Эффективный офис-менеджер

семинар

ID 2474

Тренинг затрагивает все аспекты работы офис-менеджера, помогает сформировать у участников комплексный подход к решению различных вопросов офисного администрирования. Тренинг включает теоретическую и практическую часть в виде дискуссий, деловых игр, работы с различными видами документов, составлении плана рабочего дня, офисного переезда, корпоративного мероприятия и т.п.

Цель семинара

Получить теоретические знания о построении бизнес-процессов в организации.
Получить представление о закупочной деятельности.
Получить информацию о принципах обеспечения жизнедеятельности офиса.
Узнать все об организации офисных переездов, о работе с арендодателями.
Приобрести навыки планирования.
Повысить стрессоустойчивость и коммуникативную компетентность.

В программе семинара

Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

Что должен знать Офис-менеджер:

основные средства и материалы;
виды хозяйственных операций;
принципы проведения тендеров;
основы бюджетирования;
документооборот.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

построение коммуникации с арендодателем;
работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
организация уборочных работ;
организация деловых поездок;
организация работы автопарка;
организация работы ресепшн и секретарей;
организация курьерской доставки;
участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
организация питания сотрудников;
офисная аптечка.

Документооборот Компании:

регистрация корреспонденции;
работа с организационно-распорядительными документами;
разработка и внедрение политик и процедур;
кадровое делопроизводство.

Организация офисного переезда:

поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
проведение переговоров с владельцем/арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
разработка детального дизайн-проекта;
проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
переезд в новый офис;
окончание проекта.

Организация корпоративных мероприятий:

разработка концепции;
выбор провайдера;
выбор площадки;
согласование плана мероприятия с линейными руководителями;
получение обратной связи от сотрудников Компании.

Результат посещения семинара

Результат для участников:

сформировано представление о функциях, целях и задачах офис-менеджера, его месте в структуре организации;
получены знания об организации жизнедеятельности офиса, различных аспектах офисного администрирования;
получены теоретические знания в области менеджмента организации

Результат для компании:

офис-менеджер эффективно решает вопросы, входящие в сферу его компетенции;
снижаются затраты на офисные товары и услуги за счет проведения тендеров, грамотного выбора поставщиков и их глобализации;
офис-менеджер правильно организует офисное пространство;
офис-менеджер грамотно организует документооборот в компании;
снижаются материальные и временные затраты на офисный переезд, организацию корпоративных мероприятий.