Командировочные и представительские расходы: как оформить и не допустить ни конфликта с работниками, ни налоговых ошибок

Несмотря на то, что командировочные и представительские расходы в деятельности любой организации встречаются очень часто, аудиторские проверки показывают, что и ошибки в их отражении допускаются также часто.

Во-первых, в этих расходах присутствуют проблемные вопросы практически по всем налогам и сборам – по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и взносам в страховые фонды.

Во-вторых, проблемы связаны с документальным оформлением этих расходов: какие внутренние регламенты должна утвердить каждая организация для регулирования таких расходов, какими первичными документами они должны быть подтверждены, что делать, если командированный сотрудник предъявит к оплате документы сомнительного вида – возможно, даже фальшивые.

На эти, а также на многие другие вопросы мы ответим в ходе нашего семинара: можно ли удержать у сотрудника расходы на билет, если он опоздал на самолет; как оплачивать работнику заработную плату и суточные, если он заболел в командировке; как списать безнадежную задолженность по подотчетным средствам; в какой момент следует удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы по невозвращенным подотчетным средствам. Казалось бы, мы учли самые сложные и запутанные ситуации – но, возможно, именно Ваш вопрос на семинаре станет для нас той новостью, которая пополнит «копилку» ответов на сложные вопросы командировочных и представительских расходов.

• Основные требования к организации расчетов с подотчетными лицами. Нормативные документы, локальные нормативные акты организации, организация документооборота. Материальная ответственность работников и условия ее возникновения. Расчеты с подотчетными лицами наличными (в кассе организации) и с использованием банковских карт.
• Понятие служебной командировки; порядок организации командировок и возмещения расходов командированным работникам; документальное оформление командировок.
  • расчет и выплата суточных;
  • компенсация расходов на проезд и проживание;
  • поездка в командировку на автомобиле;
  • гостиничные услуги помимо проживания;
  • пользование залом повышенной комфортности аэропорта;
  • особенности учета расчетов по загранкомандировкам;
  • однодневные командировки;
  • организация проезда и проживания через туристическую фирму;
  • налогообложение выплат по командировкам: налог на прибыль и НДФЛ. Проблемы налоговых вычетов по НДС в части командировочных расходов.
• Заполнение табеля и оплата труда во время командировки: присутствие на работе в день командировки, больничный во время командировки и проч.
• Утеря работником подтверждающих документов или представление дефектных документов, опоздание на транспорт, изменение маршрута, совмещение командировки с отпуском, аренда квартир у частных лиц, прочие сложные моменты.
• Учет расчетов с подотчетными лицами по оплате хозяйственных расходов: документирование, отражение в учете. Учет использования подотчетных сумм на приобретение ТМЦ, включая ГСМ, канцтовары и прочее. Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами через подотчетных лиц: необходимость договоров и иных документов, лимит расчетов наличными денежными средствами, соблюдение кассовой дисциплины. Требования к документам, подтверждающим расходование подотчетным лицом денежных средств для хозяйственных нужд. Налоговые последствия по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ. Новые возможности учета канцтоваров согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы».
• Учет использования подотчетных сумм на представительские расходы. Понятие о представительском мероприятии. Основные документы, которые необходимы для подтверждения расходов по налогу на прибыль. Сложные моменты: где можно организовать представительское мероприятие и где нельзя, можно ли оплатить расходы на алкоголь, как оформить списание продуктов и прочее.
• Часто допускаемые ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами и сложные ситуации.
• Ответы на вопросы, практические рекомендации.