Офис-менеджер, администратор подразделений и проектов

В результате этого модуля участники разберутся в функционале современного востребованного офис-менеджера и администратора проекта, возьмут в работу практические инструменты системы "Бережливый офис" и смогут обустраивать офис и приемные по принципам эргономики

Функциональные обязанности и портрет офис-менеджера и администратора проекта

• Функционал современного офис-менеджера, администратора проекта
• Профессионально важные навыки и личностные качества

Организация работы офиса. Концепция "Бережливый офис"

• Организация работы офиса. Зонирование и обустройство офиса. Выбор офисной мебели. На что обращать внимание?
• Эргономика рабочего места. Влияние обустройства офиса на эффективность работы и мотивацию персонала. Организация «Здорового офиса»
• Организация уборки офиса. Контроль за работой клининговой компании. Аптечка первой медицинской помощи в офисе
• Концепция "Бережливый офис". Классификация потерь в офисе. 7 видов потерь в офисе. Система 5S. Организация рабочего места по системе 5S

Цифровой офис

• Гибридный и удаленный формат работы. Цифровое рабочее пространство и цифровое рабочее место
• Технологии и инструменты цифрового офиса
• Что сделать для быстрой адаптации новых сотрудников в гибридном (смешанном) или удаленном формате?

Бонусы модуля:

• Функционал и должностные инструкции
• Памятки по зонированию офиса и выбору офисной мебели
• Методичка по технологии создания «Здорового офиса»
• Методички по организации снабжения офиса
• Перечень медикаментов для аптечки первой медицинской помощи
• Авторская рабочая тетрадь «Бережливый офис»
• Пошаговый алгоритм внедрения системы бережливого офиса
• Методичка "Технологии и инструменты цифрового офиса"

В результате данного модуля участники смогут управлять рабочими процессами в своей деятельности, предлагать идеи по их оптимизации и улучшению. Разберутся в этапах управления проектами, работе с дедлайнами и проектными командами на проекте.

Управление по бизнес-процессам

• Понятие «бизнес-процесс». Критерии к бизнес-процессам и их виды. Оптимизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы в работе помощника. Как и зачем описывать бизнес-процессы?

Управление проектами

• Что такое проект? Основные отличительные черты. Примеры проектов. Основы проектного управления.Проектная команда: создаем и управляем. Выполнение работ в проекте: установление взаимосвязи работ и сроков. Диаграмма Ганта как инструмент для проектного управления

Бонусы модуля:

• Тьюториал по описанию бизнес-процессов
• Авторская статья «Процессный подход в работе ассистента»
• Авторская статья «Процессный подход в работе ассистента»
• Шаблоны плана проекта и Диаграммы Ганта

В результате модуля участники смогут грамотно управлять временем, применять самые современные планировщики и инструменты планирования. Создадут систему эффективной организации бизнес-поездок с 0. Научатся грамотно работать с телефонными звонками.

Тайм-менеджмент

• Золотые принципы планирования времени: что внедрить прямо сейчас? Умные цели. Расстановка приоритетов. Формы планирования времени. 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. Google Календарь, Microsoft Outlook. Функционал и полезные настройки. Трекеры, таскеры

Организация телефонных переговоров

• Регистрация звонков. Перевод на руководителя, запись сообщения для руководителя. Этапы работы со входящими звонками. Стандарты телефонного общения. Работа с конфликтными абонентами. Активное слушание, техника вопросов

Организация поездок и командировок

• Сбор информации: что уточнить, чтобы организовать поездку на 5+? Тревел-политика как подмога ассистенту: как внедрить? Программа командировки. Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. Прикладные инструменты: сайты, порталы и приложения в копилку ассистента. Последние приготовления перед вылетом шефа. Чек-лист организации командировки с 0. Шаблоны программы командировки и таблиц для сбора отчетности о рейсах и др.

Бонусы модуля:

• Чек-лист «15+ правил тайм-менеджмента»
• Краткий обзор современных форм планирования времени
• Конспект по работе с прокрастинацией
• 4 пошаговых тьюториала по работе с электронными календарями
• Фотография рабочего дня для контроля поглотителей времени
• Шаблоны-подсказки по работе с личным планированием
• Образец тревел-политики для эффективной организации поездок
• Шаблон оформленной программы командировки
• Авторский чек-лист "Организация командировок"
• Список-инструментарий из 10+ сайтов по тревел-поддержке
• Чек-лист для повышения эффективности телефонного общения
• Пошаговый конспект "Как ассистенту научиться писать скрипты?"

В результаты модуля участники изучат практические основы современного делового этикета и офисного гостеприимства, речевого и цифрового этикета, смогут производить благоприятное впечатление на гостей и партнеров и грамотно работать над своим профессиональным имиджем и имиджем своей организации.

Деловой Имидж

• Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления. Составляющие имиджа человека и профессионала. Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу. Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Культура делового общения, речевой этикет

• Специфика делового общения. Что такое деловой этикет? Его основные правила. Как встречать и провожать гостей по офису? Ситуации знакомства и представления. Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk. Невербальные коммуникации: жесты/позы.

Офисное гостеприимство. Работа с посетителями и гостями

• Работа с посетителями: каким правилам и этапам необходимо следовать идеальному ассистенту? Знакомство с посетителем: как правильно представиться и принять визитную карточку? Угощение чаем, кофе, водой в офисе: есть ли важные нюансы? Схема идеальной сервировки чая. Порядок обслуживания гостей

Цифровой этикет

• Цифровые коммуникации в 21 веке. Общение с клиентами в мессенджерах и соцсетях. Как выбрать подходящий канал коммуникации с клиентами и партнерами? Основные правила цифрового этикета: как себя вести в месенджерах от лица компании? Голосовые записи, звонки, сообщения – что уместно в деловой среде? Субординация в деловом мире. Общение в соцсетях, аватарки, время отправки сообщений

Бонусы модуля:

• Гайд по стилю для современного помощника
• Прикладная рабочая тетрадь по деловому этикету и офисному гостеприимству
• Авторское самое лучшее в РФ пособие по деловому этикету ипротоколу
• Методичка по основам конфликтологии
• Тьюториал по ведению грамотной деловой беседы
• Словарик речевых формул для ведения беседы
• Чек-лист по правилам цифрового этикета

В результате модуля участники разберутся в основах оформления и составления документов, смогут оформлять приказы, письма, распоряжения грамотно, изучат основы протоколирования совещаний.

• Понятие бланка документа. Реквизиты бланков документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016
• Правила оформления приказов. Структура приказа. Оформление приказов. Отличие приказов от распоряжений. Издание распоряжений
• Протоколы совещаний. Требования по протоколированию. Протоколы: оформление и составление. Текст протокола. Краткие и полные протоколы
• Оформление писем, служебных записок, актов, доверенностей
• Входящие, исходящие, внутренние документы. Потоки документов. Маршруты документов

Бонусы модуля:

• Шпаргалка-ключ по оформлению документов
• Шаблоны по оформлению бланков документов
• Презентации-подсказки по оформлению приказов, распоряжений,писем и др

В результате модуля участники смогут грамотно организовывать работу с подрядчиками, выбирать их. Смогут разработать свою систему критериев для выбора надежных поставщиков. Познакомятся с функционалом CRM -систем, изучат основы договорной работы.

Работа с поставщиками и подрядчиками

• Где и как искать подрядчиков для выполнения работ? Источники поиска подрядчиков. Разработка критериев для выбора агентств/поставщиков услуг/типографий и др. Учимся выбирать надежных поставщиков. Ассистент= управленец: как ставить задачи и грамотно делегировать? Контроль за работой подрядчиков. Советы по работе с исполнителями. Работа с биржами фриланса. Нюансы эффективного взаимодействия с фрилансерами. Учимся составлять грамотное техзадание. Список сайтов для поиска фрилансеров на разовые услуги

Организация работы с договорами и первичной бухгалтерской документацией

• Работа с документами. Оформление счетов, договоров, актов выполненных работ. Основные виды договоров: договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки и пр. Как правильно организовать договорную работу? Договорная документация. Типовые формы договоров. Регистрация и учет договоров. Автоматизация договорной работы. Протоколы разногласий. Как составить?

CRM-системы

• Функционал и преимущества систем. Какие процессы компании она может облегчить? Автоматизация бизнес-процессов с помощью CRM. Контроль работы сотрудников и статистика в CRM. Обучение штата работе в программе после внедрения: советы и лайфхаки

Бонусы модуля:

• Шаблон-подсказка "Как давать идеальные техзадания?"
• Автоматизированная табличка по выбору подрядчика
• Рабочая тетрадь по работе с подрядчиками
• Готовый список важных критериев для выбора подрядчика
• Типовые формы договоров
• Шаблоны счетов, актов, счетов-договоров

В результате модуля участники смогут применять основы управления персоналом для эффективного выполнения рабочих задач, контроля и мотивации сотрудников. Научатся работать с самом удобном сервиса для работы с командами и проектами. Смогут создать малобюджетную базу знаний для обучения сотрудников внутри организации, овладеют основами влияния на исполнительскую дисциплину

Основы HR-менеджмента

• Функциональные обязанности и зона ответственности: как распределить среди сотрудников? Мотивация: виды, принципы, основы. Показатели KPI: зачем они нужны и в чем их преимущества? Дедлайны и сроки исполнения поручений. Рычаги воздействия на исполнительскую дисциплину. Способы малобюджетного обучения и развития персонала своими силами. Основы Менеджмента знаний. Как управлять знаниями персонала? Шаблоны инструкций, регламентов для персонала. Примеры показателей KPI. Примеры применения методов обучения и управления знаниями административного персонала

Управление проектами, командами и результатами в программе TRELLO

• Программа Trello ее интерфейс и функционал. Как создавать задачи (списки дел), перемещать их, создавать статусы. Как создавать ярлыки (метки) и придумывать свое контекстное планирование. Управление задачами, проектами и командами в Trello

Бонусы модуля:

• 2 шаблона для эффективного планирования проектов
• Тьюториал «Как ассистенту организовать мероприятие за 6 шагов?»
• 6 шаблонов управленческих документов для работы с персоналом
• Презентация-шпаргалка по основам работы с командой
• Пошаговый алгоритм с примерами «Как создать библиотеку знаний для помощника/отдела?»
• Тьюториал по работе в TRELLO для управления проектами/командами