Устранение поглотителей времени

Кроме  скрытых временных потерь и переживания утраченных возможностей, есть еще одна причина для грустных размышлений – это мысль о большом объеме потерянного  времени. 

Проведем расчеты временных потерь, чтобы понять, сколько в итоге мы теряем рабочего и жизненного времени. Если  при пятидневной рабочей неделе  и  8-часовом рабочем дне ежедневно мы теряем  15 минут, то за один  месяц потеря времени  составляет  5 часов,  за год – 7,5 рабочих дней  (1,5 рабочей недели), за 40 лет работы – 60 рабочих недель или 15 рабочих месяцев, т.е. один год и три месяца!

Эти цифры кажутся фантастическими, и в них не хочется верить!

Однако, будем проявлять мужество и посмотрим  правде в глаза: обычно в день мы теряем не 15 минут, а минимум – 30 минут. Тогда за одну неделю потери рабочего времени составляют  2,5 часа,  а за один год потеря времени   накапливается до 15 рабочих дней или трех рабочих недель!

Где же мы теряем свое время? Привожу список типичных для тренера  ситуаций,  в которых могут  быть реальные потери времени, если в этот день не запланирован тренинг и консультант работает дома.  Предлагаю поработать с теми ситуациями потерь времени, которые у Вас есть, и поставить примерно, сколько минут или часов Вы теряете. Потом посчитайте общую сумму ежедневных  временных потерь.

  • Вы планировали встать в 7 часов утра, но поленились и  встали в 8.30 _______________________
  • Вчера вечером Вы дали себе слово утром начать писать новую статью, но  позволили себе  поболтать  по электронной почте, потусоваться в социальных сетях, долго пить чай или кофе, посмотреть Интернет-новости, ненужные для работы и  т.п.___________________
  • Вчера у Вас завершился  тренинг, и сегодня у Вас нет плана  дня,  нужно вспомнить, с чего начать_______________________
  • С утра у Вас - слишком много мелких дел, нет времени продумать план  дня и  выделить приоритеты, время уходит на суету, приходится засиживаться за компьютером за полночь, чтобы решить  важные задачи_____________________
  • В течение рабочего дня слишком много переключений с одного дела на другое (20-30 переключений),  потом приходится  настраиваться на решение задачи в течение примерно 5-10  минут_____________________
  • С самого утра идут  звонки клиентов  с новыми, срочными поручениями, ломающими  план дня_______________________
  • Позвонил друг с просьбой, и Вы не смогли сказать  «Нет», весь день ушел на  решение не своих задач __________________________
  • Вы работаете один (одна), у Вас нет сотрудников и, следовательно, Вы не делегируете, работаете  по типу «Все сделаю сам (а)»_________________________
  • Вы пытаетесь  слишком много сделать за один раз, возникают  спешка, ошибки и исправления ошибок_____________________
  • Вы долго переживаете неудачи, жалуетесь коллегам и друзьям _______________________
  • Вы – человек творческий, у Вас  на рабочем столе - беспорядок, на поиск нужных бумаг, записей, телефонных номеров и адресов уходит немало времени___________________
  • Вы сидите в большой комнате, через открытое  окно слышится шум проспекта, рядом работает телевизор, бегают дети и общаются Ваши домашние___________________
  • Утром Вы выясняли дома отношения и чувствуете себя обиженным (ой) __________________
  • Вы делаете частые перекуры и чаепития, гуляете с собакой и болтаете по телефону___________________

Запишите сумму  своих ежедневных временных потерь здесь:          ________________________

Сколько времени, в итоге, Вы потеряли в течение дня?  Час? Полтора часа? Или больше?

Что вы чувствуете? Вы  озабочены?  Растеряны? Не ожидали такого результата?

Не переживайте. Устраните поглотители времени и полностью перестройте свой день, который Вы запланировали для работы дома. Предлагаю сделать так:

  • Если Вы планировали встать в 7 часов утра, поставьте будильник на 6.50 и после того, как будильник зазвонил, разрешите себе 10 минут поваляться в постели. Потом быстро вставайте!
  • Утром сразу «берите быка за рога», начинайте делать важное дело. Например, начните писать новую статью!  Перед включением в текст статьи, ненадолго откройте электронную почту, напишите оперативные ответы, но  не блуждайте по Интернету и не тусуйтесь в социальных сетях – оставьте эти занятия на вечер
  • Старайтесь планировать день при помощи блочного принципа: утро, день, вечер, уменьшайте переключения
  • Звонки клиентам, коллегам или партнерам делайте во время телефонного блока, позвоните сразу всем, кому планировали, по списку
  • Если звонок друга связан с просьбой, которая отнимет у Вас много времени, обсудите, можно ли  решение этой задачи отложить на ближайшее время, которое у Вас свободно
  • Если Вам некому делегировать, подумайте о том,  кому Вы можете передать ту или иную задачу по аутсорсингу. Например, поддержку своего сайта Вы можете передать дизайнеру, привоз продуктов можно заказать по интернету, а  уборку квартиры – клининг-менеджеру. В итоге, освободится время, которое можно потратить на свою работу
  • Не торопитесь, делайте все спокойно, с удовольствием, находите оптимальное время для каждой задачи
  • Не переживайте свои неудачи. Помните о правиле «Пяти минут»: скажите себе, что пять минут Вы немного переживаете, а потом беретесь за дело!
  • Вечером разберите свой письменный стол, все ненужные бумаги выбросьте, оставьте на столе только то, что нужно в данный момент
  • Найдите в доме удобное место для работы, закрывайте дверь, когда Вы работаете, домашние должны к этому привыкнуть, чтобы не отвлекать Вас  в рабочие часы
  • Старайтесь не конфликтовать, а если возникли напряжения в отношениях, все равно работайте спокойно: разберетесь с проблемой вечером, после работы
  • Не курите, не пейте часто чай или кофе, концентрируйтесь на работе.

Если у Вас получилось оптимизировать свое рабочее время, похвалите себя за успехи. Так, если Вы получили экономию во времени  на 30 минут –  можно поставить себе четверку. Если же экономия времени составила до полутора часов – можно поставить себе пятерку и поощрить свои старания. 

Предлагаю здесь список поощрений, из которых можно  выбрать те, которые понравятся:

  • Купите себе что-то приятное
  • Пообщайтесь с близкими
  • Поговорите с детьми, поиграйте с ними, сходите с ними куда-нибудь
  • Организуйте  встречу с друзьями, с которыми давно не виделись
  • Пойдите на  модную выставку, о которой слышали и на которую давно собирались, но не хватало времени
  • Посетите театр или кино, почитайте интересную книгу
  • Начните учиться чему-то новому, например, вождению машины, художественной фотографии, живописи, вышиванию крестиком и т.п. 
  • Начните учить второй (третий или четвертый)  иностранный язык
  • Сходите  в  дельфинарий и поплавайте с дельфинами
  • Покатайтесь на лошадях в выходной день
  • Организуйте поездку  по Подмосковью (или  по области Вашего города) с костром, шашлыками и т.п.
  • Помогите престарелому   и  одинокому родственнику, к которому вы давно хотели помочь,  но  не хватало времени
  • Займитесь на даче ландшафтным дизайном
  • Поменяйте обстановку в квартире
  • Сходите на развивающий тренинг
  • Посетите мастер-класс своего коллеги
  • Начните заниматься фитнесом
  • Отправьтесь в выходные на дачу, чтобы ничего не делать, спокойно сидеть и смотреть на небо

Литература

  1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2010
  2. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2007
  3. Кэнфилд Д., Хансен М., Хьюитт Л. БесЦельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей. М., Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2010

Окончание статьи. Начало от 12 июля 2012 г.