Управление документами и контроль документооборота
Об авторе и ведущем семинара
Автор семинара имеет огромный практический опыт в сфере управления документацией коммерческих предприятий в качестве начальника отдела документационного обеспечения управления, управляющего делами, руководителя управления делопроизводства, руководителя центра корпоративных стандартов, бизнес-помощника председателя совета директоров акционерного общества. Программа семинара построена на основании собственного практического опыта ведущего, с минимумом теории, с решениями кейсов и практических заданий.
Реализованные проекты в сфере управления документацией:
- Создание отдела документационного обеспечения управления с «нуля».
- Организация работы секретариата совета директоров с «нуля».
- Внедрение системы электронного документооборота с «нуля», электронного архива.
- Разработка системы нормативной и регламентной документации, корпоративных стандартов.
- Разработка и внедрение системы контроля исполнения решений.
- Создание корпоративного информационного портала.
- Организация системы внутренних (бумажных и электронных) коммуникаций.
- Участие во внедрении системы менеджмента качества (по стандарту ISO 9001:2000).
Цель семинара
Все нормативные акты по делопроизводству для коммерческих компаний в нашей стране имеют рекомендательный или ознакомительный характер, поэтому ознакомление с ГОСТами, методическими рекомендациями и правилами очень важно, но не поможет ответить на вопрос, как в реальности управлять документами и организовать делопроизводство.
Как на практике организовать в конкретной компании работу с документами? Чтобы составлялись правильно, исполнялись вовремя, не терялись при передаче на исполнение? Чтобы сотрудники и руководители подразделений принимали участие в делопроизводстве? Чтобы начальство знало, на какой стадии находится исполнение решения, зафиксированное в документе?
Как организовать совещание и составить протокол? Как написать деловое письмо? Как разработать регламент или инструкцию? Как выстроить отношения с подчиненными и руководством?
Документы – это носители информации и управленческих решений, звенья работы с клиентами и сотрудниками, участники бизнес-процессов компании. Невнимание к документам снижает качество работы, ведет к управленческому хаосу и неисполнению принятых решений.
В программе семинара
1. Цели деятельности по управлению документацией и контролю документооборота
- Роль и место процессов управления документацией и контроля документооборота в системе управления компанией.
- Делопроизводство и документооборот как часть системы документационного и информационного обеспечения управления.
- Повышение значимости управления документами и документ-контроля. Переход от делопроизводства к управлению документацией организации и созданию системы корпоративных стандартов.
2. Составляем документы правильно
- Общие принципы разработки управленческих документов.
- Организация работы с различными видами документации (составление, согласование, утверждение, ознакомление):
- организационные документы: политики, положения о подразделениях, регламенты, инструкции, другие внутренние нормативные документы;
- организационно-распорядительные документы организации: приказы, распоряжения, протоколы;
- информационно-справочные документы организации: письма, справки, служебные записки.
- Требования к оформлению документов. Содержание и оформление реквизитов.
- Унификация и стандартизация управленческих документов: шаблоны, справочники, классификаторы.
- Общие правила составления текстов управленческих документов.
3. Как организовать и контролировать документооборот компании
- Построение информационной системы документов организации. Входящие, исходящие, внутренние документы.
- Номенклатура дел: составление, согласование, утверждение. Формирование дел.
- Моделирование типовых маршрутов прохождения и порядка работы с основными управленческими документами организации.
- Контроль исполнения документов: система, сроки, стадии, объекты контроля.
- Организация работы с исполненными документами.
- Правила хранения документов и передачи дел в архив организации.
- Организация работы со структурными подразделениями компании по делопроизводству и документообороту: взаимодействие, бизнес-процессы, регламентация.
- Информирование руководства организации об исполнении распорядительных документов, о работе с управленческими документами организации.
- Электронный документооборот компании. Критерии выбора системы электронного документооборота.
Фотографии с семинара
Результат посещения семинара
Участники семинара:
- получат знания по управлению документацией и контролю документооборота коммерческой компании,
- выполнят практические задания по составлению различных видов документов,
- смоделируют бизнес-процессы по прохождению основных управленческих документов компании,
- разработают проекты документов по контролю исполнения решений,
- получат ответы на вопросы и профессиональные рекомендации,
- узнают способы повышения эффективности и значимости своей работы.
Раздаточные материалы
Раздаточные материалы включены в стоимость.
Раздаточные материалы на бумажных носителях содержат шаблоны документов и описания последовательности действий по управлению документацией и документ-контролю.
Раздаточные материалы на электронных носителях передаются слушателям на внешние носители информации. Содержат нормативно-правовую базу (ГОСТы, Методические рекомендации, Приказы Росархива, др.) и проекты локальных нормативных документов (Инструкция по делопроизводству, положения, регламенты, др.).
Преподаватели семинара
-
Бизнес-тренер, консультант по организационному управлению, эксперт-практик
Отзывы
Похожие курсы
Подождите, идет загрузка информации...