Практикум для управляющего делами

Личная эффективность руководителя секретариата

• Эффективность и успешность управленческой деятельности
• Что влияет на эффективность руководителя?
• Профессионально значимые управленческие компетенции
• Личностные качества идеального лидера. Кто он, идеальный руководитель?
• Роли руководителя. Сферы компетенций руководителя
• Диагностика индивидуального стиля управления
• Модель ситуационного лидерства
• Оценка эффективности руководителя

Концепция «Бережливый офис»

• Инструменты бережливого офиса. Система 5S
• Бизнес-процессы. Управление по бизнес-процессам
• Моделирование и документирование рабочих бизнес-процессов
• Стандартизация и регламентация деятельности. Регламенты и стандарты для работы персонала
• Структура регламента. Что обязательно должен содержать хороший регламент?
• Контрольные показатели эффективности KPI
• Количественные критерии KPI
• Качественные критерии KPI

Система постановки задач и контроль за их выполнением

• Приоритетность задач
• Контроль. Контур контроля
• Принципы и методы контроля и оценки результатов
• Ориентируемся на результат, а не на процесс
• Система контроля эффективности сотрудников
• Решения и инструменты для контроля работы сотрудников
• Чек листы
• Обратная связь. Принципы конструктивной обратной связи
• Конструктивная критика
• Решения для управления задачами

Деловой Этикет. Корпоративные правила, приемы и стандарты в работе секретаря

• Этикет и имидж в деловом общении
• Деловой этикет и его основные принципы
• Имидж. Выбор собственного стиля
• Оформление внешности делового человека
• Манеры поведения

Эффективный документооборот в организации

• Документооборот в структуре организации управления
• Регламентация документооборота в организации
• Принципы и правила организации документооборота
• Функции службы ДОУ в организации документооборота

Работа с документопотоками организации

• Правила обработки основных документопотоков
• Схемы документооборота
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
• Показатели эффективности документооборота
• Показатели документооборота
• Методы обследования документооборота

Система контроля исполнения документов в организации

• Понятие контроля и его виды
• Задачи службы ДОУ в системе управления и контроля в организации
• Технологии организации контроля в организации
• Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
• Регламентирующие документы в контроле исполнения
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

• Понятие номенклатуры дел, ее нормативное закрепление
• Правила формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
• Использование номенклатуры дел исходя из структуры организации
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
• Правила оформления номенклатуры дел
• Правила применения Перечней со сроками хранения при составлении номенклатуры дел

Передача дел в архив организации

• Правила передачи дел в архив организации
• Правила формирования и оформления дел при сдаче в архив
• Осуществление контроля за правильным формированием , хранением, и сдачей дел в архив

Формирование дел

• Хронологическо-структурная систематизация дел
• Анализ фактического содержания имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
• Проверка сроков хранения документов
• Организация работы по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
• Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Использование перечня документов

• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

Составление описей дел

• Систематизация документов внутри дела
• Обеспечение сохранности и защиты документов организации
• Понятие описи дел, виды описей
• Порядок составления описей для различных категорий дел
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Составление описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

• Оформление документов экспертной комиссией
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
• Составление и утверждение протокола работы экспертной комиссии
• Составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению

Правила уничтожения документов с истекшими сроками хранения

• Составление и утверждение акта о выделении документов не подлежащих хранению
• правила уничтожения документов, с истекшими сроками хранения
• Подготовка Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Протокол. Правила составления и оформления

• Алгоритм составления и оформления протокола
• Правила составления текста протокола
• Правила составления текста протокола, применение официально-делового стиля в тексте
• Перевод прямой речи в косвенную речь, типичные ошибки
• Обобщение результатов, правильное формулирование выводов по вопросам повестки дня
• Правила оформления подписи на протоколе
• Доведение протокола до исполнителей
• Понятие и оформление документа «Выписка из протокола»
• Придание юридической силы выписке из протокола
• Примеры оформления протоколов
• Нумерация протоколов
• Технология контроля исполнения заданий, зафиксированных в протоколе
• Контроль за исполнением решений, постановлений
• Применение бумажной технологии
• Применение автоматизированных систем управления
• Правила хранения протоколов
• Сроки хранения протоколов
• Оформление протокола в номенклатуре дел

Организация совещаний и других конферентных мероприятий

• Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч
• Как составлять повестку дня?
• Составление программы конферентного мероприятия. Как быстро составить программу мероприятия?
• О чем необходимо помнить во время мероприятия? Подготовка помещения, оформление явочных листов, организация кофе-пауз и др.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

• Контроль и его виды
• Что и как нужно контролировать?
• Как добиться того, чтобы поручения исполнялись? Принципы эффективной системы исполнения и контроля поручений
• Эффективная коммуникация как неотъемлемая часть системы контроля исполнения поручений
• Формирование аналитической отчетности об исполнении поручений. Как понять, есть ли проблемы в исполнительской дисциплине?
• Подручные инструменты в арсенале помощника. Какие программы помогут вести мониторинг исполнения поручений?

Основы управления временем и тайм-менеджментПринципы планирования рабочего времени

• Принцип Парето в реалиях современной организации
• Метод Альпы. Резервирование времени для непредвиденных ситуаций
• Как правильно расставлять приоритеты и определять очередность выполнения поручений? Как научиться выделять важное и срочное? Матрица Эйзенхауэра
• Word как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Word
• Excel как инструмент планирования рабочего времени руководителя. Шаблоны в Excel
• Функционал Календаря Google для ведения графика руководителя
• Microsoft Outlook для ведения расписания руководителя
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
• Современные компьютерные и мобильные программы-планировщики. Их возможности и функционал

Оформление планировщика времениОрганизация командировок руководителя

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Бронирование гостиниц. Заказ трансфера. Покупка авиабилетов

Ведение базы контактов руководителя

• Систематизация контактов руководителя. Критерии систематизации.
• Где хранить базу контактов руководителя? Особенности хранения базы контактов в бумажном и электронном виде
• Обновление базы контактов руководителя. Когда следует делать upgrade базы данных?

Мобильные и компьютерные программы-помощники

• Современные офисные и мобильные программы для повышения эффективности работы секретаря
• Хранение данных в “облаке”: функционал облачных сервисов и преимущества
• Онлайн фото-редакторы для секретаря
• Инфографика как современный способ представления данных. Как легко сделать красивую и качественную инфографику? Сервисы по созданию инфографик
• Microsoft Word на 100%: полезные и новые функции в привычном текстовом редакторе
• Резервное копирование данных как необходимость. Что нужно знать о резервном копировании секретарю?

Электронная деловая переписка

• Принципы и правила деловой электронной переписки
• Шрифты и оформление делового электронного письма
• Шаблоны деловых электронных писем – как облегчить себе жизнь и не навредить репутации компании?
• Структура делового письма: систематизируем все, что необходимо написать
• Приветствие в деловом письме: как произвести положительное впечатление с первых слов?
• Заключительные формулы вежливости с деловом письме
• Речевые формулы и клише для конкретных видов писем