Практический курс по работе офиса

Практический семинар ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОФИСА (офис–менеджмент)

АДМИНИСТРАТИВНО–ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Организация снабжения офиса. Анализ предложений и цен на товары, система скидок. Обеспечение хозяйственными и канцелярскими товарами, офисными принадлежностями, создание запаса товаров. Учет товарно–материальных ценностей. Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда. Полная материальная ответственность. Передача товарно–материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса. Обеспечение функционирования офиса/здания. Обеспечение работы системы кондиционирования, вентиляции, увлажнения и т.д. Санитарные нормы и правила безопасности. Организация ремонтных работ. Охрана помещений. Работа с курьерскими службами.

ОПЕРАТИВНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РУКОВОДСТВА И СОТРУДНИКОВ

Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц. Оформление виз. Прием командированных. Оформление приглашений иностранным гражданам. Организация работы транспорта. Приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси. Организация питания и приемов. Питание сотрудников и гостей. Приемы на предприятии. Фуршеты, праздничные мероприятия. Оформление представительских расходов. Организация корпоративных мероприятий. Календарь корпоративных мероприятий. Затраты на организацию корпоративных мероприятий. Ответственность и полномочия организатора. Приглашенные и участники, оформление приглашений. Поздравление сотрудников и партнеров. Организация и проведение коллективного досуга.

Роль и место секретаря в работе организации. Современные квалификационные и международные требования к должности секретаря. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Должностная инструкция. Картотека текущих дел. Профессиональный имидж: вербальный, невербальный, кинетический. Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия. Организация рабочего места и рабочего времени: эргономика, освещение, расстановка предметов, дизайн. Делопроизводство в работе секретаря. Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства. Порядок оформления документов, виды бланков. Реквизиты документа. Подписание, согласование и утверждение документа, удостоверение печатью. Оформление управленческих решений руководства: приказы, указания, распоряжения, решения. Документирование работы коллегиальных органов. Оформление актов, справок, объяснительных записок. Ведение внутренней и внешней переписки. Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Основы деловой коммуникации. Правила ведения деловой беседы. Умение слушать собеседника, умение задавать вопросы. Получение необходимой и уточнение непонятой информации. Объем и содержание информации: как их соотносить между собой и регулировать. Завершение беседы, фиксация результатов. Ведение телефонного разговора в офисе. Если позвонили Вам: приветствие, предоставление необходимой информации, перераспределение звонков. Если звоните Вы: подготовка телефонного разговора, представление и приветствие. Завершение разговора, фиксирование и передача информации. Телефонный разговор в отсутствие руководителя. Общение с «проблемными» абонентами. Прием посетителей. Регистрация посетителей. Представление посетителей. Особенности приема особо важных посетителей, командированных, делегаций. «Проблемные» посетители. Общение с посетителями, если их в данный момент не могут принять. Подача чая, кофе. Организация переговоров. Подготовка зала, встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Участие секретаря и правила поведения при организации деловых приемов и культурной программы. Выбор подарков. Взаимоотношения с руководителем. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности. Взаимоотношения в коллективе. Особенности должностной позиции секретаря. Соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию. Доброжелательность. Роль секретаря в поддержании благоприятного психологического климата, соблюдение традиций, норм и правил поведения, принятых в организации. Возможные проблемы в общении с сослуживцами и пути их решения, предупреждение конфликтов. Основы саморегуляции, преодоление стресса и усталости.

Нормативно–правовые документы, регламентирующие делопроизводство. Законодательные акты об обязательности документирования. Законодательно-нормативно-методические акты о порядке составления и оформления документов и организации работы с ними. Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТом Р 6.30-2003. Унификация документов. Общероссийские унифицированные формы документов. Требования к бланкам документов. Реквизиты, придающие документу юридическую силу. Порядок подписания и утверждения, согласования документов. Резолюция руководителя. Документационное обслуживание деятельности фирмы. Входящая, исходящая и внутренняя документация. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов. Требования к текущему хранению документов: сроки хранения, порядок проведения экспертизы ценности документов, организация архивного хранения. Текущее хранение документов. Номенклатуры дел и их значение. Виды номенклатур дел. Требования к номенклатуре дел, порядок составления, оформления и работы. Формирование дел, оформление обложек, расположение документов в делах, ведение дел, хранение дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел. Экспертиза ценности документов. Порядок и этапы проведения. Экспертные комиссии организации. Сроки хранения документов. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Архив фирмы. Правовая основа деятельности архива. Положение об архиве. Комплектование архива. Классификация, учет и организация использования документов, справочная работа по документам архива. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Подготовка дел к архивному хранению. Обработка документов временного срока хранения. Подготовка документов по личному составу, долговременного и постоянного срока хранения. Составление описей дел. Порядок сдачи дел в архив. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

Культура служебных отношений. Служебная субординация. Отношения между коллегами, начальник – подчиненный, мужчина – женщина. Оформление и пользование визитной карточкой. Искусство дарить и принимать подарки. Речевой этикет. Культура речи, голос, язык и стиль деловой речи. Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция). Деловая беседа. Выбор индивидуального стиля, соответствующего имиджу компании. Приветствия и представления, рукопожатие, прощание. Фразы–обращения, способы, помогающие расположить к себе собеседника, правила постановки вопросов. Достижение согласия, завершение беседы. Умение говорить и принимать комплименты. Телефонный этикет. Корпоративные стандарты телефонного разговора. Телефонная вежливость, «телефонная улыбка». Речевые клише в телефонном общении; фразы, которых необходимо избегать. Домашний и офисный деловые звонки. Завершение нежелательного телефонного разговора. Правила приема в офисе. Место для приема, знакомство, регистрация. VIP–посетители – особенности приема. Прием командированных, делегаций, проблемных посетителей, форс–мажорные ситуации (непредвиденная задержка и пр.). Правила сервировки при подаче чая, кофе, прохладительных напитков. Этикет встреч и переговоров. Подготовка к встрече деловых партнеров. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы. Подготовка и проведение деловых переговоров. Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Виды официальных приемов в России и за рубежом: банкет-чай, тайм-кофе, фуршет, шведский стол, приглашение на обед и ужин. Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Когда бизнесу сопутствует прием пищи. Правила сервировки, столовые приборы и бокалы. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты. Внешность делового человека. Эффект мимики и улыбки. Психология рук. Элегантность поз и манер. Деловой гардероб. Аксессуары. Как одеваться при проведении переговоров, на совещаниях и официальных мероприятиях. Основные ошибки в оформлении внешности. Бесконфликтность. Культура поведения в конфликтных ситуациях, при проявлении агрессии. Техники снятия напряжения и стресса.