Порядок работы с персональными данными. Особенности организации кадровых процедур с учетом новых санкций

Нормативно-правовое законодательство, регламентирующие вопросы использования персональных данных в компании.

• Законодательство Российской Федерации по раскрытию понятия персональные данные:
• Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»;
• Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных осуществляемых без использования средств автоматизации»;
• Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных"
• Международные конвенции по защите персональных данных физических лиц.

Ответственность за нарушения законодательства, регламентирующего вопросы использования персональных данных с июля 2017 года.

• Ответственные должностные лица за соблюдение законодательства. Порядок допуска и возложения ответственности на работников организации за сохранность персональных данных.
• Разграничение должностных лиц по полному и ограниченному допуску.
• Виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации (включая персональные данные), а также за ее незаконное получение. Необходимые и достаточные условия для ее наступления, другие виды ответственности, связанные с нарушением информационной безопасности компании.

Порядок проведения проверок в сфере защиты персональных данных

• Полномочия инспекционного органа.
• Порядок прохождения проверок.
• Порядок предоставления документов для проверки. Порядок подтверждения соблюдения процедуры их хранения и передачи как третьим лицам, так и работникам организации допущенным и недопущенным к персональным данным.

Организация работы с персональными данными работников.

• Понятие персональных данных.
• Оператор персональных данных, его права и обязанности, порядок регистрации. Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных;
• Формирование правового режима ограничения доступа и защиты персональных данных;
• Порядок получения, формирования и обработки персональных данных;
• Уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных;
• Обязательный для разработки локальный нормативный акт о работе с персональными данными, порядок его утверждения и содержания.

Порядок оформления согласия на использование персональных данных.

• Определение целей получения персональных данных и способа их обработки.
• Получение согласия с соискателя. Проверка соискателя на дисквалификацию.
• Получение согласия при оформлении кадровых документов.
• Получение согласия с лиц, попадающих на территорию организации.

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации: карточек Т-2, анкет, личных дел, кадровых приказов и др. кадровых и бухгалтерских документов.

• Порядок допуска должностных лиц работодателя к персональным данным хранящихся в бумажном виде. Ведение журнала допуска.
• Порядок обеспечения сохранности таких данных и подтверждение его соблюдения: организация рабочих мест работников обрабатывающих персональные данные, организация мест хранения, исключение несанкционированного допуска и т.д.
• Организационные способы защиты персональных данных;
• Организация конфиденциального делопроизводства по обработке персональных данных;
• Типовые формы документов (реестры, журналы, книги), применяемых для накопления и обработки персональных данных;
• Порядок оформления инструкций по использованию унифицированных форм.
• Порядок проведения кадровых мероприятий по защите персональных данных.

Порядок передачи персональных данных работникам третьим лицам

• Получение согласия на передачу персональных данных.
• Проверка соответствия соблюдения законодательства о защите персональных данных третьими лицами.
• Кто может получать персональные данные без каких-либо ограничений.
• Порядок передачи данных работника в страховые компании, банки.
• Порядок публичного разглашения данных работника внутри организации
• И др. практические вопросы: оформление пропусков и т.д.

Особенности организации кадровых процедур с учетом требований законодательства по персональным данным.

8.1. Прием на работу.

• Особенности проведении собеседования при принятии решения о приеме на работу.
• Особенности приема личных документов работника при оформлении кадровых документов.
• Особенности оформлении карточки Т-2 в ситуации, когда работник не предоставляет всех сведений.
• Порядок оформлении личного дела.
• Ознакомление с локальными актами.

8.2. Предоставление отпуска.

• Порядок уведомления работников о начале отпуска.
• Особенности ознакомления работника с графиком отпусков.

8.3. Организация работы с документами внутренней переписки.

• Порядок вручения работнику уведомлений.
• Порядок ознакомления с приказами.
• Прием от работника документов внутренней переписки: заявлений, объяснительных записок.
• Отправка уведомлений по почте.

8.4. Выплата заработной платы.

• Вручение работникам расчетного листа.
• Ознакомление под роспись с платежной ведомостью.