Офис – Менеджер: как организовать жизнь офиса

1. Понятие Офис-менеджер. Функции Офис-менеджера.

2. Что должен знать Офис-менеджер:

• материальные и нематериальные активы предприятия;
• основные средства и материалы;
• виды хозяйственных операций;
• принципы проведения тендеров;
• основы бюджетирования.

3. Организация офисного переезда:

• поиск помещения (работа с риэлторами, классификация зданий, методы обмера площадей, арендные ставки и т.п.);
• проведение переговоров с владельцем / арендодателем (телефония и ИТ, вентиляция и кондиционирование, электрические мощности и т.п.)
• подготовка предварительного плана офиса и его согласование с руководством (функциональные зоны);
• заключение договора аренды (на что следует обратить внимание);
• разработка детального дизайн-проекта;
• проведение тендеров по выбору подрядчика для ремонта офиса, поставщика мебели, перевозчика и т.п.
• работа с подрядчиками по организации ремонтных работ в офисе;
• согласование плана рассадки сотрудников с руководителями подразделений;
• подготовка к офисному переезду (уведомление клиентов; аудит документов и имущества Компании);
• переезд в новый офис;
• окончание проекта.

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• работа с поставщиками: аудит существующих поставщиков, выбор поставщиков, глобализация поставщиков, рычаги влияния на поставщиков;
• осуществление закупочной деятельности: расчет потребностей; порядок получения ТМЦ, документальное сопровождение, формы оплаты;
• организация уборочных работ;
• организация деловых поездок;
• организация работы автопарка;
• организация работы ресепшн и секретарей;
• организация курьерской доставки;
• участие в закупке маркетинговых материалов (бланки, визитки, брэндинг офисного пространства);
• организация питания сотрудников;
• офисная аптечка.

5. Документооборот Компании:

• регистрация корреспонденции;
• работа с организационно-распорядительными документами;
• разработка и внедрение политик и процедур;
• кадровое делопроизводство.

6. Организация корпоративных мероприятий:

• разработка концепции;
• выбор провайдера;
• выбор площадки;
• согласование плана мероприятия с линейными руководителями;
• получение обратной связи от сотрудников Компании.

Мы будем рады видеть Вас на тренинге!