Архивное делопроизводство: традиционный (бумажный) архив. Новые требования к оформлению, хранению и архивированию документов. Нормативно-правовая база

1. Организация архивного хранения документов. Традиционный (бумажный) архив предприятия – сложные вопросы организации и практика работы. Как можно автоматизировать архив предприятия - два основных подхода.

2. Место и роль архива в структуре организации. Понятие архива и архивохранилища. Требования к обязательности архивного хранения в организации. Правовое регулирование архивного хранения документов.

3. Регламентация деятельности архива: нормативно-методическая база, локальные нормативные акты предприятия (ЛНА). Примерное положение об архиве организации. Стандарт материнской компании об архиве ДО. Новые эффективные методики по организации корпоративного архива.

4. Разработка ЛНА об архивном хранении документов. (Положение об архиве или Правила архивного хранения документов или другие). Обеспечение соответствия ЛНА основным требованиям Примерного положения и Стандарта материнской компании. Бизнес-кейс: «Как правильно отразить в ЛНА изменения правил архивного хранения документов и сроков их хранения.

5. Организационные вопросы. Виды архивов. Сравнительный анализ вариантов организации хранения документов. Организация архивного хранения в территориально-распределенной компании. Статус архива филиала.

6. Должностные обязанности ответственных за архивное хранение документов. Квалификационные характеристики сотрудников архива, требования к образованию, стажу работы, компетенциям.

7. Проект профессионального стандарта «Специалист архива»: статус должности и функциональные обязанности.

8. Требования к помещениям и техническому оснащению архива. Оптимальные условия хранения документов. Обеспечение сохранности. Ответственность за нарушение требований законодательства о порядке и сроках хранения архивных документов.

9. Разработка и актуализация номенклатуры дел.

10. Разработка учетно-справочного аппарата к документам архива. Виды описей. Годовые разделы описей дел. Составление архивной законченной описи.

11. Организация поисковой системы по документам архива. Технология автоматизированного поиска информации по документам архива. Топографические указатели.

12. Внеофисное хранение документов: плюсы и минусы. Отличие договора аутсорсинга от договора аутстаффинга. Ошибки при заключении договоров внеофисного хранения документов.

13. Ответы на вопросы. Практические рекомендации.