
Цель семинара
- узнать о современных тенденциях в развитии профессии;
- понять свое предназначение и место в "Команде двух";
- открыть новые возможности для своего профессионального развития;
- по-новому взглянуть на привычные ситуации;
- помочь своему руководителю быть успешным.
В программе семинара
Введение
- Современные тенденции в развитии профессии
- Направления деятельности ассистента руководителя и возможности для развития
- Ролевой портрет управляющего ассистента
Роль 1: "Менеджер телефонной поддержки"
- Понятие телефонной поддержки
- возможные форматы и объем
- полная телефонная поддержка: трудности и преимущества
- необходимый уровень компетентности ассистента
- Взаимодействие сторон
- согласование бизнес-процесса приема звонков для руководителя
- Создание телефонной репутации
- формулы приветствий и представлений
- "сканирование" входящих звонков
- выход из затруднительных ситуаций в начале разговора
- Равноценная замена как компетенция управляющего ассистента
- цели равноценной замены
- четыре подхода, возможные сценарии, их реализация и сравнение по эффективности
- Управление "трудными" звонками: цели и тактика
- Телефонная дипломатия
- "Скажи, что меня нет": трудности "перевода"
- необходимость дипломатии, форма и содержание
- цели и главные принципы
- Планирование и проведение исходящих звонков
Роль 2: "Управляющий приемной"
- Многогранник качества управления приемной
- "До…": подготовка
- Взаимодействие сторон
- согласование бизнес-процесса приема посетителей
- Предварительная информированность
- преимущества информации для всех вовлеченных сторон
- способы получения информации
- Территория профессионального комфорта
- рекомендации по оформлению приемной
- основы бизнес-поведения ассистента в приемной
- Взаимодействие сторон
- "Во время…": гость в вашем офисе
- протокол первых секунд (встреча посетителя)
- создание оптимальных условий ожидания
- возможные ситуации и их решение (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, "ранний гость", визит без предварительной договоренности)
- сервисное сопровождение деловой встречи (формальный и компромиссный форматы сервировки, очередность и приоритеты сервиса)
- протокол последних секунд (завершение визита)
- "После…": оценка и анализ результатов
Роль 3: "Дирижер времени"
- Самоорганизация по стратегии семи шагов
- Шаг первый: временная инвентаризация рабочего дня.
- Шаг второй: определение собственного рабочего стиля, "ловушек" времени и анализ полученных результатов
- Шаг третий: постановка целей. Принцип SMART: пять главных критериев цели.
- Шаг четвертый: планирование деятельности для достижения целей. Способы, правила и преимущества планирования. Выбор и ведение ежедневника.
- Шаг пятый: расстановка приоритетов. Метод АВС (по срочности), принцип Парето (по важности) и метод Эйзенхауера (комбинированный).
- Шаг шестой: реализация планов. Способы создания резервов времени. Методы достижения установленных сроков. Закон Паркинсона и закон Мэрфи. Меры по устранению основных "ловушек" времени: "синдром откладывания", отвлекающие факторы, вынужденные перерывы и др. Умение сказать "нет".
- Шаг седьмой: контроль результатов. Подведение и анализ итогов дня и недели.
- "Общий" ассистент
- Особенности работы для нескольких сотрудников и руководителей: фиксирование заданий, принципы расстановки приоритетов, действия в случае конфликта сроков выполнения.
- Организация руководителя
- Главные принципы планирования рабочего времени руководителя.
- Рекомендации по ведению ежедневника руководителя.
Роль 4: "Организатор деловых встреч"
- "До…" (подготовка): определение цели, времени и места проведения; разработка плана подготовки; список участников и их оповещение; подготовка помещения и информационных материалов; управление бюджетом мероприятия.
- "Во время…" (проведение): встреча и регистрация участников; информационное обеспечение мероприятия; получение обратной связи от участников (анкетирование).
- "После…" (анализ): анализ результатов и корректировка плана организации последующих мероприятий.
Роль 5: "Впередсмотрящий"
Результат посещения семинара
Приняв участие в программе, вы сможете:
- научиться выполнять основные традиционные функции на более высоком профессиональном уровне;
- сделать первый шаг на пути перехода с традиционного на управляющий уровень поддержки руководителя.
Для кого предназначен семинар
ассистенты, референты, помощники и секретари руководителей с начальным и средним опытом работы
Раздаточные материалы
Участники получат подробный и полезный буклет, материалы которого просто и удобно использовать в ежедневной работе.
Преподаватели семинара
Марина Орлова, автор программы, тренер-консультант Школы менеджеров "Арсенал", имеющая многолетний практический опыт административной и кадровой работы в транснациональной корпорации, член Международной ассоциации профессиональных администраторов (США), автор книг "Телефонный арсенал администратора" и "Команда двух. Шесть ролей помощника руководителя" (издательство Добрая Книга).
Отзывы
Похожие курсы
Посмотрите похожие семинары для помощников руководителя (224) и выбирайте подходящее! Обращаем ваше внимание на список тренингов для секретарей (253), а также вам могут быть интересны курсы для тренеров (125), полный список курсов и приятная скидка!
Подождите, идет загрузка информации...