Офис-менеджер и администратор

День 1.

Офис-менеджер и администратор: профессиональные компетенции, управленческие навыки, направления развития.

• Офис-менеджер и администратор: основные задачи, должностные функции и компетенции. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки.
• Место офис-менеджера и администратора в структуре управления организации. Способы повышения значимости в управленческом процессе работы офис-менеджера и администратора.
• Социально-психологические аспекты работы офис-менеджера и администратора.
• Профилактика профессионального выгорания. Пути профессионального и карьерного роста.

Задачи и функции административно-хозяйственных подразделений.

• Понятие административно-хозяйственной деятельности.
• Задачи административно-хозяйственных подразделений.
• Функции административно-хозяйственного обеспечения организации.
• Объемы и структуру работ, выполняемых подразделениями АХО.
• Место административно-хозяйственных служб в структуре организации.

Организация работы офиса.

• Методика расчета площади помещений и зонирования офиса.
• Организация рабочих мест.
• Основы охраны труда. Специальная оценка условий труда.
• Правовое регулирование проверок, проводимых органами государственного надзора.
• Нормативно-правовое и техническое регулирование организации уборочных работ, методы расчета потребности в техническом персонале.
• Нормативно-правовое и техническое регулирование организации питания сотрудников.
• Пути оптимизации использования служебного автотранспорта.
• Организация работ, связанных с курьерской и почтовой отправкой.
• Разработка регламентирующих документов.

День 2.

Практика договорной работы. Отдельные виды хозяйственных договоров.

• Сделки и обязательства в гражданском праве.
• Общие положения о договоре.
• Понятия оферта и акцепт.
• Договор как вид документа, требования к его оформлению, порядок заключения, изменения и расторжения договора.
• Виды и классификация хозяйственных договоров.
• Договор аренды.
• Договор купли-продажи.
• Договор поставки.
• Договор подряда.
• Договор возмездного оказания услуг.

Получение, учет, хранение и выдача товарно-материальных ценностей.

• Материальная ответственность работника. Случаи полной материальной ответственности.
• Виды хозяйственных операций.
• Унифицированные формы первичных учетных документов.
• Правила получения, учета, хранения, выдачи и выбытия с учета основных средств и материалов.
• Особенности приобретения товаров в предприятиях розничной торговли.
• Инвентаризация: проверка фактического наличия имущества.
• Отчетности материально-ответственных лиц.

День 3.

Хозяйственные операции с наличными денежными средствами.

• Понятие подотчетных лиц.
• Порядок получения подотчетных денежных средств.
• Порядок отчетности за использование подотчетных денежных средств.
• Особенности расчетов с физическими лицами.
• Особенности оформления представительских расходов.

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса.

• Сервисное обслуживание офиса. Офисное оборудование и расходные материалы. Выбор поставщиков и сервисных компаний.
• Сбор и обобщение заявок. Организация курьерской доставки. Особенности различных способов передачи отправлений.
• Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта.

День 4.

Основные правила коммуникативной культуры.

• Знаки внимания. Баланс знаков внимания.
• Важность соблюдения правил делового этикета и особенности коммуникативной культуры в организации.
• Различия между официальным и неформальным общением.
• Основы взаимодействия с клиентом или деловым партнером.
• Основы эффективного, но не навязчивого сервиса. Положительные, отрицательные и нулевые знаки внимания.
• Основные правила самопрезентации. Как правильно управлять впечатлением о себе.
• Барьеры в общении и их преодоление.
• Ошибки при передаче информации.
• Этикетно-значимые и запретные знаки невербального языка тела. Мимика, поза, жесты, взгляд.

Речевой этикет – основа культуры сервиса.

• Культура речи -основа положительного имиджа.
• Речь как индикатор личности.
• Коммуникабельность-основа успеха в бизнесе.
• Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента.
• Как говорить понятно и выразительно.
• Профессиональная лексика.
• Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу.
• Выявление потребностей клиента при помощи правильно построенных фраз и вопросов.
• Культура диалога. Сквернословие, злословие, сплетни.
• Искусство ведения беседы с клиентом, коллегой, руководителем. Светская беседа - обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для неформальной беседы.

Практикум. Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты.

День 5.

Правила, которые создают репутацию. Деловой этикет в бизнесе.

• Некоторые особенности правил этикета в бизнесе. Профессиональный имидж.
• Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность, предупредительность. Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение. Субординация. Визитная карточка, ее основные функции.
• Организация рабочего пространства ,основные этические требования. Внешность сотрудника компании , как фактор влияющий на восприятие клиента.
• Основные стили одежды деловой женщины.
• Особенности делового стиля одежды. Умение правильно украшать свою внешность. Основные ошибки в оформлении внешности.

Практикум. «Всеобщее внимание» Представление, знакомство. Интервью.

Мастерство телефонного общения в деловой сфере.

• Особенности делового телефонного разговора.
• Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании. Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса.
• Подготовка к телефонному разговору, композиция. Метод «телефонной улыбки».
• Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Умение слушать. Монолог и диалог в телефонном общении.
• Ограничения в телефонном общении. Фразы, которых необходимо избегать. Проблемные разговоры по телефону.
• Звонки входящие и исходящие. Личные звонки.
• Мобильная связь, этикетные нормы.

Практикум. Упражнения для голоса. Развитие навыков общения по телефону.

Правила хорошего тона.Офисное и кабинетное гостеприимство.

• Основные правила приема клиентов и деловых партнеров.
• Создание благоприятного эмоционального фона.
• Уважение и доброжелательность к посетителю,как стиль работы и основа сервиса.
• Как создать у посетителя ощущение его значимости.
• Как встречать клиента, провожать, сопровождать, представлять его другим сотрудникам.
• Выявление основных потребностей и намерений посетителя.
• Проблемные посетители.
• Особенности общения с иностранными гражданами и лицами с ограниченными возможностями.
• Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать или настроен негативно.
• Как встретить VIP – клиента (партнера).
• Как прощаться с посетителем,чтобы его отношение к вашей компании стало еще лучше.
• Соблюдение конфиденциальности. Профессиональная этика.