Руководитель АХО. Управление административно-хозяйственной деятельностью и внутренними сервисами

Для кого:
административные директоры, директора по общим вопросам, заместители руководителей предприятий по АХД, начальники АХО и АХЧ, специалисты АХО, офис-менеджеры.

Административно-хозяйственный отдел (АХО) — это подразделение предприятия, обеспечивающее хозяйственное обслуживание, содержание зданий, помещений и территории, материально-техническое снабжение, эксплуатацию инженерных систем и организацию комфортных условий труда; руководитель АХО отвечает за управление этим подразделением, его бюджетом, персоналом и взаимодействием с другими службами. В современной модели АХО рассматривается как система управления инфраструктурой и внутренними сервисами, ориентированная на готовность объектов, качество сервиса и экономическую обоснованность решений. В зависимости от масштаба предприятия АХО может быть самостоятельным подразделением, частью административного департамента или совмещать функции с другими службами.

Актуальность темы:
Административно-хозяйственная деятельность напрямую влияет на бесперебойность работы предприятия, комфорт и безопасность сотрудников, а также на уровень непроизводственных затрат. Рост стоимости услуг подрядчиков, ужесточение требований контрольно-надзорных органов и необходимость оптимизации расходов делают управление АХО самостоятельной управленческой задачей, требующей не только исполнительских, но и управленческих компетенций. Переход от реактивного хозяйственного обслуживания к управлению инфраструктурой и сервисами требует новых инструментов: карт критичности объектов, паспортов сервисов, управления жизненным циклом имущества и работы с данными. Отдельного внимания требует разграничение зон ответственности между АХО и другими службами предприятия, поскольку дублирование функций ведёт к росту затрат и снижению управляемости.

Цель курса:
формирование у слушателей комплексного понимания задач административно-хозяйственной деятельности, развитие навыков организации работы АХО, управления бюджетом, персоналом, подрядчиками и документацией, а также освоение управленческих компетенций, необходимых руководителю АХО. Отдельная задача — освоение современной модели АХО как системы управления инфраструктурой и внутренними сервисами.

Участники обучения узнают:

• Задачи, функции и зоны ответственности административно-хозяйственного отдела.
• Порядок организации работы АХО и взаимодействия с другими службами предприятия.
• Правовые основы деятельности АХО, договорную работу и порядок действий при проверках.
• Принципы формирования бюджета АХО, закупок и выбора поставщиков услуг.
• Управленческие подходы к руководству подразделением АХО и цифровизации его деятельности.
• Современные инструменты управления инфраструктурой: карты критичности объектов, паспорта сервисов и рисков, диагностика зрелости АХО.

ПРОГРАММА

1. Задачи, функции и ответственность отдела АХО

• Покупка, хранение и выдача предметов и ценностей, необходимых для работы сотрудников компании.
• Ремонт помещений, устранение поломок имущества и контроль за состоянием помещений.
• Соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением рекомендаций.
• Материальная ответственность за ценности компании.
• Поиск фирм, предоставляющих коммунальные услуги, и заключение договоров на связь, интернет и коммунальные услуги.
• Контроль над обеспечением охраны здания, помещений и сотрудников.
• Современная модель АХО: от хозяйственного обслуживания к управлению инфраструктурой и сервисами.

2. Организация работы административно-хозяйственной службы предприятия

• Организационная структура подразделения.
• Анализ текущего состояния и определение недостающих и излишних функций.
• Варианты распределения функций АХО.
• Построение взаимодействия службы АХО с другими службами предприятия.
• Коммуникации и взаимодействие служб АХО.
• Диспетчеризация работ.
• Разбор реального процесса АХО и определение проблемных точек (практикум).

3. Правовые вопросы в работе АХО

• Должностные инструкции сотрудников АХО и положение о работе АХО.
• Типовые формы, бланки, заявки и приказы.
• Договорная работа и анализ типовых видов договоров.
• Способы проверки контрагентов и типичные ошибки при заключении договоров.
• Практика претензионной работы в деятельности АХО.
• Проверки контрольно-надзорных органов: полномочия, порядок проведения и оформление результатов.

4. Текущее обеспечение деятельности организации

• Организация рабочих мест, переговорных комнат и офисного пространства.
• Обеспечение снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, спецодеждой.
• Поддержание работоспособности оргтехники и создание запаса расходных материалов.
• Крупные разовые закупки: мебель, офисное оборудование.
• Организация питания сотрудников и выбор оптимального варианта корпоративного питания.
• Управление работой автотранспорта, автопарком компании и выбор между собственным парком и аутсорсингом.
• Внутренние сервисы АХО и паспорт хозяйственного сервиса.

5. Эксплуатация зданий, помещений и территории

• Контроль за исправностью инженерных систем.
• Составление смет хозяйственных расходов на содержание зданий, помещений и прилегающей территории.
• Выполнение заявок на мелкий ремонт.
• Организация и контроль качества ремонтных работ.
• Формирование стандартов чистоты помещений и территории.
• Уборка помещений и факторы, влияющие на качество и эффективность уборки.
• Управление готовностью объектов и карта критичности объектов (практическая работа).

6. Формирование и защита бюджета АХО

• Расчёт потребностей подразделения.
• Планирование расходов.
• Оптимизация бюджета на содержание хозяйственных объектов.
• Управление амортизационным фондом.
• Контроль за рациональным расходованием материалов и средств.
• Защита бюджета перед руководством предприятия.
• Экономика АХО: стоимость сервиса, бюджет и эффективность хозяйственных решений.
• Сравнение альтернатив и выбор экономически обоснованного хозяйственного решения (практический кейс).

7. Критерии поиска и выбора поставщиков услуг

• Проведение тендеров на закупки.
• Практика использования «конъюнктурной справки».
• Методики подсчёта целесообразности выполнения работ своими силами или с привлечением подрядчиков.
• Оценка надёжности и качества работы подрядных организаций.
• Контроль исполнения договоров подряда.
• Работа с рекламациями и претензиями к подрядчикам.
• Поставщики и подрядчики: от потребности до управляемого результата.
• Сравнение предложений потенциальных подрядчиков (практический кейс).

8. Участие АХО в обеспечении охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии

• Участие АХО в организации охраны труда и техники безопасности.
• Обеспечение производственной санитарии.
• Экологическая безопасность и противопожарная защита.
• Содержание и эксплуатация основных фондов организации.
• Обзор нового в законодательстве.
• Порядок действий при проверках органами контроля и надзора.
• Риски АХО: обязательные требования, безопасность, контроль и ответственность.
• Формирование паспорта риска и определение мер управления (практическая работа).

9. Сотрудничество АХО с другими отделами

• Взаимодействие с бухгалтерией.
• Взаимодействие с производственным отделом.
• Взаимодействие с юридическим отделом.
• Взаимодействие с отделом закупок.
• Взаимодействие с планово-экономическим отделом.
• Взаимодействие с отделом кадров.

10. Внутреннее информирование персонала

• Организация оповещения о новых регламентах, документах и событиях.
• Контроль исполнения поручений.
• Ведение документооборота и баз данных АХО.
• Организация и хозяйственное обеспечение мероприятий.
• Причины возникновения конфликтов в работе АХО и способы их решения.
• Управление стрессом в работе специалиста АХО.

11. Цифровизация службы АХО

• Обзор цифровых решений для управления административно-хозяйственной деятельностью.
• Автоматизация заявок и диспетчеризации работ.
• Учёт материальных ценностей и складских запасов в цифровой среде.
• Электронный документооборот в работе АХО.
• Контроль исполнения поручений и отчётность с использованием цифровых инструментов.
• Типичные ошибки внедрения цифровых решений в АХО и способы их избежать.
• Управление данными АХО и построение системы показателей.
• Диагностика зрелости АХО и определение приоритетных изменений (практическая работа).

12. Подразделения АХО и распределение функций

• Социально-бытовой блок подразделения.
• Материально-ресурсный блок подразделения.
• Планово-расчётный блок подразделения.
• Принципы распределения функций между блоками.
• Критерии выделения подразделений в зависимости от масштаба предприятия.
• Типичные ошибки при построении структуры АХО.

13. Руководитель АХО: знания, обязанности и управленческие компетенции

• Нормативные документы, регламентирующие административно-хозяйственное обслуживание предприятия.
• Структура предприятия и перспективы его развития.
• Порядок ведения табельного учёта, составления отчётности и графиков.
• Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния зданий и помещений.
• Участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов, составление смет.
• Руководство работниками отдела и контроль за исполнением должностных инструкций.
• Современный руководитель АХО: управление системой, командой, данными и развитием.

14. Управление персоналом АХО

• Контроль за работой сотрудников и распределение обязанностей.
• Наблюдение за исполнением должностных инструкций.
• Набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
• Оценка работы сотрудников и обратная связь.
• Мотивация и удержание персонала АХО.
• Качества руководителя АХО: оперативность, стрессоустойчивость, лидерство, организационный опыт, порядочность.

Ответы на вопросы участников. Практические рекомендации.

По желанию слушателей возможна оплата третьего и/или четвёртого дня обучения.
В эти дни проводятся практикум на основе кейсов участников и обсуждение актуальных вопросов.

Методы обучения:

• Теоретические лекции с примерами из практики.
• Разбор реальных кейсов и ситуаций.
• Практические задания по теме курса.