Обучение офис-менеджеров

семинар

Очный Корпоративный

ID 46460

«Если вы не думаете о своей репутации — о ней подумают другие...»

У компетентного офис-менеджера два основных направления работы: организация офисной деятельности и поддержание репутации компании. Специфика этой должности подразумевает совмещение некоторых задач по управлению с представительской функцией, что требует определённого уровня дипломатических навыков. Деятельность офис-менеджера одновременно обращена на взаимодействие с внутренним коллективом (персоналом) и установление контакта с клиентами, а потому найти баланс сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Курс посвящён подробному разбору компетенций офисных специалистов: позволяет разработать модели решения административно-хозяйственных вопросов и рассмотреть различные виды ситуаций, требующих применения правил делового общения. Участники изучат основы психологии и управления имиджем, практики тайм-менеджмента и планирования, нюансы организации встреч и управления корпоративной средой.

В программе семинара

День 1

Офис-менеджер в структуре организации

Виды офисов и их оборудование. Критерии выбора офисного помещения. Параметры офисных зданий классов А, В, С
Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
Квалификационная характеристика офис-менеджера, его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
Формула для расчёта страхового запаса
Предметы первой необходимости
Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
Классификация офисной оргтехники. Виды офисных материалов
Классификация основных офисных программных продуктов и офисной оргтехники. Достоинства и недостатки офисных средств передачи информации
Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
Организация питания сотрудников

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях
Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников

Практикумы:

Кейс «Подготовка совещания с использованием интеллект-карты»
Кейс «Определение уровня прокрастинации»

День 2

Повышение эффективности организационных коммуникаций

Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения
Рекомендации по эффективному использованию времени. Приоретизация. Матрица Эйзенхауэра

Практикум «Работа над ошибками в оформлении документов системы ОРД»

Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения

Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
Основные деловые и личные качества офис-менеджера
О чем нужно всегда помнить, чтобы произвести на собеседника «правильное» впечатление?
Самопрезентация. Формирование первого впечатления
Как сформировать свой положительный невербальный имидж?
Этикетно-запретные сигналы невербального общения
Жесты, позы, мимика, голос, дистанция, взгляд — как всем этим управлять?
Межличностное пространство в деловых контактах. Зоны общения (личная, дружеская, публичная)
Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
Взаимодействие с партнерами сторонних организаций, VIP-персонами, посетителями
Эстетические стандарты оформления рабочего места, их влияние на этику деловых отношений

Практикум «Ситуации (разбор). Ваш положительный невербальный имидж»

День 3

Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа

Основные правила культуры речи
Культура диалога. Монолог
Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу. Как деликатно сказать «нет»
Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
Запретные темы. Позитивные темы
Рекомендации для публичного выступления
Для чего говорят комплименты в деловой среде. Что такое правильный комплимент

Основные правила делового этикета

Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
Правила приветствия, представления, знакомства. Рукопожатие, поцелуи, объятия в деловой среде. Что и когда можно и нельзя
Обращение
Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
Правила хорошего тона для приема посетителей
Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе
Правила сопровождения посетителя организации
Правила рассадки за столом
Правила рассадки в автомобиле

Практикум «Прием посетителя»

Габитарный имидж делового человека. Dress-code

Значение дресс-кода в корпоративной культуре компании
Создание правильного визуального имиджа — значимая часть успешной деятельности организации
Основные стили одежды. Деловой стиль, вечерний, свободный, спортивный
Одежда деловой женщины. Одежда делового мужчины
Фасон, цвет, эстетические требования. Ошибки, которых следует избегать при оформлении внешности
Одежда для приемов
Что приемлемо и что запрещено для деловых мужчин и женщин. Прическа, парфюмерия, косметика

Телефон. Специфика делового общения по телефону

Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
Композиция телефонного разговора
Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет

Основные правила подготовки и организации деловых встреч, переговоров, совещаний, мероприятий, презентаций

Специфика деловых мероприятий в компаниях и организациях. Основные виды деловых встреч
Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
Правила поведения на различных приемах. Приемы самообслуживания и приемы с обслуживанием
Корпоративные мероприятия. Правила этикета для сотрудников
Сервисное обслуживание деловых встреч
Правила сервировки. Порядок и очередность обслуживания. Как подавать чай, кофе

Практикум «Гостеприимство в офисе»

Результат посещения семинара

определите позицию и функционал офис-менеджера в общей системе управления
сформулируете полный перечень его прав и обязанностей в разделе АХО
изучите параметры организации встреч и схемы взаимодействия с подразделениями
сможете грамотно организовать документооборот на предприятии
повысите осведомлённость в вопросах составления протоколов
научитесь использовать техники ведения переговоров и правила делового этикета
получите от экспертов рекомендации по эффективному деловому общению внутри организации и вне её