Современный офис-менеджер - ключевой специалист, обеспечивающий эффективную работу офиса и комфортные условия для сотрудников. Офис-менеджер отвечает за организацию работы офиса, поддержание комфортных условий для сотрудников и обеспечение бесперебойного функционирования бизнес-процессов. Профессия сочетает административные, организационные и коммуникативные навыки, напрямую влияя на эффективность бизнеса. Хороший офис-менеджер экономит компании до 30% времени сотрудников, которое раньше тратилось на решение бытовых вопросов.

Семинар направлен на повышение профессиональных компетенций офис-менеджера, секретаря в области ведения административно-хозяйственной работы.

Цель семинара

Развитие профессиональных компетенций офис-менеджера для организации эффективной работы офиса и поддержки бизнес-процессов компании.

В программе семинара

1. Профессиональные стандарты офис-менеджера

Роль и место в организационной структуре компании.
Ключевые обязанности и зоны ответственности.
Взаимодействие с подразделениями и руководством.
Профессиональная этика и корпоративная культура.
Тренды профессии.
Практикум: анализ должностных инструкций.

2. Организация офисного пространства

Принципы эффективного зонирования офиса.
Оптимизация рабочих мест и зон общего пользования.
Управление офисной инфраструктурой.
Контроль за состоянием помещений и оборудования.
Бережливый офис (Lean Office).
Разработка плана реорганизации офиса.

3. Управление офисными ресурсами

Планирование и контроль расходных материалов.
Работа с поставщиками и подрядчиками.
Учет и инвентаризация офисного имущества.
Организация закупочных процедур.
Оптимизация затрат на офисные нужды.
Практикум: составление заявки на закупку.

4. Документооборот и делопроизводство

Основные виды офисных документов.
Правила оформления и регистрации документов.
Организация электронного документооборота.
Системы хранения и архивирования документов.
Защита конфиденциальной информации.
Работа с входящей документацией.

5. Деловая коммуникация и сервис

Профессиональное общение с сотрудниками и клиентами.
Телефонный этикет и работа с возражениями.
Эффективная email-переписка.
Организация приема посетителей.
Разрешение конфликтных ситуаций.
Практикум: ролевая игра "Сложный клиент".

6. Организация мероприятий

Подготовка совещаний и переговоров.
Планирование корпоративных событий.
Координация работы с подрядчиками.
Контроль бюджета мероприятий.
Оформление сопроводительных документов.
Практикум: разработка плана мероприятия.

7. Тайм-менеджмент и планирование

Принципы эффективного управления временем.
Инструменты планирования.
Приоритезация задач и распределение нагрузки.
Автоматизация рутинных процессов.
Профилактика профессионального выгорания.
Составление рабочего графика.

8. Клиентский сервис в офисе

Стандарты обслуживания внутренних клиентов.
Создание комфортной офисной среды.
Работа с обращениями и жалобами.
Повышение лояльности сотрудников.
Оценка качества сервиса.
Разбор кейсов по сервису.

Ответы на вопросы участников.

Результат посещения семинара

Участники обучения узнают:

Современные технологии организации офисной работы.
Методы управления офисными процессами и ресурсами.
Навыки профессиональной коммуникации и клиентского сервиса.

Для кого предназначен семинар

Секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.

Документ по окончанию семинара

Сертификат (на русском или английском языке)