Повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в условиях кризиса

День 1

Система управления и административное обеспечение в условиях
кризиса

• Основные элементы системы управления
• Роль и место административного обеспечения в системе
  управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения с учетом
  финансовых ограничений
• Объекты и инструменты управления исполнительного
  (административного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности
  исполнительного (административного) директора
• Требования к исполнительному (административному)
  директору в условиях кризиса
• Гибридный офис. Особенности управления
• Что можно оптимизировать (объекты оптимизации) в зонах
  ответственности исполнительного директора

Практикум «Анализ направлений, целей, объектов оптимизации в зонах
ответственности исполнительного директора»

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного
(административного) директора

• Организация комфортных условий жизнедеятельности в гибридном офисе
• Организация документационного обеспечения управления
  компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений,
  обеспечивающих высшее руководство (секретариат, прессслужба, служба персонального транспорта, курьерская служба,
  архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы
  офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности
  компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений,
  инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий,
  организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация
  транспорта
• Организационное развитие. Оптимизация организационной
  структуры
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного
(административного) директора, матрицы ответственности для своих
подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

• Классификация затрат для целей принятия управленческих
  решений
• Какие затраты должен планировать и контролировать
  административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений
  административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности подразделений
  административного (исполнительного) директора
• Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ
  минимизации потерь?
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений
  административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга,
  лизинга в деятельности исполнительного директора
• Facility management
• Fleet management

Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2

Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования
  к организации документооборота. Типовая инструкция
  по делопроизводству
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикумы:

• «Анализ инструкции по делопроизводству»
• «Анализ целевых показателей делопроизводственных
  операций»

Регламентация деятельности компании

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку
  и разрабатывать регламентирующие документы компании
• Регламентирующие документы в пределах компетенции
  административного директора
• Организация контроля регламентирующих документов

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

• Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены
  • и прочее закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения
  работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей
• Материальная ответственность водителей

День 3

Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих
подразделений

• Принципы разработки мотивационных схем персонала
• Структура компенсационного пакета подразделений
  административного (исполнительного) директора
• За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих
  подразделений
• Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать
  переменную часть заработной платы
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих
  подразделений
• Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих
  подразделений
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
• Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»

Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора

• Рассмотрение технологии оптимизации процессов
• Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
• Виды нотаций для оптимизации процессов

Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»

• По каким критериям оптимизируют процессы? Только
  по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
• C каких процессов начинать оптимизацию?
• Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях
  оптимизации затрат?

Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно
нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе.
• Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуациях
• Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или
  повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
• Как организовать бережливый офис?
• Примеры бережливого офиса, организации работы
  обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных
  компаниях

Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения
затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»