MICE. Деловой туризм. Выездные конференции и мероприятия

1. Знакомство с понятием MICE

• Что относится к MICE мероприятиям
  • o Деловые встречи и поездки. M. (Meetings)
  • o Премиальные поездки для персонала; тим-билдинги. I. (Incentives)
  • o Симпозиумы, конгрессы и конференции. C. (Conferences)
  • o Выставки, свадьбы, дни рождения, фестивали. PR компании. E. (Events)
  • Кому и почему интересны MICE мероприятия, кто основной заказчик
  • Цели MICE. Какие задачи может помочь решить MICE – инструмент мотивации клиентов
• Как использовать MICE для увеличения продаж
• Отличия от FIT
• Комплекс MICE - какие услуги относятся к MICE сфере
• 2 ключевых термина: креатив и логистика

2. Комплекс MICE: Выбор маршрута

• Факторы, которые необходимо учитывать: сезонность, местные праздники, особенности кухни и т.д.
• Нюансы местного законодательства (визы, безопасность, культура, алкоголь)

Выбираем наиболее перспективное направление для выездного мероприятия согласно заданному типу и формату мероприятия.

3. Комплекс MICE: Логистика

• Расчет маршрута
• Выбор транспорта
• Примеры сложных случаев и решения форс-мажоров
• Из чего складывается цена на самолёт. Классы бронирования билетов. Ограничения. Чартеры и регулярные рейсы
• Прохождение таможни, личного досмотра, паспортного контроля
• Поезда, водный транспорт
• Трансферы: когда они нужны, как рассчитать время. Из чего складывается цена на трансфер. Поездки на автобусах
• Работа с группой перед поездкой, в дороге, по прибытию

Практическое задание по решению логистических проблем, которые могут возникать на мероприятиях.

4. Комплекс MICE: Размещение

• Типология отелей (бизнес-отели, городские отели, пляжные отели, горнолыжные отели, семейные отели, бутик-отели); звезды, рейтинги
• Типы номеров
• Организация регистрации в отеле и расселения по номерам. Ранний заезд и поздний выезд
• Работа с группой о отеле, администратор группы
• Проведение мероприятия в самом отеле – инфраструктура
• Основные понятия туризма СПО

Подбираем отель для группы с заданными вводными

5. Комплекс MICE. Бизнес-часть

• Оценка конференц-возможности отеля. Оценка зала
• Типы рассадки под различные задачи. Ошибки и проблемы
• Техническое обеспечение делового мероприятия
• Проведение делового мероприятия за пределами отеля - выбор и оценка альтернативной площадки в зависимости от формат мероприятия (семинар, выставка, пресс-конференция, презентация, тим-билдинг)
• Работа с гостями/группой на деловом мероприятии
• Корпоративные стандарты и брендинг на деловом мероприятии

Кейс подготовка бизнес-мероприятия:выбор формата, рассадки, решение проблем.

6. Комплекс MICE. Питание

• Организация кофе-брейка
• Организация основного питания: виды сервировки, рассадка гостей
• Ужин в отеле или кейтеринг? Плюсы и минусы
• Выбор площадки для организации питания
• Расчет меню, подбор блюд и оценка достаточности

Оценка и составление меню в зависимости от задачи и формата

7. Комплекс MICE. Развлекательная часть

• Организация экскурсионной программы. Из чего складывается стоимость экскурсии
• Форматы и типы экскурсий: классика или экстрим
• Виды тимбилдинга (агротимбилдинг, приключенческий, спортивный, творческий, интеллектуальный).
• Какие цели помогает выполнить тимбилдинг на мероприятиях различного типа?
• Торжественные мероприятия – организация гала-ужина, подведение итого, презентация
• Написание сценария
• Подбор контрагентов. Работа со звездами
• Бюджетирование
• Администрирование проекта
• Работа с гостями на мероприятии в зависимости от формата.
• Пост-сопровождение
• Важные мелочи, которые оказываются важными.

Разбор кейсов, практикум

8. Комплекс MICE. Администрирование проекта

• Брендинг (пространство отеля, подарки, транспорт, реквизит и т.д.)
• Концепция мероприятия, связывающая воедино бизнес-составляющую мероприятия и развлекательную программу
• Элементы воплощения концепции - примеры успешных кейсов.
• Распределение зон ответственности: ответственность организатора, посредника, принимающей стороны, отеля, туриста
• Технические вопросы, связанные с рабочей группой проекта (перелёт, проживание, связь, интернет и т.д.)
• Основы менеджмента проекта
• Поэтапное планирование проекта
• Общее бюджетирование
• Оценка эффективности

9. Блок: общие советы

• Интересные технические идеи для мероприятия
• Известная персона - как ведущий или гость
• MICE. Что хотят видеть иностранцы в России
• Необременительный этикет
• Virtual events – инструкция по использованию

10. Блок для сотрудников сферы MICE

• Инструменты продвижения площадок для проведения мероприятий
• Кто такой модератор мероприятия.
• Общение с Заказчиком: специфика переговоров.
• Продвижение мероприятия
• Инновации
• Конкуренция площадок для проведения мероприятия

11. Блок за заказчиков MICE

• Идеальная площадка для делового мероприятия
• Мероприятия во дворцах
• Просто мероприятие и PR мероприятие. Разница?
• Лучшие места для проведения деловых мероприятий зимой. Обзор
• Есть ли разница мероприятий для разных сфер деятельности
• Речь руководителя. Какая она должна быть, кто ее должен готовить
• Мероприятия как элемент антикризисной программы
• Пресс-сопровождение события
• Как представить себя иностранным партнерам
• Работа с гостями - почему они не приходят
• Подарки гостям

Подведение итогов. Ответы на вопросы.

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.