Практикум для офис-менеджеров и администраторов офиса

Основы менеджмента

• Организационная структура управления
• Уровни управления
• Стратегическое планирование. Постановка целей
• Планирование деятельности распределение обязанностей
• Постановка заданий
• Стандарты качества работы
• Способы и методы контроля

Организация работы офиса

• Задачи работы офиса
• Структура управления офиса
• Зонирование офиса. Функциональные зоны. Элементы оформления офиса
• Организация рабочих мест руководителя и сотрудников. Санитарно гигиенические нормы
• Сферы деятельности и виды ответственности работников офиса
• Организация текущего ремонта оборудования
• Контроль за состоянием офисного оборудования
• Охрана труда. Противопожарная безопасность
• Организация курьерской связи : внутренней и внешней
• Организация питания в офисе
• Организация командировок
• Заказ билетов и бронирование гостиниц

Организация снабжения офиса

• Анализ потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса
• Анализ рынка предложений товаров для нужд офиса. Цены на товары. Системы скидок
• Организация закупки средств оргтехники и расходных материалов
• Закупка канцтоваров, продуктов питания. Расчет потребности
• Организация системы учета и выдачи предметов и средств труда
• Обеспечение офиса рекламной продукцией и деловыми подарками, сувенирами
• Ведение бюджета на офисные нужды
• Обеспечение взаимодействия с обслуживающими сервисными организациями
• Организация внутренней отчетности. Подготовка отчетов перед руководством для контроля

Проведение хозяйственных операций

• Формы оплаты услуг. Безналичная форма оплаты
• Унифицированные формы первичных учетных документов
• Порядок получения товарно-материальных ценностей. Оформление документов
• Приобретение товаров в розничной торговле. Документальное сопровождение
• Порядок отчета подотчетных лиц
• Оформление доверенности

Делопроизводство. Организация документооборота офиса

• Нормативная база по ведению делопроизводства в организации
• Состав документации в современной организации
• Документационное обслуживание деятельности фирмы. Входящая, исходящая и внутренняя документация
• Правила придания юридической силы служебным документам
• Систематизация документов в делопроизводстве. Организация и технология контроля за исполнением документов
• Требования к текущему хранению
• Требования к номенклатуре дел, оформление дел
• Технология работы с управленческой документацией
• Деловая переписка. Разновидности деловых писем
• Оформление деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма, оформление дат, регистрационного номера. Текст письма
• Правила внешнего оформления деловых писем
• Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к архивному хранению

Представительская функция

• Бизнес-этикет и корпоративная культура в офисе
• Оформление внешности делового человека
• Одежда и аксессуары деловой женщины
• Манеры поведения
• Этикет и имидж в деловом общении
• Разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятыми на предприятии в целом
• Организация приема, регистрации визитеров, гостей, клиентов, партнеров
• Прием посетителя. Подготовка к встрече
• Прием и анализ содержания и хранение визитных карточек
• Оформление и заказ визитных карточек, конвертов, приглашений, папок, вывесок
• Деловой протокол. Прием делегаций
• Организация приема деловых партнеров
• Деловые подарки
• Организация корпоративных мероприятий
• Материальное обеспечение переговоров, презентаций, деловых встреч
• Организация фуршетов, комплект презентационных материалов
• Корпоративные праздники

Деловое общение. Коммуникации в деловом общении

• Развитие навыков самопрезентации и презентации своей компании
• Развитие коммуникативных навыков
• Взаимодействие с клиентами, партнерами
• Невербальные коммуникации
• Взаиморасположение в пространстве
• Невербальный канал общения
• Лицо. Мимика. Жесты. Позы
• Работа с голосом. (тембр, тон. четкость, темп речи, интонации)

Телефонная беседа

• Планирование и подготовка к телефонной беседе
• Контроль времени при телефонных переговорах
• Первые действия при приеме звонка, переадресация звонков
• Фиксация и передача сообщений для руководителя
• Позитивный ответ на звонок
• Техники вопросов и активного слушания
• Исходящие телефонные звонки