Профессиональный ассистент - помощник руководителя

Модуль 1. Документирование деятельности руководителя. Работа с документами

• Оформление и составление управленческих документов
• Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016
• Требования к бланкам документов и реквизитам
• Правила составления текстов управленческих документов
• Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
• Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
• Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
• Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
• Контроль исполнения документов. Сроки исполнения

Модуль 2. Профессия "Ассистент". Административное и организационное сопровождение руководителя. Помощник руководителя, ассистент. Профстандарт, основные обязанности. Личные качества идеального помощника

• Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: что это и зачем он нужен?
• Квалификационные требования, предъявляемые к ассистенту сегодня
• Бизнес-ассистент и персональный ассистент: общее и различия
• Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя? Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

• Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника. Планируем свой день и день руководителя грамотно
• Постановка умных целей. Цели и поручения: как помочь руководителю в поручениях и делегировании функций?
• Делегирование в работе ассистента: когда, как и кому передать свои функции?
• Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений?
• 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
• Разбор основных мобильных и компьютерных планировщиков для планирования графика руководителя и ассистента
• Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
• Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника
• Эффективная работа с цветовыми категориями. Оптимизируем список задач для удобной работы
• Настройка пользовательского представления. Как сделать чек-лист в Outlook?
• Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте

TRAVEL – поддержка руководителя. Организация командировок

• С чего начать подготовку к командировке руководителя?
• Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно? Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
• Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
• Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. На что обратить внимание?
• Прикладные инструменты, сайты, порталы и приложения в копилку ассистента
• Организация досуга руководителя
• Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.

Повышение эффективности работы ассистента. Мобильные программы и сервисы

• Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря: создаем полноценный офис на ноутбуке и в телефоне
• Приложения по управлению финансами, созданию инфографик, презентаций, буклетов, схем и др.

Модуль 3. Имидж и деловой этикет в деятельности секретаря. Профессиональный имидж

• Как нас оценивают как профессионала? Первое впечатление гостя/посетителя о секретаре и организации
• Имидж = не только внешний вид. Разбор составляющих имиджа
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде и аксессуарам
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

Основы делового этикета

• Тренды современных организаций на деловой этикет и гостеприимство
• Почему этикет - это важно? Разбираемся в понятии
• Этикет и протокол: в чем различия?
• Поведенческие стандарты в этикете: как правильно здороваться, прощаться.
• Этикет как показатель уважения к посетителю/партнеру/клиенту
• Визитная карточка: как она должна выглядеть и как ее преподносить?
• Бизнес-подарки и деловой этикет. Культурные и национальные особенности дарения. Что можно и что нельзя дарить по этикету?

Офисное гостеприимство как составляющая этикета

• Приемная как визитная карточка организации. На что обращают внимание посетители?
• Правила поведения при гостях и посетителях
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения
• Очередность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: обеспечиваем комфорт посетителю
• Искусство беседы. Запретные и рекомендованные темы
• Этапы организации совещаний. Как грамотно организовать конкурентное мероприятие и ничего не упустить?

Модуль 4. Деловой телефонный разговор. Стандарты телефонного общения: принципы и правила, работа с голосом

• Принципы и правила грамотного собеседника. Как секретарю продемонстрировать свой профессионализм по телефону?
• Голос как инструмент. Учимся работать с тембром, тоном, темпом речи, интонацией
• Скрипты и речевые модули в деятельности секретаря. Как создать и использовать?
• Ситуации применения скриптов: ситуация ожидания на линии, перевод на сотрудника, прием сообщений для шефа.

Телефонный разговор и его эффективность

• Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и достоверно передавать информацию?
• Техника вопросов: виды вопросов и их использование
• Искусство активного слушания. Показываем собеседнику, что мы его слушаем и слышим.
• Приемы активного слушания для повышения эффективности разговора
• Как сгладить возможные конфликтные ситуации в телефонном общении? Правила бесконфликтного поведения

Модуль 5. Взаимодействие Ассистента с руководителем. Взаимодействие с руководителем

• Концепция «руководства вверх» - managing up.(Гарвардская модель)
• Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями ?
• Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим особенностям вашего босса?
• Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
• Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?