Информация о поставщике
Составьте также перечень информации, которую вам необходимо получить в ходе переговоров, продумайте вопросы, с помощью которых вы получите эту информацию. Каждый продавец сейчас ведет «карточку клиента». Для этого существуют специальные программы (CRM). То есть, вся информация о контактах с вами фиксируется, сохраняется и используется в будущем. Это информация о договорах, запросах, рекламациях, днях рождения и даже о том, как зовут вашего попугая. При этом я знаю на данный момент не больше десяти закупщиков, которые ведут аналогичные «карточки поставщика». Не кажется ли вам, что продавцы лучше подготовлены к переговорам?
Если вы уже раньше работали с этим поставщиком, то поднимите историю контактов, статистику поставок, описание минусов в работе обеих сторон, обещания и ожидания сторон, данные ранее, отчеты о предыдущих переговорах и др. Если минусы в работе поставщика были серьезными, то определите более четко ваши ожидания и найдите способ убеждения поставщика в необходимости изменений.
Немаловажным ресурсом является знание механизма принятия решений в компании поставщика. Кто принимает решение, кто влияет на принятие решения, сколько времени и по какой схеме решение принимается, каков уровень полномочий контактного лица, в каких рамках это лицо принимает решение.
Переход от организационной части переговоров к содержательной
Для создания позитивной эмоциональной атмосферы многие переговорщики применяют технику малого разговора. Это может быть увлекательный для собеседника рассказ, информирование о каких-либо значимых для него событиях, цитирование общих знакомых или воспоминание о прошлом разговоре. Кроме того, информация о компании поставщике или его рынке наверняка просачивалась в прессе, размещалась в Интернете, сообщалась вашими знакомыми. Ее вы тоже можете использовать. Найдите свою тему и подготовьтесь к ней.
Если вы встречаете поставщика у себя, то подготовьте переговорную, позаботьтесь о чае/кофе, устраните возможные помехи и ситуации, за которые вам придется извиняться, сделайте так, чтобы промежуток между организационными и содержательными моментами был коротким и приятным.
Перед переговорами проверьте свой «рабочий стол». Визитки, бланки, шаблоны, статистика, сертификаты, договоры, рекламные материалы, калькулятор и, наконец, блокнот и ручка должны быть у вас под рукой, независимо от места проведения переговоров. Соответствующий внешний вид и «рабочий стол» - понятия настолько банальные и в нашем сознании естественные, что именно их часто упускают из вида. А уже в ходе переговоров прячут обкусанные ногти и грязные ботинки под стол. Как уж тут цель удержать и сохранить уверенность в себе. В бизнесе мелочей не бывает.
За день до переговоров уточните время и место переговоров, участников переговорного процесса, какие материалы необходимо подготовить обеим сторонам.
Этап 2. Вступление в контакт
Итак, вы во всеоружии. У вас все готово и вы настроены на эти переговоры. Пора приступать ко второму этапу – вступать в контакт. Результатом этого этапа будет: вы знаете имя собеседника, его должность, вы согласовали цели переговоров, определили продолжительность, договорились о формате (условия и структура) переговоров. Особенно выделю атмосферу, подтверждающую заинтересованность поставщика в общении с вами: явно выраженный личностный контакт, эмоциональная заинтересованность, отношение доверительности в общении.
Вступление в контакт состоит из определенных действий:
- Приветствие. Пауза, позволяющая пожелать здравия в ответ.
- Представление своего имени. Пауза для ответного сообщения.
- Рукопожатие. Уверенное. Руки параллельно.
- Обмен визитками. Визитку положить перед собой на стол. При отсутствии визитки собеседника записать его имя.
- Представление своей компании и должности.
- Согласование цели визита.
- Определение продолжительности встречи.
- Согласование формата – кто, как и в какой последовательности ведет эти переговоры.
- Введение личностных аспектов в общение, комплимент внутренним и профессиональным качествам партнера, подчеркивание полезности и социальной значимости партнера, его экспертной позиции и т.д.
В переговорах особенное значение имеет завоевание инициативы в общении: динамичное начало и организация переговоров, оперативный переход к деловому и личностному общению, отсутствие промежуточных зон между организационными и содержательными моментами в начале взаимодействия, формирование чувства «мы», положительное внимание к партнеру, контроль реакции собеседника, «транслирование» собственной расположенности к партнеру.
Дальнейшие переговоры станут результативными только при условии действительно состоявшегося личностного контакта с соблюдением организационных моментов. Основные невербальные сигналы, говорящие о контакте: контакт глазами, наклон корпуса в вашу сторону, слегка приподнятые брови, открытые веки, улыбка, открытая поза, согласное кивание головой, свободная жестикуляция.
Этап 3. Обмен информацией
Благодаря созданию соответствующей позитивной и доверительной атмосферы вы можете приступить к обмену информацией.
Последовательность ваших шагов на этом этапе такова:
- Уточнить первичное предложение поставщика – что конкретно заинтересован продать поставщик сейчас (продукт, количество, сроки, цены, условия);
- Определить потребности и ожидания поставщика – зачем ему именно такая сделка, что она ему даст в широком смысле (хорошее вознаграждение, стабильное развитие, избежание определенных рисков, обладание особенным отношением, поддержание имиджа, подтверждение статуса солидной компании);
- Выяснить, какие условия наиболее важны и почему, какие условия жестко обозначены, какие можно обсуждать;
- Зафиксировать полученную информацию и получить согласие с ее интерпретацией.
На этом этапе наиболее важно закрепить контакт и получить информацию, которая позволит сделать предложение, с которым согласится поставщик. Для получения данного результата необходимо научиться слушать и слышать то, что сообщает вам партнер. Запомните, что слушать – это не значит ждать своей очереди говорить. Отвлекитесь от всех своих мыслей и сосредоточьте свое внимание на словах партнера. Для этого задавайте вопросы, уточняйте правильность понимания, не пытайтесь интерпретировать, а проясняйте и слушайте. Ведите запись словами партнера, повторяйте их про себя, кивайте головой в ритме его слов.
На этапе выявления потребностей 80 % времени говорит продавец (ведь это его работа) и только 20% - вы. При этом вы произносите только вопросы на прояснение и парафразы. На этапе обмена информацией вы не делаете никаких предложений и ничего не принимаете, не оспариваете. При этом на возникшие вопросы поставщика вы отвечаете, а после этого сразу же задаете свой вопрос. В вашем ответе должна быть только информация и никаких обещаний. Например, «Да, в определенных ситуациях наша компания работает с оплатой по факту. Какие привлекательные для ваших клиентов условия вы готовы предложить в обмен на такое условие?».
Продолжение следует. Начало от 30 марта 2009 г.