Построение системы электронного делопроизводства и архивного хранения документов. Проблемы и решения

1. Современная система документооборота как инструмент управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. Анализ эффективности движения информационных потоков.

2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

3. Системный подход к управлению документами организации.

4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.

5. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и электронного хранения документов: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота; организация и ведение электронного Хранилища.

Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Open Text eDocs», «Directum», «DocsVision», «Company Media», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Логика ЕСМ», «Гран Док», «Кодекс:документооборот», «1С» и других.

Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

6. Разработка регламентов и организационно-методических документов для обеспечения электронного документооборота предприятия. Инструкции, стандарты по ведению электронного документооборота. Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.

7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.

8. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

9. Автоматизированное управление жизненным циклом документов. Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно распорядительных и технических документов предприятия. Построение маршрутов согласования документов. Обмен данными между подразделениями. Автоматизация системы контроля исполнения документов. Формирование отчетов. Сканирование документов. Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов. Организация электронного архива.

10. Информационные технологии в создании электронного архива. Организация электронных архивов. Виды электронных архивов. Принципы создания и методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных документов.
Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.

11. Практические примеры использования электронных систем. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.