Секретарь-администратор, помощник руководителя (72 часа)
В современных условиях цифровизации и постоянного изменения бизнес-среды существует необходимость повышения уровня профессиональной подготовки секретарей и помощников руководителей, владеющих современными средствами коммуникации, делового общения и документооборота, а также способных работать в динамичной и многозадачной среде. Программа повышения квалификации «Секретарь-администратор, помощник руководителя» направлена на развитие профессиональных компетенций специалистов, обеспечивающих административно-организационную деятельность руководителя и офиса в целом.
Цель курса повышения квалификации
Формирование у слушателей профессиональных знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения административно-организационных функций. Освоение современных технологий делопроизводства, документооборота и работы с информацией. Развитие коммуникативных и управленческих компетенций, необходимых для взаимодействия с руководством, партнёрами и клиентами.
В программе курса повышения квалификации
Модуль 1. Информационно-коммуникационная поддержка руководителя. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
- Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
- Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
- Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
- Подготовка презентаций по указанию руководителя.
- Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
- Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
- оставлять план поездки руководителя.
- Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.
Организация телефонных переговоров руководителя.
- Ведение базы телефонных контактов руководителя.
- Соединение руководителя с конкретными абонентами.
- Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
- Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
- Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
Организация командировок руководителя.
- Порядок подготовки и проведения командировок..
- Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя..
- Оформлять авансовые отчеты руководителя..
- Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя..
- Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя..
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
- Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных..
- Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия..
- Составление сметы расходов..
- Основы написания речей и докладов руководителя..
Модуль 2. Административно-документационная поддержка руководителя
Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.
- Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
- Принципы, способы информирования сотрудников.
- Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
- Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.
Организация работы с документами в приемной.
- Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
- Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
- Учет документов, поступающих на имя руководителя.
- Организация доставки документов исполнителям.
- Создание и ведение базы данных документов руководителя.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Контроль исполнения документов и поручений руководителя.
- Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.
Модуль 3. Организационно-административная поддержка деятельности руководителя
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.
- Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
- Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
- Организация встреч трудового коллектива с руководством.
- Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
Обеспечение руководителя информацией.
- Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
- Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
- Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.
Организация исполнения решений руководителя.
- Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
- Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
- Контроль исполнения решений руководителя.
- Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
Результат посещения курса повышения квалификации
Чему вы научитесь:
- Изучите принципы организации и планирования административной деятельности
- Сможете вести деловую переписку, оформлять документы в соответствии с требованиями делопроизводства
- Овладеете навыками делового общения, тайм-менеджмента и организации рабочего времени руководителя
- Будете обеспечивать координацию деятельности подразделений и информационную поддержку управленческих решений
Для кого предназначен курс повышения квалификации
Секретарям
Референтам
Персональным секретарям
Секретарям службы ресепшн
Помощникам руководителя
Служащим, занятым приемом и информированием посетителей
Метод ведения
Программа повышения квалификации, заочная форма с использованием дистанционных образовательных технологий.
Раздаточные материалы
Методический материал
Документ по окончанию курса повышения квалификации
Отзывы
Похожие курсы
Подождите, идет загрузка информации...