Ведение архива кадровых документов: требования, порядок, процедуры

1. Нормативно правовые документы в области архивного дела.

2. Составление номенклатуры дел отдела кадров:

• Составление заголовков дел в номенклатуре (разбор типичных ошибок);
• Систематизация дел в номенклатуре дел;
• Определение сроков хранения дел, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010);
• Оформление итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел в отделе кадров;
• Порядок ведения дел, в соответствии с номенклатурой дел.

3. Основные требования к ведению и формированию дел:

• Порядок оформления основных реквизитов документа (дата, подпись, печать). Разбор типичных ошибок;
• Порядок оперативного хранения дел.

4. Порядок подготовки к передаче дел по личному составу (приказы, личные карточки (ф. Т-2), личные дела и другие документы по личному составу):

• Порядок формирования дел;
• Нумерация дел;
• Оформление листа-заверителя дела;
• Оформление обложки дела;
• Переплетные работы.

5. Порядок передачи дел по личному составу в ведомственный архив организации:

• Составление описи дел отдела кадров;
• Оформление результатов передачи дел в ведомственный архив.

6. Проведение экспертизы ценности дел отдела кадров:

• Составление акта на уничтожение дел с истекшими сроками хранения;
• Согласование акта о выделении к уничтожению дел с экспертной комиссией организации;
• Порядок уничтожения дел;
• Оформление результатов уничтожения дел.

7. Ответственность за нарушение Законодательства по хранению, комплектованию, уничтожению документов.