АХО. Секретарь. Семинар для офис - менеджеров, секретарей 2024. Основные задачи и методы

Офис-менеджер в структуре организации и в управлении АХО

• Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
• Квалификационная характеристика офис-менеджера (секретаря), его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
• Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
• Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
• Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
• Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
• Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
• Формула для расчёта страхового запаса
• Предметы первой необходимости
• Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
• Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
• Организация питания сотрудников

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

• Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
• Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
• Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
• Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях
• Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
• Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников
• Кейс «Подготовка совещания»

Повышение эффективности организационных коммуникаций

• Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
• Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
• Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
• Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
• Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
• Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
• Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения

Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения

• Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
• Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
• Основные деловые и личные качества офис-менеджера
• Самопрезентация. Формирование первого впечатления
• Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
• Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
• Основные правила культуры речи
• Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
• Запретные темы. Позитивные темы

Основные правила делового этикета

• Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
• Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
• Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
• Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе

Телефон. Специфика делового общения по телефону

• Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Композиция телефонного разговора
• Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет