Повышение эффективности документооборота

Использование искусственного интеллекта в документообороте, переход на электронные документы

Организация и развитие службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Цели, задачи и функции службы. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами.

Положение о службе документационного обеспечения управления, нормативно-методическое обоснование. Структура, штатное расписание, должностной и численный состав службы ДОУ. Нормативы времени на выполнение работ. Задачи и функции подразделений службы ДОУ. Организация взаимодействия между отделами и сотрудниками. Должностной статус специалиста службы ДОУ в структуре организации.

Задачи и функции руководителя службы ДОУ. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Составление должностных инструкций. Делегирование полномочий. Разработка нормативно-методических документов и положений о структурных подразделениях.

Государственное регулирование системы ДОУ. Нормативно-методические документы по организации делопроизводства. Изменения законодательства.

Эффективность документационного обеспечения управления, показатели эффективности деятельности служб ДОУ (KPI). Общие характеристики показателей оценки деятельности в аспекте организационного развития. Показатели эффективности деятельности - KPI. Организационная и информационная функции системы управления документами. Служба ДОУ - центр компетенции в области управления документами.

Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот: алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.

Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

Документооборот организации и его составляющие.

• Документооборот, как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.
• Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной.
• Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами.
• Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документами.

Контроль исполнения документов и поручений. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Системы управления электронными документами: рынок, анализ и выбор.

• Организация юридически значимого документооборота в организации. Электронная подпись и подтверждение подлинности документов.
• Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного делопроизводства. Проблемы и решения.
• Формирование требований к средствам и системам электронного документооборота. Оценка предложений с позиции бизнес-пользователей.
• Примеры применения электронных систем. Схемы движения информации в организации. Совместимость автоматизированных систем. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.