В условиях усиления требований к документированию деятельности, внедрения электронного документооборота (ЭДО) и риск-ориентированного подхода к контролю, грамотное построение номенклатуры дел становится ключевым инструментом обеспечения порядка в работе с документами, гарантией сохранности и оперативного поиска информации, основой для эффективного архивного хранения и успешного прохождения проверок.

Цель курса повышения квалификации

Формирование у слушателей систематизированных знаний и практических компетенций по разработке, оформлению, ведению и актуализации номенклатуры дел в соответствии с современными нормативно-методическими требованиями.

В программе курса повышения квалификации

1. Номенклатура дел как основной инструмент систематизации документов в организации

Понятие, цели и задачи номенклатуры дел в современном делопроизводстве.
Нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие составление номенклатуры дел.
Место номенклатуры дел в системе организационно-распорядительной документации.
Взаимосвязь номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и реестров документов.
Виды номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная.
Ответственность за составление, ведение и соблюдение номенклатуры дел.

2. Структура и составление номенклатуры дел: основные принципы и подходы

Структурный и производственно-функциональный принципы построения номенклатуры дел.
Определение перечня включаемых в номенклатуру дел категорий документов.
Порядок расположения разделов номенклатуры дел в соответствии со структурой организации.
Формирование перечня дел для руководства, функциональных и структурных подразделений.
Особенности включения в номенклатуру дел документов временно действующих органов.
Учет документов, создаваемых в системах электронного документооборота.

3. Формирование заголовков дел: методика и практические рекомендации

Общие требования к формулировке заголовков дел: краткость, четкость, однозначность.
Структура заголовка дела и последовательность его элементов.
Особенности составления заголовков для различных видов документов (распорядительных, организационных, отчетных).
Заголовки дел, содержащих переписку, и правила указания корреспондентов.
Заголовки дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа.
Типичные ошибки при составлении заголовков дел и способы их избежать.

4. Индексация дел в номенклатуре: система и порядок присвоения

Назначение индексации дел и ее связь с классификацией документов.
Порядок присвоения индексов структурным подразделениям.
Составление цифровых индексов для конкретных дел.
Особенности индексации общих дел и дел с документами коллегиальных органов.
Сохранение индексации дел при изменении структуры организации.
Практикум по присвоению индексов для различных категорий дел.

5. Определение сроков хранения дел и оформления графы номенклатуры

Значение и правовые основы установления сроков хранения документов.
Использование Перечня типовых архивных документов для определения сроков хранения.
Проведение экспертизы ценности документов в процессе составления номенклатуры дел.
Особенности установления сроков хранения для электронных документов.
Оформление графы «Срок хранения и № статей по Перечню».
Внесение отметок «ЭПК» (постоянное хранение) и «ЭПК/ВК» (временное хранение).

6. Оформление, согласование и утверждение номенклатуры дел

Требования к оформлению формы номенклатуры дел.
Порядок составления итоговой записи о количестве дел.
Процедура согласования проекта номенклатуры дел с ведущими специалистами подразделений.
Обязательность визирования проекта номенклатуры дел руководителем архива или ответственным за архив.
Порядок утверждения номенклатуры дел руководителем организации.
Регистрация, рассылка и введение номенклатуры дел в действие.

7. Ведение и актуализация номенклатуры дел в течение года

Номенклатура дел как классификатор при регистрации входящих и исходящих документов.
Порядок заведения дел в течение календарного года.
Внесение уточнений и дополнений в течение года (резервные индексы).
Формирование и заполнение листа-заверителя дела.
Контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях.
Подготовка годового раздела сводной описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

8. Составление номенклатуры дел по окончании делопроизводственного года

Порядок анализа действовавшей в отчетном году номенклатуры дел.
Внесение уточнений в заголовки дел, сроки хранения на основе реально сложившегося состава документов.
Включение новых дел, отражающих изменения в деятельности организации.
Составление итоговой записи о количестве сформированных за год дел (постоянного и временного хранения).
Порядок переноса не завершенных в делопроизводстве дел на следующий год.
Утверждение номенклатуры дел на новый календарный год.

9. Специфика формирования номенклатуры дел в условиях электронного документооборота (ЭДО)

Подходы к интеграции номенклатуры дел в систему ЭДО.
Учет электронных документов и дел в сводной номенклатуре.
Особенности определения сроков хранения для электронных документов.
Формирование заголовков дел для электронных папок и наборов данных.
Требования к обеспечению сохранности и учету электронных дел.
Взаимосвязь номенклатуры дел и классификаторов в системе ЭДО.

10. Практикум: Разработка и оформление фрагмента номенклатуры дел для подразделения

Анализ функций и документооборота условного структурного подразделения.
Определение перечня дел, подлежащих включению в номенклатуру.
Практическое составление заголовков дел различного типа.
Присвоение индексов и определение сроков хранения.
Оформление фрагмента номенклатуры дел в установленной форме.

Ответы на вопросы участников.

Результат посещения курса повышения квалификации

Участники обучения узнают:

Нормативно-правовую базу и современные требования к организации делопроизводства и архивного дела.
Принципы, виды и структуру номенклатуры дел как основы систематизации документов.
Методику формирования заголовков дел и индексации в условиях смешанного (бумажного и электронного) документооборота.
Порядок составления, согласования, утверждения и внедрения номенклатуры дел в организации.

Для кого предназначен курс повышения квалификации

Сотрудники служб документационного обеспечения управления (ДОУ), секретари, делопроизводители, архивные работники, офис-менеджеры, специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях государственных и коммерческих организаций.

Документ по окончанию курса повышения квалификации

Удостоверение о повышении квалификации

Отзывы

Добавить отзыв

Наши пользователи еще не оставили отзывов о данной программе обучение. Станьте первым!

Номенклатура дел