Построение эффективной системы делопроизводства с «0»

Нормативно-методическая база ДОУ . Новые требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97–2016

• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
• Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97–2016
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Создание унифицированных форм управленческих документов
• Требования к бланкам документов
• Требования к реквизитам, придающим юридическую силу документам
• Оформление отметок о движении документов в организации
• Требования к согласованию, подписанию и утверждению документов
• Требования к печатям, отметке о заверении копии
• Регламентация правил оформления документов в организации
• Ведение Табеля и Альбома форм управленческих документов

Правила составления документов

• Виды документов, их назначение. Понятие классификации документов
• Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
• Требования к составлению докладных и объяснительных записок
• Составление и оформление управленческой документации
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
• Составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
• Редактирование текстов служебных документов

Принципы построения документооборота в организации

• Этапы движения документов в организации
• Порядок обработки документов
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Принципы работы со входящими, исходящими и внутренними документами
• Основные направления совершенствования документооборота в организации
• Методы обследования документооборота: построение документограмм, оперограмм, маршрутно-технологических карт
• Схемы документооборота
• Показатели эффективности документооборота

Организация контроля исполнения документов

• Контроль рабочего процесса над документами
• Контроль эффективности показателей бизнес-процессов
• Контроль исполнительской дисциплины работы с документами и поручениями
• Регламентирующие документы в контроле исполнения
• Правила организации и формы контроля исполнения документов на предприятии
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Разработка номенклатуры дел организации
• Правила оформления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
• Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Правила оформления номенклатуры дел
• Заполнение граф номенклатуры дел
• Правила согласования, подписания, утверждения номенклатуры дел
• Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Автоматизация документооборота на предприятии

• Понятие электронного документа: основные термины и определения. Понятия «метаданные», «жизненный цикл Электронного документа»
• Применение положений национальных стандартов в работе с электронными документами
• «Типовые требования по управлению электронными официальными документами»
• Придание юридической силы электронным документам
• Электронная подпись и ее использование в документообороте организации
• Внедрение систем автоматизации
• Понятие системы электронного управления документами (ЭУД)
• Понятие систем электронного документооборота (СЭД)
• Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
• Критерии выбора СЭД. Внедрение СЭД. Оценка эффективности
• Мониторинг ключевых показателей бизнес-процессов с помощью СЭД/ЕСМ
• Решения и механизмы построения аналитических отчетов
• Оптимизация бизнес-процессов с помощью СЭД
• Взаимосвязь систем электронного документооборота и электронного архива

Служба документационного обеспечения управления ДОУ в системе управления.

• Национальные и международные стандарты управлению документами в организации
• Стандарты менеджмента качества по управлению документами.
• Системы управления документами. Основные положения.
• Требования к составлению организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству доверенности, приказы о назначении ответственных)
• Функциональные обязанности сотрудников службы ДОУ. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н .
• Локально - нормативные акты, регламентирующие бизнес-процессы в сфере документационного обеспечения управления: регламенты, правила, положения. Стандарты.
• Инструкции по делопроизводству (ДОУ) Порядок разработки инструкции по делопроизводству
• Разработка ключевых показателей KPI основных бизнес-процессов службы ДОУ