Регулирование работы административно-хозяйственного отдела

1. Права, функции и ответственность отдела АХО. Функции руководителя и специалистов административно-хозяйственного отдела.

• Обеспечение крупных закупок любой техники.
• Покупка, распределение канцтоваров.
• Снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью.
• Оперативные действия по ремонту оборудования, профилактика от поломок.
• Ведение документооборота, баз данных, технических файлов.
• Уборка, ремонт, оформление помещений.
• Благоустройство уличной территории.
• Организация питания сотрудников компании.
• Организация своевременного транспортного передвижения.
• Организация зон отдыха, мест перекура, корпоративов.
• Взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями.
• Организация электрообеспечения, контроль над отопительной системой.
• Соблюдение санитарных, противопожарных норм.
• Набор сотрудников, оценка их работы.
• Внутреннее информирование персонала о новых актах, введениях, мероприятиях.

2. Подразделения АХО.

• Социально-бытовой.
• Материально-ресурсный.
• Планово-расчетный.

3. Что должен знать начальник хозяйственного отдела.

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся административно-хозяйственного обслуживания предприятия.
• Структуру предприятия и перспективы его развития.
• Порядок ведения табельного учета в организации.
• Средства связи, вычислительной и организационной техники.
• Порядок и сроки составления отчетности.
• Средства механизации ручного труда.
• Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги.
• Основы экономики, организации труда, производства и управления.
• Законодательство о труде.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Должностные обязанности начальника хозяйственного отдела.

• Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, а также контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
• Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составление смет хозяйственных расходов.
• Организация и проведение ремонта помещений, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ.
• Обеспечение подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
• Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечение ими структурные подразделения предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
• Контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
• Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.
• Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.
• Организация хозяйственного обслуживания совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
• Выполнение работ по организации табельного учета, составлению графиков отпусков и распорядка рабочего дня, обеспечению рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.
• Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
• Принятие мер по внедрению средств механизации труда.
• Руководство работниками отдела.

5. Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия.

• Организационная структура подразделения.
• Как руководителю АХО провести анализ текущего состояния и определить недостающие и излишние функции.
• Варианты распределения функций АХО. Построение взаимодействия службы АХО с другими службами предприятия.
• Коммуникации и взаимодействие служб АХО.
• Диспетчеризация работ.

6. Правовые вопросы в работе начальника АХО.

• Должностные инструкции сотрудников АХО.
• Положение о работе АХО.
• Типовые формы, бланки, заявки, приказы.
• Договорная работа.
• Анализ типовых видов договоров.
• Способы проверки контрагентов.
• Типичные ошибки при заключении договоров.
• Практика претензионной работы в деятельности АХО.
• Проверки контрольно-надзорных органов.
• Кто и что может проверить?
• Полномочия контролирующих органов и проверяющих лиц.
• Документы и локальные акты, позволяющие минимизировать негативные последствия проверок.
• Что нужно знать о порядке проведения процедур проверок и оформлении результатов проверок.
• Ответственность руководителя службы АХО.
• Материальная ответственность сотрудников.
• Учет материальных ценностей.
• Организация системы приемки, хранения, передачи.
• Контроль за поступлением и расходованием материалов.
• Инвентаризация: порядок, участники, документальное обеспечение.

7. Руководство административно-хозяйственным подразделением. Начальник хозяйственного отдела как руководитель.

• Контроль за работой сотрудников.
• Распределение обязанностей между ними.
• наблюдение за исполнением всех должностных инструкций.
• Набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
• Качества руководителя АХО: оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность.

8. Критерии поиска и выбора поставщиков услуг.

• Проведение тендеров на закупки.
• Практика использования “конъюнктурной справки”.
• Методики подсчета целесообразность выполнения отдельных видов работ своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков.

9. Участие АХО в обеспечении правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, экологической безопасности, противопожарной защиты, законодательства о труде, содержанию и эксплуатации основных фондов организации (зданий и сооружений).

• Обзор нового в законодательстве.

10. Сотрудничество АХО с другими отделами.

• Бухгалтерия.
• Производственный отдел.
• Юридический отдел.
• Отдел закупок.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел кадров.

11. Внутреннее информирование персонала.

• Организация оповещения о новых регламентах, документах, событиях.
• Контроль исполнения поручений.