Управление электронными документами. Электронные архивы

Нормативные и методические материалы по работе с документами в электронной форме, автоматизации ДОУ

• Понятие "Электронный документ"
• Переход на обмен электронными документами
• Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи
• Особенности работы с документами оперативного характера (временного срока хранения), долговременного и постоянного сроков хранения. Форматы документов
• Организация электронного взаимодействия между организациями
• Электронная подпись. Федеральный закон "Об электронной подписи"
• Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности

Особенности управления электронными документами на всех этапах жизненного цикла

• Электронный и традиционный документ. Смешанный документооборот
• Преимущества электронного документооборота
• Особенности практической работы службы ДОУ при переходе к электронным документам: создание и оформление документов, создание электронных копий
• Форматы электронных документов
• Доказательная сила документа. Выбор вида электронной подпись
• Выбор электронной подписи в разных управленческих ситуациях
• Электронная квалифицированная подпись
• Электронные шаблоны бланков документов
• Маршрутизация электронных документов
• Организация документооборота
• Регистрация документов
• Согласование документов
• Маршрутизация. Регистрация документов
• Контроль исполнения в СЭД
• Автоматизированный контроль исполнения документов. Процесс формирования задачи. Постановка задачи. Назначение исполнителя

Выбор и внедрение систем автоматизированного управления документами

• Системы управления документами: СЭД, ECM, платформы, заказные и тиражируемые программные продукты, «облачные» решения.
• Классификация программного обеспечения. Программное обеспечение разного уровня: для небольшого филиала и для крупных сложноструктурированных организаций, территориально распределённых корпораций. Пути и методы автоматизации управления документами, достоинства и недостатки различных вариантов
• Критерии выбора СЭД. Подготовка внедрения. Техническая поддержка
• Сравнительный анализ различных систем автоматизации документооборота
• Типовые функциональные требования к СЭД
• Критерии выбора системы автоматизации
• Технология обработки документов в автоматизированной системе
• Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения
• Проблемы внедрения автоматизированных систем

Электронный документооборот Управление процессами в СЭД

• Разновидности систем электронного документооборота (СЭД)
• Состав документов в СЭД
• Технические требования к СЭД Переход на безбумажный оборот
• СЭД выделяют ряд технических и функциональных требований
• Управление бизнес - процессами в системе электронного документооборота
• Особенности технологии Workflow и документооборота в системе СЭД
• Регламентация и описание делопроизводственных процессов
• Варианты реализации управления процессами в СЭД
• Параметры процесса в СЭД
• Функции в процесса в СЭД
• Компоненты Workflow-системы в СЭД
• Инициализация процессов в СЭД
• Процессные регламенты. Внедрение системы регламентации бизнес-процессов
• Разработка ключевых показателей KPI основных бизнес-процессов службы ДОУ

Работа с электронными документами в CRM

• Виды современных CRM-систем
• Чем полезны CRM-системы и какой их функционал?
• Что такое карточка контрагента и сделка?
• Как создавать документы в CRM - системах с помощью шаблонов
• Шаблоны писем: для чего служат и алгоритм создания
• Как создать инструкцию по работе в системе для обучения персонала. Пример инструкции
• Записи звонков, история работы с клиентами и партнерами
• Интеграции: что это и зачем они нужны?

Организация и создание электронного архива

• Электронные архивы: комплектование, сохранность электронных документов, принципы организации
• Порядок и сроки хранения электронных документов
• Организация и создание электронного архива
• Порядок передачи электронных дел.
• Подготовка ЭД к хранению
• Прием, хранение и уничтожение ЭД
• Использование справочников (классификаторов) документов
• Электронные архивы: комплектование, сохранность электронных документов, принципы организации
• Системы электронного хранения документов в электронной форме
• Электронный архив. Требования к системам хранения
• Функции СХЭД. Прием документов в СХЭД
• Хранение как функция СХЭД