Шаг шестой: начинаем говорить Начинаем говорить, естественно, дико волнуясь. И естественно, всех интересует, как от волнения избавиться? Это невозможно, Вы и сами это хорошо знаете. И не нужно. Не стоит принимать успокоительное. Оно ухудшает реакцию. Помните вступительные экзамены в институт? Стоит Вам начать говорить, сразу станет легче. Впрочем, есть несколько упражнений, позволяющих дожить до собственного выступления:

  1. Сидя в ожидании, пока Вас объявят, опустите руки и расслабьте их. Представьте, что они стали настолько длинными, что уперлись в пол... Представили? (Молодые девушки норовят представить у себя невероятной длины ноги, но это совсем другое). Теперь то напряжение, которое Вы испытываете, направьте по рукам в землю. Почувствуйте, как оно уходит. Не слишком увлекайтесь, Вас уже зовут второй раз...
  2. Поболтайте кистями, подвигайте в воздухе пальцами, разомните руки. Вы и сами много раз делали это интуитивно. Врачи и психологи подтверждают, что гимнастика кистей рук позволяет не только снизить парализующий эффект волнения, но и стимулирует работу речевого аппарата, повышает сообразительность и красноречие. Красноречивого объяснения наука пока не дает. Астрологи трактуют это так: планета Меркурий управляет в теле человека кистями рук, а также коммерческими способностями и речью. Разминая руки, мы активизируем Меркурий, соответственно активизируется и речь. Надеюсь, я ничего не напутал.

Итак, начнем. Некоторые начинают выступление на пресс-конференции без обиняков: "Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы". Э-э-э, так не пойдет. Вы, все-таки, на сцене. А разогревать публику кто будет? Вступительная речь минут на 10 необходима. У нее скорее задача задать эмоциональную тональность, чем снабдить информацией. Относитесь к этому соответственно.
В этом смысле самой важной является первая минута выступления. То, как она прошла и определит ход всей пресс-конференции. Я убеждался в этом много раз. Хотите проверить - поэкспериментируйте сами.
Не бросайтесь в бой сразу, тем более, что это не бой. Сделайте паузу, соберите взглядом взгляды слушателей. И только после того, как все умолкнут, перестанут ерзать и кашлять, начинайте говорить. Это хороший тест на прочность нервной системы.
Первая фраза всегда должна содержать приветствие. Оно не должно быть формальным. Если Вы - не Филипп Киркоров, журналисты, скорее всего, видят вас первый раз в жизни. Они вглядываются в Вас, составляют о Вас свое мнение. Непременно дайте им понять, как вы рады, что они здесь. Скажите им это прямо, с первых же слов. "Я давно ждал этого момента…" и т.п.
Часто речь выступающего создает впечатление, что она адресована учащимся школы для умственно отсталых, или инопланетянам. Если Ваши слушатели не те и не другие - говорите с ними обычными словами. Поддерживайте зрительный контакт с аудиторией на протяжении всей речи. Не забывайте ни об одном из слушателей. Часто можно услышать рекомендацию обращаться на протяжении всего выступления к одному, избранному вначале, слушателю. Не думаю, что ему это понравится. Вам бы, на его месте, понравилось? Действительно, поначалу, в зале есть некоторое напряжение. Произносить первые слова можно глядя на того самого, симпатичного Вам слушателя. Но как только Вы увидите его доброжелательный ответный взгляд, нужно перевести своей взгляд на другого человека и установить контакт с ним. Атмосфера в зале станет теплее. Вот так.
Первые фразы называют зачином. Зачином может служить обращение непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впечатляющая цифра, вопрос, или цепочка вопросов, прием сопереживания ("недавно я стал свидетелем такого разговора…", или "когда я шел на сегодняшнюю пресс-конференцию..."), шутка или остроумное замечание.
Другой беспроигрышный вариант - заговорить о своих чувствах по поводу сегодняшней встречи, этого события и т.п. Можно рассказать и анекдот. Но только по теме и приличный.
Десять правил правильного выступления

  1. Соберитесь (прежде, чем говорить, ответьте на 4 вопроса - кому вы будете говорить, что говорить, где и когда)
  2. Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать)
  3. Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему)
  4. Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст)
  5. Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности)
  6. Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного)
  7. Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять)
  8. Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление)
  9. Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся)
  10. Вовремя остановитесь

Еще Достоевский в романе "Бесы" отмечал: "Разве можно продержать на одной статье такую публику, как наша, целый час? Вообще я сделал замечание, что будь разгений, но в публичном легком литературном чтении нельзя занимать собою публику более двадцати минут безнаказанно". Это в литературном, а в деловом, так и подавно. Таким образом, ограничьте свой триумф двадцатью минутами. Это, примерно, 6 страниц текста.
Поскольку во время устного выступления слушатели не могут, как при чтении, возвращаться к его началу, следует отдельные моменты повторять. То же касается и окончания речи, следует заранее предупредить слушателей: "Перед тем, как перейти к вопросам…", "В завершение" и т.п. Постарайтесь избежать нашей любимой фразы "И последнее…", которую мы повторяем неоднократно, убивая в слушателях всякую надежду дожить до окончания выступления.

Помещение для выступления
Лучше, если маленькое помещение совершенно заполнено, чем наполовину пустое большое. Большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае, лучше усадить слушателей поплотнее. Дружески пригласите сидящих на "галерке" пересесть вперед. Лучше, если это сделает ведущий. Вероятно, в первые секунды никто не шевельнется. Будьте вежливы, но настойчивы. Стоит первому засопеть и завозиться, как сработает "стадное чувство" и все потянутся к первым рядам. Проверено.

Репетиция
Ах, как непринужденно держатся на сцене профессиональные артисты! А Вы видели их на первой репетиции? Жалкое зрелище! Большинство ораторских выступлений - первая и единственная репетиция. Выберите время, когда можно использовать помещение, чтобы никто не мешал, и, стоя, как бы обращаясь к слушателям, постарайтесь воспроизвести всю речь. Отдельные части полезно произносить перед зеркалом. Свободно ли вы передаете свои мысли? Прислушайтесь к голосу. Прибегаете ли Вы к паузам, когда надо перевести дыхание, ослабить напряжение, собраться с мыслями? Подчеркиваете ли наиболее значимые слова?

Финал
Простое и бездарное: "Ну что ж, у меня все" гасит эффект. Вообразите, если бы в финале захватывающего художественного фильма герои вместо фраз: "Так не доставайся же ты никому!", или "Асталависта, бейби!" промямлили что-нибудь подобное. Как Вы знаете, последнее впечатление самое сильное, и если заключения нет, суть выступления ускользает от слушателей. Если обстановка подразумевает эмоциональную сдержанность, в качестве финала допускается краткое повторение сказанного.
Главное - заключение должно быть непосредственно связано с главной идеей выступления, быть естественным, быть мажорным, оптимистичным по духу. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вызвать эмоциональный всплеск. Он должен быть таким, чтобы слушателям рефлекторно захотелось зааплодировать.
Но все-таки пресс-конференция - не выступление с броневичка. Главный критерий успешного выступления здесь не эмоции, а информативность. Если Вы уж вышли к микрофону, то обязаны выдавать информацию. Но знайте меру. Перегружать информацией вредно. Не стоит приводить большой перечень цифр и имен. Либо дайте журналистам эту информацию в письменном виде, либо приведите только два-три примера, иначе в прессе появятся искажения. Старайтесь не высказываться по вопросам, в которых вы некомпетентны. Вы не дома.
Можно ли читать по бумажке?
Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что - нельзя.


Шаг седьмой: говорим и показываем
Спросите себя: могу я что-либо показать слушателям? Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты, наглядное представление итогов по годам и т.д. Визуальные вспомогательные средства вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость. Зрительный нерв в 50 раз толще слухового. То, что мы видим, запоминается намного лучше чем то, что мы слышим.
Сейчас весь цивилизованный деловой мир использует мультимедийные проекторы. Они стоят сумасшедших денег, но в каждом городе есть места, где их можно взять напрокат. Весь материал готовится в программе "Power Point", или аналогичной. Фотоснимки сканируются и обрабатываются. Это несложно. Если Ваш интеллектуальный уровень позволил Вам подготовиться к пресс-конференции, то и это у Вас получится без труда. Изображение получается четким, смена кадров управляется компьютером. Зрелище впечатляющее. Впрочем, и обычный слайдпроектор не устарел. И оверхед (кодоскоп) годится. Все это называется визуальной презентацией. Но, подбирая материал для нее, располагайте его таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения (в хорошем смысле слова). Только не затемняйте, при этом, помещение полностью: оставьте собравшимся возможность что-то записывать.
Изображения комментируйте кратко и точно, связывая текстом одну картинку с другой. Нельзя сначала показывать картинки, а потом делать доклад. Должно быть все наоборот. Или параллельно. После того, как показаны картинки, самый хороший доклад воспринимается тяжело. "Слово - плохой конкурент изображению".
Нужно тщательно продумать технические детали. И провести репетицию с использованием всей техники. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Многие из нас были свидетелями таких случаев: только хотят показать слайды, как выясняется, что соединительный шнур слишком короток, проекционный аппарат установлен слишком далеко, изображение не соответствует экрану, три слайда вставлены неправильно и различить изображение можно только стоя на голове, нельзя найти выключатель света и т.д. Присутствующим, в этих случаях, не до смеха. Особенно докладчику.
Некоторые ораторы начинают обстоятельно заниматься наладкой аппаратуры уже после приветствия. Следует все обдумать заранее. Необходимо также провести пробу: как действует договоренность с помощником о последовательности показа слайдов, включении/выключении света и т.д. Можно договориться об условных сигналах. Этого я за Вас не сделаю, придумайте сами.
Наглядные материалы предъявляется только тогда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на экран заранее. Сразу убирайте то, о чем уже сказано.
Безусловно, если есть возможность показать сам объект - замечательно. Но и здесь не обходится, иногда, без курьезов. Мне приходилось принимать участие в подготовке презентации марки "Motorola". Организаторы привезли огромный надувной пейджер. Он не поместился в помещении, и его пришлось выставить в саду. Он полностью оттянул на себя внимание собравшихся, но это было в те годы, когда у нас о пейджерах (биперах) еще и не слыхивали. На законный вопрос участников: "А что это?", несчастные организаторы пытались ответить: "Ну, это пейджер, ну это такая маленькая штука" и т.п. Короче, у публики осталась твердая убежденность, что пейджер - это "большое надувательство". Занятно, что у организаторов не нашлось ни одного настоящего прибора.


Шаг восьмой: отвечаем на вопросы
Вопросы - ответы - это такая игра, в которой не должно быть проигравших. И пострадавших. Но как быть, если у Вас возникает ощущение, будто на Вас нападают. Вам, естественно, хочется защищаться и дать сдачи. Увы, если Вы решили стать звездой публичных выступлений, Вам придется отказывать себе в этом удовольствии. Попробуйте получить это удовольствие от своей выдержки и спокойствия. Но помните, что гораздо легче сохранить спокойствие, чем его имитировать. Так что держите себя в руках!.. Ну как, подержали? Достаточно. Поставьте себя на пол и шагаем дальше.
Что делать, если, например, кто-то с Вами не соглашается? Выслушайте его внимательно. "Слушайте глазами", чтобы он чувствовал, что вы серьезно взвешиваете его точку зрения. И никогда не возражайте в открытую (тут обязательно начнется катавасия, на которую Вас, возможно, и провоцируют). Действуйте осторожно. Не показывайте смущения от возражений или провокационных вопросов (согласен, это легче сказать, чем сделать, но выработка такого навыка реальна и достигается на специальном тренинге). Начните ответ на них с фразы: "Спасибо за острый вопрос", или "Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует". А дальше… применяете банальный студенческий прием: говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую знаете, или которую считаете нужной, например: "Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем…" Вы много раз наблюдали, как этот прием применяют звезды политики и шоу-бизнеса. Полагаете, они сами до этого додумались? Вряд ли, с ними работают профессионалы. А Вы чем хуже?
Но что делать, если у Вас нет ответа? Вообще нет. Никакого. Вариант ответа: "У меня сейчас нет данных", или "Не знаю" значительно лучше, чем "Без комментариев" или "Не хочу отвечать". Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов - это всегда хорошо звучит). Записывая вопрос на виду у всех, вы показываете, что считаете вопрос важным. Если в чем-то ошиблись и Вас засекли, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки с наслаждением будут смаковать журналисты.
Бывает и так, что из-за волнения, или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом конкретном случае, в зависимости от ситуации, Вы можете выбрать один из вариантов:

  1. Попросите повторить вопрос, скорее всего, он станет короче и вразумительнее
  2. Повторите сами вопрос так, как вы его поняли
  3. Попросите несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы), за это время о том вопросе могут просто забыть

Что делать, если задают сразу по 2-3-4 вопроса? - Сойти с ума. Ибо удержать в голове сразу несколько вопросов невозможно даже для опытного оратора. Впрочем, есть еще один вариант: позаботьтесь, чтобы этого не случилось, заранее. Ведь организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: "Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференция ограничено, потому просим вас задавать только по одному вопросу". Впрочем, в нашем городе подобный шквал вопросов я наблюдал только на пресс-конференции Бориса Гребенщикова, которую сам и организовал. Это была одна из первых моих пресс-конференций, и такой развязки я не предусмотрел. В зал набилось огромное количество народу, все отношение которого к средствам массовой информации исчерпывалось чтением телепрограммы на неделю. Половина "журналистов" разместилась на полу, и каждый норовил задать вопросов по десять, охватив максимальное количество аспектов бытия. Вобщем, Борису пришлось несладко. Впрочем, он хорошо держался и не подвел организаторов. Так вот, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, Вы будете нейтрализовывать их фразой: "мы договорились задавать по одному вопросу". Как правило, хватает двух раз.
Как поступить, если вместо вопроса следует "самовыражение" журналиста или другого участника пресс-конференция, например, такое: "Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать…"? Можно прервать монолог разъяснением того, что форма проведения пресс-конференции не предполагает дискуссию, или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: "Формулируйте, пожалуйста, ваш вопрос!". Как правило, хватает одного раза.
Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых рук. Это Вы и так знаете.
Бывает и такое, что вопросов нет. Вы стоите, как дурак и улыбаетесь соответственно этому гордому званию, а в зале гробовое молчание. В чем же дело? Думаете в том, что журналисты сволочи? Нет. Не все. А причина в Вас. Произошло что-то одно:

  • Вы слишком затянули свое выступление
  • Где-то в своем выступлении вы задели какое-то больное для аудитории место
  • Вы так и не смогли их увлечь, заинтересовать
  • Где-то в середине вашего выступления слушатели потеряли нить

Моя личная статистика показывает, что чаще всего случается первое и последнее. Не пытайтесь замести проблему под ковер, оправдываясь тем, что, видимо, тема не так интересна. Любую тему можно подать, как актуальную, увязав ее с теми событиями, которые в этот момент беспокоят публику. Спорим?
Пока Вы решаетесь на спор, я расскажу Вам, что же в этом случае делать. Никаких оснований для паники. Снова возьмите себя в руки. Остановите вертящуюся в голове фразу: "Черт меня дернул ввязаться в это дело!". Вы, наверное, уже догадались, что и это нужно было подготовить заранее. Можно попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы для затравки. Можно то же самое поручить сотрудникам Вашей организации. Наконец, можно произнести фразу: "Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами" и т.д. Вы говорите: "Хитрость"? Я отвечаю: "- Стратегия".
И, в соответствии с этой стратегией, вот Вам краткая инструкция на долгую добрую память (в том смысле, что ее нужно запомнить).

  1. Старайтесь предвидеть, какие вопросы Вам будут заданы. Запишите их на листке цветной бумаги, оставляя после каждого по 6 строк. Можно угадать 70%. Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов. В администрации президента США работает специальная команда, которая накануне конференции обобщает информацию об аккредитованных журналистах (их семейное положение, послужной список, их высказывания и поведение на других пресс-конференциях, их позицию по тому, или иному вопросу). И на основании этих данных делает прогноз возможных прогнозов. Сколько они вопросов угадывают в процентах? - до 80!!! На них заготовлены и отрепетированы ответы. Подготовлены остроты и отточена мимика. А у нас создается впечатление, что президент невозмутимый, но в то же время находчивый и остроумный человек. Так вот, если уже президент США готовится к пресс-конференции, не поленитесь и Вы.
  2. Вернитесь к началу и ответьте на все вопросы, записывая ответы на диктофон.
  3. Теперь прослушайте то, что Вы там наговорили.
  4. Сделайте под вопросами пометки, зафиксируйте яркие фразы и т.п.
  5. Снова запишите ответы на пленку, подглядывая в листок с пометками
  6. Прослушайте пленку перед пресс-конференцией.

Помните, что ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Исходя из этого несколько инструкций для того момента, когда Вы уже стоите перед микрофоном:

  • Уяснив вопрос, не спешите отвечать на него, не пытайтесь сообщить слушателям все, что вам известно по данному поводу. Нельзя превращать свой ответ в дополнительную лекцию. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким.
  • Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех
  • Никогда не уходите от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов и связаны с желанием проверить позицию оратора. Ответ обязателен! Только сохраняйте выдержку и чувство юмора.
  • Если слушатель воспользовался правом задать вопрос для того, чтобы высказаться, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: "Спасибо за ценное дополнение!"
  • Польстите себе тем, что любые вопросы свидетельствуют о том, что выступление слушали

Шаг девятый: подводим итоги
Когда ведущий говорит журналистам "спасибо и до свидания" пресс-конференция не заканчивается - журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Нормально. Даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а, в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.
В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) отправьте материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. Отправьте благодарности соответствующим лицам. Организуйте заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции. Как бы не прошло мероприятие - никого не ругайте. Постарайтесь сконцентрироваться на том, как максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем. Причем, полученные уроки можно использовать не только на пресс-конференциях.
Теперь, внимание! Велик соблазн, облегченно вздохнув, перекреститься и забыть обо всем. Но это было бы непрофессионально. Вам предстоит сделать то, что у нас вообще не делает почти никто. Вы проводите пресс-клипинг - анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее. Это дело простое и мои советы тут не нужны. Справитесь. Если Вы проводите пресс-конференцию по заказу, это становится Вашим главным оправдательным документом. Что бы ни произошло в ходе подготовки и проведения акции, если будет достаточное количество нужных отзывов, Вам все спишут и Вы сохраните клиента. Так что, лучше сохраните копии статей.
Теперь, когда мы вместе прошагали весь этот нелегкий путь, Вы получаете
15 контрольных вопросов, задаваемых заранее себе самому, если ньюсмейкер - Вы сами:

  1. Каков состав и размер аудитории?
  2. Какова их компетентность в вопросе?
  3. Какова продолжительность моего выступаления?
  4. Кто будет руководить пресс-конференцией?
  5. Кто и каким образом представит меня?
  6. Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?
  7. В каком помещении состоится встреча?
  8. Нужен ли мне микрофон?
  9. Буду я выступать из-за стола, кафедры, или со сцены?
  10. Буду ли я говорить по написанному плану, или воспроизводить по памяти?
  11. Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?
  12. Репетировал ли я свое выступление?
  13. Могу ли я сократить длинные фразы?
  14. Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?
  15. Что мне надеть?

Последнее перечитайте еще раз. Просто для удовольствия.
Не сомневаюсь, что Вы проведете блестящую пресс-конференцию, и мы еще о Вас услышим.

Начало от 29 октября 2009 г.