Исполнительный директор (административный директор). Авторский семинар-тренинг

День 1

Система управления и административное обеспечение

• Основные элементы системы управления
• Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
• Цели и задачи административного обеспечения
• Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
• Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
• Требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

• Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
• Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс - служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
• Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
• Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
• Организация работы с подрядчиками
• Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
• Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
• Юридическое обеспечение
• Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум: Слушатели разработают должностную инструкцию исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений

Экономика в деятельности исполнительного директора

• Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
• Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
• Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
• Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
• Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
• Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
• Facility management
• Fleet management

Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат для своих подразделений, разработают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании.

День 2

Организация документооборота в компании

• Принципы организации документооборота
• Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
• Документопоток компании
• Организация работы секретариата
• Организация контроля исполнения поручений

Практикум: Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел.

Регламентация деятельности компании

• Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
• Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора.
• Организация контроля регламентирующих документов
• Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам

Организация работы административно – хозяйственного отдела (АХО)

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

• Типовое положение АХО
• Должностная инструкция начальника АХО
• Матрица ответственности АХО

Практикум: Разработка типовых задач и функционала АХО

Организация планирования в АХО

• Планирование состава работ
• Планирование частоты работ
• Планирование качества работ
• Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
• Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум: Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
• Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
  • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.

Практикум: Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХО
• Отчетность руководителя АХО
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

• Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
• Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

• Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
• Диспетчеризация работы автотранспорта
• Критерии выбора автотранспортных средств
• Контроль деятельности и отчетность
• Оплата труда и стимулирование водителей

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
• Надзорные организации и взаимодействие с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Дискуссия: Обсуждение инструкции действий в случае визита надзорных органов

День 3

Организационное развитие

• Задачи функции организационного развития
• Способы совершенствования деятельности и изменений
• Инструменты организационного развития
• Внедрение изменений: процедуры, сложности
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений административного (исполнительного) директора

Практикум: Организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей»

Юридическое обеспечение

• Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
• Формы организации юридической службы
• Оплата труда и стимулирование

Архивная деятельность

• Задачи архивации документов
• Порядок и нормативы хранения документации
• Каталогизация и использование корпоративных информационных систем

Организация борьбы с потерями, с ежедневным "хаосом"

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
• Борьба с факторами, отнимающими время
• Как вести себя в кризисных ситуациях
• «Бережливый офис» – как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала

Практикум занятие: Слушатели разработают программу борьбы с потерями - «Бережливый офис»

Принципы разработки системы мотивации подразделений административного (исполнительного) директора

• Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
• Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты.
• За что платить постоянную часть заработной платы
• Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI . Как персонал должен зарабатывать переменную часть

Практикум: Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений