Расчеты с подотчетными лицами (командировочные и хозяйственные расходы): как оформить и не допустить ни конфликта с работниками, ни налоговых ошибок

семинар

Очный Корпоративный

ID 36028

Последний раз заказывали недавно

Несмотря на то, что командировочные и представительские расходы в деятельности любой организации встречаются очень часто, аудиторские проверки показывают, что и ошибки в их отражении допускаются также часто. Во-первых, в этих расходах присутствуют проблемные вопросы практически по всем налогам и сборам – по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и взносам в страховые фонды. Во-вторых, проблемы связаны с документальным оформлением этих расходов: какие внутренние регламенты должна утвердить каждая организация для регулирования таких расходов, какими первичными документами они должны быть подтверждены, что делать, если командированный сотрудник предъявит к оплате документы сомнительного вида – возможно, даже фальшивые. На эти, а также на многие другие вопросы мы ответим в ходе нашего семинара: можно ли удержать у сотрудника расходы на билет, если он опоздал на самолет; как оплачивать работнику заработную плату и суточные, если он заболел в командировке; как списать безнадежную задолженность по подотчетным средствам; в какой момент следует удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы по невозвращенным подотчетным средствам. Казалось бы, мы учли самые сложные и запутанные ситуации – но, возможно, именно Ваш вопрос на семинаре станет для нас той новостью, которая пополнит «копилку» ответов на сложные вопросы командировочных и представительских расходов.

В программе семинара

Основные требования к организации расчетов с подотчетными лицами. !!! НОВОЕ Положение о служебных командировках: что меняется по сравнению с Положением 2008 года.
Структура и содержание внутрифирменного Положения о командировках. Организация документооборота по командировочным расходам. Почему аванс должен быть выдан обязательно. Расчеты с подотчетными лицами наличными (в кассе организации) и с использованием банковских карт.
Понятие служебной командировки; порядок организации командировок и возмещения расходов командированным работникам; документальное оформление командировок.
Налоговые последствия командировочных расходов: расходы для целей налога на прибыль, обложение НДФЛ и страховыми взносами, НДС. Организация проезда и проживания через туристическую фирму (организатора поездок).
Порядок компенсации расходов командированного сотрудника:
- расходы на проезд: авиаперелет и посадочные талоны, платный выбор места, пользование ВИП-залом аэропорта, питание в стоимости билета, изменение маршрута и задержки в пути/раннее возвращение, использование такси, личного автомобиля и каршеринга;
- расходы на проживание: требования к подтверждающим документам, завтрак в стоимости номера и прочие услуги гостиниц, аренда квартир;
- расчет и выплата суточных. Командировки в ЛДНР и безотчетные суммы.
Заполнение табеля и оплата труда во время командировки: присутствие на работе в день командировки, оплата за рабочие и нерабочие дни, больничный во время командировки и проч.
Особенности расчетов по загранкомандировкам: дата признания расходов и выбор курса валюты для пересчета расходов в рубли. Пересчет в рубли валюты для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами. НДФЛ при длительных командировках за границу.
Сложные ситуации: если даты проезда не совпадают со сроками командирования, однодневные командировки, командировки непроизводственного характера. Командировки дистанционных (удаленных) сотрудников и совместителей. Особенности расчетов с контрагентами по договорам гражданско-правового характера (с физическими лицами без статуса индивидуальных предпринимателей).
Потери в командировках. Что делать в случае утери работником подтверждающих документов или представления дефектных документов, опоздания на транспорт, изменения маршрута, совмещения командировки с отпуском. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете расходов по несостоявшимся командировкам. Списание подотчетных сумм, по которым работник не отчитался.
Доплаты за разъездной характер работы.
Учет расчетов с подотчетными лицами по оплате хозяйственных расходов: документирование, отражение в учете. Учет использования подотчетных сумм на приобретение ТМЦ, включая ГСМ, канцтовары и прочее. Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами через подотчетных лиц: необходимость договоров и иных документов, лимит расчетов наличными денежными средствами, соблюдение кассовой дисциплины. Требования к документам, подтверждающим расходование подотчетным лицом денежных средств для хозяйственных нужд. Налоговые последствия по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ. Новые возможности учета согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Учет использования подотчетных сумм на представительские расходы. Понятие о представительском мероприятии. Основные документы, которые необходимы для подтверждения расходов по налогу на прибыль. Сложные моменты: где можно организовать представительское мероприятие и где нельзя, можно ли оплатить расходы на алкоголь, как оформить списание продуктов и прочее.
Ответы на вопросы, практические рекомендации.