Практический семинар для офис-менеджеров и административных сотрудников офиса

I. Должностные обязанности офис – менеджера:

• Организационная структура управления. Структура организации. Виды и характеристика организационных структур. Уровни управления. Делегирование полномочий.
• Офис-менеджер в структуре управления: основные направления деятельности, должностные обязанности и порядок работы. Основы менеджмента. Коммерческая и служебная тайна в работе офис-менеджера.

II. Организация снабжения офиса. Учет ТМЦ:

• Конъюнктура рынка. Анализ предложения, структура цены товара, система скидок. Оптимизация использования ресурсов.
• Закупка средств оргтехники, мебели, элементов оформления офиса. Организация снабжения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания. Расчет потребности. Создание запаса товаров, напитков, подарков, рекламной продукции.
• Организация системы хранения, учета, и выдачи предметов и средств труда.
• Полная материальная ответственность. Передача товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому. Инвентаризация хозяйства офиса.

III. Хозяйственные операции. Порядок проведения и документирования

• Виды хозяйственных операций офис-менеджера. Унифицированные формы первичных учетных документов.
• Порядок получения товарно-материальных ценностей у поставщика. Документальное сопровождение. Доверенность. Правила оформления и методика проверки доверенности. Товарная накладная. Счет-фактура. Приходный ордер. Особенности оформления партии товара.
• Формы оплаты товаров и услуг. Безналичная форма оплаты. Особенности оплаты сделок наличными денежными средствами.
• Приобретение товаров в розничной торговле. Подотчетные средства. Документальное сопровождение: расходный кассовый ордер, товарный чек, кассовый чек, приходный кассовый ордер.
• Порядок отчета подотчетных лиц. Оформление авансового отчета.

IV. Организация работы офиса

• Зонирование офиса. Функциональные зоны. Представительские и конфиденциальные зоны. Элементы оформления офиса.
• Организация рабочих мест руководителя, сотрудников. Санитарно-гигиенические нормы. Оснащение рабочих мест.
• Организация ремонтных работ. Ремонт помещения. Профилактическое обслуживание и ремонт офисной оргтехники.
• Организация курьерской связи: внутренней, внешней.
• Организация работы транспорта: приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда. Техническое обслуживание. Страхование. Планирование поездок и работа собственного транспорта. Работа с такси.
• Организация системы безопасности. Техника безопасности. Охрана офиса.
• Организация питания сотрудников. Формы питания в офисе. Бизнес – ланч.
• Организация командировок. Заказ билетов и гостиниц, оформление виз, Прием командированных, оформление приглашений иностранным гражданам.

V. Корпоративный стиль. Представительская деятельность

• Корпоративный стиль. Составляющие корпоративного стиля. Оформление и заказ визитных карточки, конвертов, приглашений, папок, вывесок, указателей.
• Организация приема деловых партнеров: угощение, представительские расходы.
• Организация и проведение презентаций: аренда помещения, организация фуршета, комплект презентационных материалов, бизнес-сувениры.
• Прием делегаций: заказ билетов и бронирование мест в гостиницах, визовая поддержка, встреча и размещение гостей, транспортное обслуживание, деловой обед, организация культурной программы.
• Официальный деловой протокол. Деловые подарки.
• Организация корпоративных мероприятий: виды коллективного досуга, расчет и оптимизация затрат на проведение.
• Корпоративные праздники.